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保土、保家、保平安 專案管理在建構土石流防災網絡的應用
2021/2/1 作家:專案經理雜誌
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文/行政院農業委員會水土保持局土石流防災中心

保土、保家、保平安專案管理在建構土石流防災網絡的應用
每年的防汛期間台灣易遭受颱風、豪雨的侵襲,容易誘發土石流災害的發生;自民國89年災害防救法通過後,水土保持局土石流防災中心身為土石流災害防救業務執行單位,結合「治山」、「防災」、「保育」及「永續」等四個策略目標,在減災、整備、應變、復原等災害管理四階段中,推動土石流智慧防災決策網絡,引入先進資通訊科技及觀測儀器強化應變作業效能,建立以人為本、資訊為輔之減災、防災策略,活用專案管理知識領域以落實可持續進化的專案管理機制。

以人為本的智慧化土石流防災網絡
土石流防災中心主要以土石流災害防救業務為核心,透過跨域整合推動智慧化土石流自主防災,規劃並建立土石流防災整體架構及土石流災害防救機制,係以人為本、資訊為輔之減災、防災策略,將客戶滿意度與專案交付成果為基礎建立年度績效指標;從災前整備、災中應變、災後調查等三大方向進行跨部會災害情資整合、相關防災系統開發、即時預警訊息推播、及公私協作自主防災網絡架構建立。

強化品質及效率的利器—專案管理
土石流防災中心導入專案管理,有助於專案小組籌組與充分授權、專案範疇管理與策略績效管理以及利害關係人溝通管理與專案團隊經營。

在專案小組籌組與充分授權方面,由於防救災範疇極大,對土石流防災中心而言,部分研發業務可以採購法委託方式辦理,其最大的挑戰是同時有多個不同子專案同步執行,且不同專案之間的範疇、資源、時程又環環相扣,故籌組專案小組藉以管理各子專案的執行及階段成果產出,除定期召開橫向聯繫會議外,同時對專案小組成員充分授權。尤其是在推動創新研發業務、專案啟動或訓練會議時邀請各利害關係人參與,充分溝通專案相關資訊。

在專案範疇管理與策略績效管理方面,不同子專案之多項資訊系統及專案範疇管理,由專案小組成員充分討論後,進行各專案WBS的具體拆解,以訂定明確的可交付成果及時程。除定期召開專案工作會議,追蹤每個工作項目執行狀況,透過列表追蹤確認,進行滾動式調整,亦達到風險控制之效果。執行時會同時考量範疇、時間與成本進行可行性評估,當不符合預期時,便能即時了解並適當的支援或矯正,確保專案規劃目標與最終結果能相符,避免不計成本過度鑽牛角尖,浪費寶貴資源。

在利害關係人溝通管理與專案團隊經營方面,防災警戒資訊傳遞與通報能即時傳送至相關防災單位,與數十個各級機關間進行溝通。團隊運用了「利害關係人權力-利益矩陣」與「參與狀態評估表」等工具,進行利害關係人辨識,建立了良好跨機關溝通管道,並且強化各機關間團隊經營氛圍。尤其使用新興科技部分,如災防告警細胞廣播(CBS)、LINE訊息群組及網站、臉書發佈訊息等,快速而精準地傳遞給每一個利害關係人,同時做好對上下及平行溝通,除了完善利害關係人管理,也讓利害關係人共同參與。故在專案初期就識別影響專案的利害關係人,以順從大局的前提推動專案,促使重要的利害關係人能支持專案的決策與運行。

土石流防災點線面—跨域整合
土石流防救災害業務不單單是水土保持局土石流防災中心就能推動,還需要從中央到地方的跨機關、跨領域的合作,產、學、研單位的投入以及民眾的參與協作,才能綜整搭配軟體防災措施與硬體整治工程等手段,達到預防、減輕、甚至避免財損或減少傷亡的目的。

自民國89年農委會水保局被授予土石流災害防治之重任後,便意識到涉及的相關利害關係人對此業務推動的影響,做好利害關係人管理;同時著手編定土石流防災作業參考指南,收錄常時整備、災中應變、災後處置、防災教育等四大部分之作業要點、程序及規定等,各項平時、應變期間及災後所須辦理工作皆建立標準化作業程序,在因應大量或緊急的業務時,土石流防災中心人員均可熟練的因應。此外,也針對工作內容建立內控機制,藉以評估相關可能風險及改善措施,並藉由團隊間充分的溝通、例行性會議召開以及完備的訓練、研討會議的辦理,滾動式檢討現行規定及流程是否合宜。經歷不斷的創新、磨合、檢討及修正,將土石流防災機制與時俱進,才能達到保土、保家、保平安目的。

專案管理的內化與效益
對土石流防災中心的同仁而言,專案管理的知識與技巧已融入於日常業務的執行,在專案執行期間依據IPEMC五大流程逐步控管專案執行過程,專案的每一個工作項目或階段均有清楚的書面化流程及執行標準,使專案成員與利害關係人據以了解專案執行流程,並有效管控專案品質與績效,持續進化以順應時勢所趨。熟練的專案管理技能,使得本局土石流防災的成果倍受國內外肯定,除了在2019年榮獲世界地理空間資訊論壇所頒發的地理資訊技術創新獎外,並在今年獲得了2020智慧城市創新應用獎、2020年專案管理大獎—標竿企業獎及十大傑出專案經理獎,這些獎項不僅是對單位的肯定,更是對推動土石流災害防救業務專案更進一步的動力。

結語
土石流防災中心推動土石流智慧防災決策網絡,建立以人為本、資訊為輔之減災、防災策略;訂定專案量化與質化的績效指標,明定專案範疇與各工作項目之時程,且定期監控專案執行狀況讓團隊有依據可循。專案執行期間向利害關係人宣導土石流智慧防災決策網絡施行方向,包含整合防災資訊基礎研究、推動土石流自主防災以及應用科技傳遞土石流防災應變資訊,提升土石流自主防災能力;確實完成協助地方政府落實土石流防災整備工作、提升基層土石流自主防災能力、強化土石流防災應變機制及加強土石流防災宣導與防汛期工程安全執行成果。

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