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引入專案管理體系及數位轉型 掌握委辦計畫推動與執行
2024/3/1 作家:專案經理雜誌
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農村發展及水土保持署肩負全台水土保持、坡地安全、土石流防災……等責任,同時積極推動農村發展與再生重要政策,設有六個業務組,轄下設有六個分署,共同推動相關業務。自2007年以來,每年執行委辦計畫超過200件,年預算平均超過十億元。為有效掌握委辦計畫執行進度與內容、經費分配與支用、管理計畫文件、彙整各業務單位及所屬機關人力運用情形……等,本署引入專案管理體系,並將其貫穿於委辦計畫作業管理過程中,制定「委託服務作業程序」及「委辦計畫研提及審查原則」以明確全署採購作業的處理流程,強化和明確提報和審查制度。

同時,積極推動委辦計畫作業流程數位化管理,打造「委辦計畫作業管理系統」,該系統包含從委辦計畫預定作業開始之各項業務執行及計畫契約簽訂後各期程管控,至計畫執行成果績效展現與分析,據以發展系統架構與各項功能模組。

公司名稱:
農業部農村發展及水土保持署

公司簡介:
「農業部農村發展及水土保持署」成立於1961年4月11日,肩負全台水土保持、山坡地保育與監督管理、土石流防災及農村發展與再生……等重要政策業務。經歷三次組織改革,於2023年8月隨行政院農業委員會升格為農業部,由原行政院農委會水土保持局,改制為農業部農村發展及水土保持署,並下設六分署。


專案管理體系引入緣起
現代科技進步、資訊發達,經濟及社會環境急遽變遷,民眾對政府服務品質之期望日益升高,政府部門新生事務亦逐日增加。本署及轄下分署因業務需求,在水土保持、農村再生、山坡地監測與管理、土石流防災及大規模崩塌應變方面不遺餘力。為使事務處理更細膩及準確,因此引進科技方法及善用民間資源與活力觀念,改善作業流程、掌握各項計畫品質,提升整體行政效能。

過去未將委辦業務流程電子化及標準化前,往往需耗費大量人力與時間蒐集及彙整各單位每年執行計畫相關資料與進度,且相關資訊變動狀況難以即時掌握。本署農村規劃組擔負掌握政策方向與執行績效之任務,於是訂定「農業部農村發展及水土保持署委託服務作業程序」,規範本署及轄下分署委託服務案件辦理流程,並自2007年起,將相關作業流程予以電腦化管理,強化與明確本署及所屬分署委辦計畫提報及審查流程;於2010年訂定「農業部農村發展及水土保持署委辦計畫研提及審查原則」,從委辦計畫預定作業開始的各項業務執行及計畫契約簽訂後各期程管控,至計畫執行成果績效展現與分析,全面依據本署委辦計畫執行生命週期各項業務流程與資料整合分析需求,設計及發展系統架構與各項功能模組,達到簡便、迅速、滿意之服務,造就一個精簡且有效能的現代化政府機關。

專案管理制度之執行
針對本署每年度平均200多件之委託服務案件,為掌握委辦計畫執行情形,每年八月召開年度業務創新亮點會議,掌握本年度業務執行進度與績效,並提出業務創新之亮點,以確保各委辦計畫於驗收階段時能如期、如質完成。若執行過程中遭遇計畫需求範疇不明、解決方案無法滿足需求、計畫基準定義不清、估算不正確、未能做好風險管理及轉承包商品質不良……等,皆應於每季進度考核階段,透過充分的溝通與協調建立共識,避免問題發生。

此外,遵循本署各項中長程計畫、各單位核心業務,盤點既有業務精進機制,滾動式檢討業務項目與政策目的,針對例行性、既有業務,也適時規劃業務精簡,讓機關有限的人力與資源,發揮在更重要的事務與政策。

年中業務績效與亮點會議後,本署農村規劃組即開始著手下一年度委託服務案件之整體性規劃,從政策的制定、策略方向規劃、年度績效指標的訂定,到各組(室、中心、小組、分局)目標訂定,再展開到委辦案件的設計、規劃與執行,由上而下展開,再由下而上支援。各單位對焦機關年度施政重點後,將由同仁至委辦計畫作業管理系統,進行委辦計畫之研提與編擬,再由農村規劃組彙整提報案件,並據以召開委辦計畫先期審查作業會議,使每件委辦案件的經費都能得到最大效益運用。

數位化作業管理系統輔助 提升業務執行效率
在委辦計畫專案管理的執行層面上,本署積極推動委辦計畫作業流程的數位化管理,打造「委辦計畫作業管理系統」,該系統包含從委辦計畫預定作業開始之各項業務執行及計畫契約簽訂後各期程管控,至計畫執行成果績效展現與分析,據以發展系統架構與各項功能模組。

在整個委辦計畫採購生命週期(計畫階段→規劃設計→招標決標作業→履約驗收→結案),各階段透過系統自動產製提報、審查、執行、結案……等階段文件,提供承辦單位即時掌握計畫執行進度,管理單位亦可透過本系統統一管理各項招標文件範本及計畫執行各階段文件資料,以協助計畫人員順利辦理各項委辦計畫,進而達到提升行政作業效率之效益。

系統客製化各項招標文件範本明顯減少同仁辦理委辦案件過程產生的錯誤、爭議與衍生廉政風險事件,透過委辦計畫作業管理系統來統一管理各項招標文件範本及計畫執行各階段文件資料,以避免招標及履約文件出現瑕疵。

超前部署實現數位轉型
配合政府數位轉型政策之推動,以及系統開發工具與程式語言技術之精進,本署自2016年超前部署系統重構的規劃與實踐,以符合現階段資訊開發常用的程式語言架構;另一方面針對委辦計畫管理作業流程進行跨組室流程整合作業、關鍵績效主動推播、計畫撥付款進度管理……等,並調整行政流程,與系統互相取得最佳的平衡點。這一系統的建立與經營策略的調整旨在實現簡便、高效、滿意的服務,從而建立一個現代化政府機關,實現極大的精簡與效能提升。

多元計畫管理
於2022年度更進一步新增工程委託設計及技術服務案系統模組,目的是將工程案件中的委託設計及監造技術服務案,一併提供客製化範本予承辦同仁,建立標準作業程序進行系統流程管理,主要目標為落實採購作業及履約管理的正確性。

結語
為提升施政績效、落實數位轉型、建構高效能行政作為,本署未來將持續朝向建構數位化、簡約化、無紙化之行政作業機制,落實節能減碳之政策方向;同時繼續努力,不斷精進專案管理,並朝向低碳永續的目標邁進。

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