如果觀察敏捷管理或者Scrum團隊當中最明顯以及最多人使用的技巧，那一定是每天站著開會這件事。根據美國Scrum Alliance: The 2015 State of Scrum Report中，第三十二個問題，您的團隊是否每天有執行Scrum會議？ 百分之八十一的回答是： 有。


以及VersionOne 2014 9th Annual State of Agile Survey的調查，高達百分之八十的團隊都有每天站著開會。

 

然而是不是真的就是那麼簡單，只要大家從坐著換成站著，一切問題都會被銀色子彈（Silver Bullet）來解決呢？或是站著開會只適用在Scrum軟體開發團隊呢？公司企業，其他機構或者團體的管理團隊或其他部門也可以每天站著開會嗎？站著開會的好處到底在哪裡？

 

在Scrum的作法中，對於每天站著開會這件事有一個特別的名字叫做每日Scrum匯報（Daily Scrum），是Scrum所要做的事件（Events）之一。其目的在於經由固定的會議來減少其他會議，強化團隊溝通和協同（Collaboration）、檢驗（Inspect）團隊的進度，以及將工作流程和項目透明化，同時，如果有任何的障礙物，可以即時、快速地解決或移除，同時促進快速地做決定，並且所有會議都是限時固定（Time-boxed）的，這是一個用來做檢驗與調適（Inspect and Adapt）的重要關鍵會議。


敏捷與Scrum來自Lean Production （精實生產），精實其中一個很重要的概念就在於減少浪費， 藉著固定與限時的會議來減少流程中的浪費（比如：不必要的會議）。

 

那麼每天站著開會到底要怎麼做呢？ 也許我們可以從Scrum 指南（Scrum Guide繁體中文版免費下載 http://www.scrumguides.org/download.html）中的Daily Scrum來學到一些要領，Daily Scrum要求：


●     Daily Scrum是一個每天15分鐘時限，在同一時間與同一地點舉行的會議。

●     讓開發團隊能夠同步他／她們的開發活動，以及對接下來的24小時定一個計畫。

●     在會議中，開發團隊成員們輪流回答三個問題(註1)：

○     我昨天完成了什麼？

○     我今天要做什麼？

○     有任何障礙物嗎？

●     開發團隊藉由每日Daily Scrum來檢驗達到短衝（Sprint）目標的進度，以及能否完成短衝待辦（Sprint Backlog）的工作進度。

●     開發團隊或者成員們通常會在Daily Scrum後馬上討論細節或調整短衝的其餘工作。

●     Scrum隊長（Scrum Master）確認Daily Scrum每天在同一時間同一地點舉行，同時保持在15 分鐘內。

 

聽起來不難，那到底應該如何站著開會？以及站著開會的好處在哪呢？

 

什麼時間：

每天的什麼時間來站著開會呢？這是由每個團隊自己決定， 一旦大家同意固定下來，就不要變動了，沒有人規定站著開會一定要是一大早的第一件事，尤其如果你的團隊不在同一時區，試著去替其他人著想。以筆者為例子，我有一個團隊是美東早上8點半開會，因為一些開發隊員在英國。另一個團隊則是美東下午2點，因為有人在加州。這個世界是平的，大家時間不同，只要目標一致，對要做的事情有同樣熱情，大家意見一致而且感到被尊重就行了。記得是每天，不要跳過，15分鐘而已，您可以做到的。

 

什麼地點：

那麼應該在哪裡開呢？ 任何Open Space都可以，跟什麼時間一樣，一旦團隊大家同意，就不要變動了。建議地點不要吵雜，應該有大的白板，椅子就不需要了，請移開。更重要的是要大家看著那個板子。 如果您們是跑Scrum的團隊，那就是Scrum板。如果您們是用看板（Kanban），那就大家看著看板。如果你有遠程隊友，別忘了打開視訊 Say hello，分享桌面，線上管理工具在這種環境會有所幫助。如果大家在同一地方（Co-located），一開始在牆上畫三個欄位（待辦To do，正在辦Doing，和完成Done），將要做的事寫在3M的Post-it上就行了，好用，簡單，又便宜。

 

討論什麼：

Scrum的團隊就輪流回答以上的三個問題，其他公司團隊如果要實行每日站立開會，當然也可以用同樣三個問題，如果是主管團隊站立會議，就將「我」改成「我們部門」。

 

誰應該參加：

做事的人都要參加，都要回答那三個問題。其他人也歡迎旁聽，但不能發言。

 

