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企業靠這招活用組織資源 你不知道的「打群架」管理哲學
2021/12/1 作家:專案經理雜誌
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文/張茗喧

COVID-19疫情攪局,多數企業不得不改變營運策略,部分早已談好的計畫被迫喊卡,一延再延,如今疫情趨緩,正當這些「遲到的」計畫準備重新來過,但原本早已安排好的專案排程持續進行,企業如何調配內部資源,甚至再「生」出額外的資源應付延遲的計畫,是許多企業難以迴避的課題。

深耕智慧科技應用、每年經手超過百項專案的巨鷗科技,觸角遍及整合設計、行銷、管理顧問以及人工智慧(AI)領域,鼓勵團隊夥伴登百岳和滑龍舟,打造具有團隊凝結力的組織文化,深植「巨鷗DNA」,同時導入專案管理與敏捷手法,加強跨部門溝通,協調組織資源,秉持「打群架」管理哲學,立足業界至今已20個年頭,縱使面臨疫情衝擊,依舊是關關難過、關關過。

從5人團隊到百人陣營 站穩智慧科技與文化領域
「和每個企業一樣,巨鷗也曾熬過艱辛的創業路。」巨鷗跨界智慧創新集團總監廖佳意說:「巨鷗的前身是逢甲大學地理資訊系統(GIS)研究中心的5人團隊,正因長期關注城鄉發展,希望發揮團隊擅長的空間資訊科技,以更多智慧科技協助解決國土發展、環境資源管理、防災、地方創生……等城鄉發展議題,甚至期待跨界整合能促進品牌和城鄉發展。」

巨鷗從不到3坪、只有2張桌子的辦公室起家,5個人「校長兼撞鐘」,每項工作都得親力親為,將核心技術GIS和產業結合,在沒有Google地圖的年代,替車隊量身定制GIS衛星定位車隊管理系統,透過GIS技術串接地圖系統,讓業主隨時掌握旗下大型車隊路徑,還能監測司機是否疲勞駕駛,透過系統輔助產業發展。

隨行動網路與Google地圖等各項功能普及,巨鷗也跨出舒適圈,插旗智慧科技與品牌行銷,也成為巨鷗邁向多角化經營的契機。「客戶推著我們轉變是背後重要關鍵。」廖佳意說,正因多年合作的客戶提出需求,我們開始建置服務平台與資訊管理系統(MIS),甚至幫忙架設入口網站,讓更多消費者與企業連結,並協助進行教育訓練、活動推……等,往後更持續招募行銷與設計等人才加入,近10年也籌組APP團隊提供跨界整合服務,順應時代潮流,5人團隊如今已成長為超過100人的陣營,每年經手專案也從個位數攀升至3位數。

20年磨一劍 組織文化瓦解溝通高牆
企業團隊規模擴大,意味著跨單位與跨團隊合作的增加,溝通與管理上如何跳脫本位主義,考驗著企業領導人的智慧。「隔行如隔山,如何將資訊技術、行銷與設計等思考邏輯全然不同的團隊成員湊在一起工作,『溝通』是最難解的題。」廖佳意說,正因體認到溝通重要性,巨鷗從組織文化著手,致力營造具有團隊精神的「巨鷗DNA」。

凝聚團隊力並不容易,也非一時半刻就能見效,為此巨鷗獨創「文化大使」機制,年年策劃年度挑戰活動,以獎勵的方式邀員工一起參與高空彈跳、划龍舟比賽與馬拉松接力賽,甚至一起攀登玉山、合歡山、嘉明湖……等百岳,激勵員工團結精神與情感聯繫,也激發團隊熱情,廖佳意說:「總經理高治中始終相信,唯有凝聚團隊力,才能形塑團結的性格與DNA,面臨跨團隊溝通時才能更順暢,讓問題迎刃而解。」

在管理層面,巨鷗建立完備的組織架構與獎懲機制。廖佳意說:「10多年前因團隊規模小,人人都是專案經理(PM),專案啟動會議結束後,只要主管授權就能開始執行,直到近年團隊逐漸壯大,開始轉變為分組制,3到5人成一組,2到3組為一群,每個部門平均由2到3群構建而成,並由每個部門5到10組團隊的組長擔任PM,負責各項專案執行,面臨跨組協作時則由群長主責協調,有了明確的行政分權,組員在指令明確與賞罰分明的環境裡工作,縱使面對跨團隊合作也能很快適應與上手。」

另一方面,巨鷗也運用他們最在行的資訊技術建置「12鷗」專案管理平台(IPECC),小至訂便當與請假,大到職能訓練、專案管理……等,都能自動化執行專案啟動、計畫、執行、監控以及收尾,這些大數據都是組織的珍貴資產。

協調資源就靠這套SOP 敏捷和PMP成共通語言
縱使有良好的團隊默契,執行專案時還是不免會遇上跨團隊爭取資源的問題,廖佳意舉例,今年第二季原本預計要替觀光遊樂園區建置行動平台,但因疫情衝擊,客戶緊急提出調整計畫的需求,也將行動平台建置期程從第二季推遲到第四季,但技術部門第三季與第四季早已預留給其他計畫,恐怕難以同時負荷這兩大專案,面臨資源衝突。

當時,負責行動平台的PM第一時間向主管反應,提出與跨部門協調資源需求,讓主管了解萬一跨部門資源無法投入,恐面臨的困難和影響,並且同步與客戶溝通調整開發時程,落實橫向連結與向上溝通,為確保專案運行量能,也搜尋外部資源做為備案,讓組織資源運用起來更為靈活。

正因經手的專案量龐大,巨鷗相當重視員工的專案管理、敏捷管理及溝通技能,「尤其敏捷更是每名主管必須具備的重要技能。」廖佳意說,他們不僅導入外部顧問培訓主管,每年公司內部也會舉辦交流論壇,確保團隊在溝通與橫向協作的過程中有共通語言,每天利用15分鐘進行站立會議,讓跨部門主管隨時掌握「今日事」,採「走動式管理」掌握專案執行進度,組員一旦遇到問題,則由組長接手進行橫向溝通、解決問題。

遇到中型專案與研發型專案時,也會適時運用「白板」讓工作狀態與進度一目了然,例如:在跨團隊研發數位教材的過程中,多媒體設計師與前端業務都能立即掌握現階段最重要的工作內容,提升團隊溝通效率;為增添工作趣味,也在系統端導入開卡制,賦予每項專案「點數」,利用類似遊戲中「累積點數」的方式,做為工程師每月工作達標績效依據。

廖佳意說,除了種種促進工作效率的巧思,遇到問題時,受過訓練的主管們對於如何解決問題擁有高度認知,「就像部隊裡的班長,作戰之餘也不忘帶兵往前衝」,促進團隊戰力不斷進化,靠著「打群架」哲學不斷凝聚團隊精神與成長茁壯,確保「對外目標一致」,這些努力也讓巨鷗二度獲頒「國家人才發展獎」殊榮,甚至提供巨鷗獎學金,培育更多優秀幼苗,鼓勵青年學子。

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