好處在哪？ 好處太多了：

●     開會時間縮短了。

●     大家更有效率，每個人都必須要準備並且回答那三個問題。

●     加強團隊的向心力，大家有共同的目標，而不再只是一群人在一起工作而已。

●     更重要的是每個人的工作內容變得更透明化了。哪個人在做哪件事，清清楚楚，明明白白。

●     聽說站著放鬆筋骨一下比一直坐著對身體好。

●     其它好處就請大家自己來發掘了。


每天站著開會都是用來執行檢驗（Inspect）與調適（Adapt）的機會，經由不斷地改善（Kaizen），來提高團隊的產能，進而達成企業組織的目標。

每天15分鐘的會議居然可以提供這麼多的好處，很驚人不是嗎？ 然而背後必須要有強大的團隊紀律，以及稱職的Scrum隊長來支持著，並非大家從坐著變成站著就可以了。

 

在公司的主管團隊站立會議上，筆者的作法與Daily Scrum類似，一樣是15分鐘，但是每週一次。各個部門主管參加（筆者目前工作的地方總共有12人）。三個問題稍微改了一下，分別是：

●     我們的部門上個星期幫助公司完成什麼？

●     我們的部門這個星期要幫助公司完成什麼？

●     有任何需要其他部門幫助協調或者移除障礙物的嗎？

一開始絕對超過15分鐘，甚至半個小時。這當然是很痛苦的事。第一次我們先傳小豬撲滿，第二次開始使用看板，第三次再用計時器，經過5次以上，大家都有準備，由於人數比標準團隊（7加減2）多，我們都可以控制在15分鐘左右。12個主管，15分鐘左右，大家都可以很清楚每個部門在做的事，真的是很有效率，不是嗎？時間到，大家出現，15分鐘之後，需要協調的部門留下來，高產出的團隊就是這樣。

 

另外以下為筆者本人的一些小技巧，希望能有所幫助：


1.準備一個小豬撲滿，誰的手上握著小豬撲滿，誰才能講話，在時間內講完再傳給下一個人。小豬撲滿的好處在於只有小豬傳到你的手上時，你才能講話， 其他人不能講話，避免站立會議變成討論會。如果你有問題，大家講完後，你再問。


至於撲滿的作用，如果有人遲到了，請自己放零錢進去吧。至於為什麼是豬，下次再聊豬跟雞的創業故事。

 

2.用計時器（Timer），15分鐘的站立會議， 假設團隊總共有7個人，每個人大概可以有2分鐘。計時器有一些免費的Apps下載， 2分鐘到它會發出聲音，提醒該換下一個人了。不要怕不好意思，如果有人講不相干的事，或者講太久，而浪費大家的時間，Scrum隊長應該要糾正這件事，以避免不必要的浪費。

 

3.將每天要回答的三個問題寫在大張紙上，每個人都可以看見。另外加上停車場（Parking lot）的概念，當有需要討論的事情或者有人在問問題時，寫在停車場上（白板，不是真的外面停車場哦！），等一下需要參與的人再討論。

 

記得看著板子講，這樣大家都很清楚工作項目的進度。要開始做哪一個項目，把它從待辦（To do）移到正在做（Doing）。什麼做好了，就把它移到完成（Done）那一欄。也不用事後再來更新。一眼看去，一清二楚。

 

4.邀請跟本次短衝有關事項的人來旁觀，讓他們看到目前進度，有參與感，如此可以達到敏捷宣言原則第四條：公司人員和開發團隊在專案期間每天一起工作。

 

如果站著開會就真的只是從坐著換成站著，將椅子收起來大家圍成一圈，那麼效果就不會那麼好， 甚至收到反效果。因為大家不想站太久，也沒有照著以上的要領，結果可能是急急忙忙開完，什麼也沒有結果或者誰該做什麼也沒有後續執行的動作。

 

如同任何的改變，剛開始會有點不適應，當你習慣了站著開會，下次看到別人坐著開會，你也許會覺得奇怪，而不由自主的站起來。 畢竟站著開會的好處太多的，不是嗎？


別忘了林氏法則 （Lin Law）：改變不會隔天就發生，但是如果今天沒有開始，隔天他就不會改變(Change won't happen overnight, but if it doesn't start today, then it won't happen tomorrow.)什麼都不改，什麼都不變(Change nothing and nothing changes!)

 

把這個文章給團隊看，等一下就開始試一試，It's going to be great.

 

在Washington DC地鐵，站太久，車子來了，下班去，下次再聊。09/29/2015

Andrew Lin, PMP / PMI-ACP / CSM / CSPO / CSP

andrewlin@01uni.com


註1：以上為舊版的Scrum指南中的三個問題，新版的（2013年7月版本）Scrum指南將這三個問題加以延伸為：


●     我昨天做了什麼事來幫助開發團隊達到短衝目標？

●     我今天要做什麼事來幫助開發團隊達到短衝目標？

●     是否有任何阻礙物在防止我或者開發團隊達到短衝目標？


不過大家還是習慣用舊版的三個問題。

 

 


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