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讓大象們共舞 縣市政府社區農村再生計畫
2021/2/1 作家:專案經理雜誌
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文/行政院農業委員會水土保持局農村建設組

讓大象們共舞實縣市政府社區農村再生計畫
本專案係與全台各縣市政府合作推動農村再生,輔導並協助其轄內農村再生社區,推動社區農村再生計畫,使社區可在生活、生產、生態等面向,有多面向、多元化發展,此間可能涉及數百個不同計畫。

對於企業而言尚且是大挑戰,遑論是需要多方考量、面面俱到的政府機關。因此,善用專案管理技術及工具,促進溝通、降低風險、完善監測,讓所有利害關係人的意見得以溝通,是此專案最可貴之處。

專案管理確保計畫執行成效
本組非常榮幸獲得本次獎項之肯定,本次投獎專案中最有價值的地方,就是在計畫執行過程中,能利用許多不同的溝通機制、管道、文件,促進了溝通,促進機關的合作,也促進了各機關的地方政府人員,在最短時間內具有執行計畫的能力。

此外,本計畫在過程中充分做到了風險管理、監測、時程、品質管理,以及經驗學習等重要事項,降低了風險、完善了監測機制、確保了計畫最後的產出,並能將執行過程得到的經驗提供給需要的利害關係人,使計畫執行經驗得以快速累績。

因機關願意導入專案管理技術,並在計畫中充分運用相關之知識與工具,在專案實務上達成政策目標並創造效益,應為本計畫得獎的最重要因素。

早期導入造就管理創新
本組早在多年前發現專案管理的知識體系,是無數人經過無數專案執行後,總結而得的一套實用的完整管理技術,不但具有可用性,更發現在系統化之後,有高度之便利性及可分析性。本組為能妥善推動並管理每年上百件專案,乃導入專案管理相關技術,並歷經數年之推動執行,對於本組同仁而言,相關之專案管理工作已成為日常行政工作,只是在不同政策目的下之計畫,部分管理系統需要隨時間或部分特殊狀況調整或優化。

本組在推動專案管理初期,較為困難的是要讓同仁知道專案管理技術與工具的價值。諸如,在專案之前的分析、規劃、文件設計、過程中的監測及紀錄、成果的檢驗、經驗學習的紀錄等。在初期,會感覺好像多了許多文件和工作要做,但是,經過一定之教育訓練及試推動之後,同仁們終能了解這正是能確保利害關係人對於專案執行有共識、降低風險、確保品質的必要工作,進而能在體系中順利工作

優異的管理系統化
以專案進度管理為例,對於縣市政府主辦人員而言,因各縣市政府子計畫極多,進入系統中登打進度、更新資訊是相當繁重的工作,但透過系統操作的教育訓練,並在歷次的溝通及會議中,聽取各縣市使用者的建議,逐步優化系統,除了讓系統更好操作外,各縣市政府夥伴也發現,在系統上的資料可透過系統上的分析工作或是透過匯出之後進行分析,可以有效率地提供執行進度狀況給利害關係人,可說相當方便。

本組在導入專案管理後,除了逐步完善專案管理所需要之各項管理文件,亦為便於主辦人員使用,將管理機制系統化。以本組而言,目前在農村再生政策上,對於推動所須之專案管理系統化已近完備。

系統化的專案管理,除可方便不特定地點使用、資訊流通之外,亦有利於分級管理,另因系統化後,相關資訊均已電子化,執行過程及成果均可透過系統分析,或由系統自動產出報表、圖表,使專案管理可更即時又視覺化。

例如:本組對於各縣市政府推動培根訓練計畫時,即可透過資訊系統掌握社區數量、培訓進度、培訓過程,以及社區於培訓過程所經過的課程內容、講師,以及在課程中產出之成果。
此外,近年來本組亦發現有不同的專案管理手法及理論,經本組研究後,發現不同的專案管理手法有不同的實用性,本組現已進行評估並試用中。

以Hibrid 手法打造專屬專理體制
以本次投獎專案而言,在執行初期,面臨需要在短時間內建立制度、流程,並完成教育訓練的挑戰,因此,乃接受專案管理專家之建議,導入類似敏捷管理之手法,以高頻度、短時間之會議,促進利害關係人的溝通,也以迭代式的工作拆解管理,透過會議討論,確保利害關係人的意見可以被納入,同時,也可保持專案對於外部環境異動時的變更,能有更高的靈活性。事實上,這是本專案在面對大量利害關係人,以及外部環境影響較大的情形下,能順利推動專案並獲得良好成果的主要原因。

以本專案經驗而言,就是因為能以開放之心態接納專案管理專家之建議,以必要之手法及知識工具導入實際專案推動之用。因此,本組對於後續相關之專案,亦將同樣以專業及開放之態度,依專案性質及其產出需求不同,以合適之專案管理手法管理專案。

獎項肯定了專案管理水準
本組致力於提高專案管理水準並參與本獎項,係因標竿企業獎對於台灣的企業及專案管理專業而言,不但是最高榮耀的肯定,在對推動專案管理專業上,能在獎項評審查標準中,訂定專案管理之高標準模板,並提供明確之評分標準供企業自行體檢,從中找到改善企業在專業管理上不足之處。另因獎項有效之分組競獎,可促進類同產業相互學習,再透過主辦單位建立之志工機制,創造既互相競爭又共好的環境,推動台灣專案管理之專業水準。

結語:經驗學習醞釀下次成長
本組在管理專案機制上,以完善之資料儲存機制,透過管理系統化,妥善保存執行過程,以及相關成果資料,並透過本組目前既有之分享機制傳承經驗,此為本組專案管理能力能逐年提升之關鍵,為本組在專案管理上優異的地方。

然本組資料保存的資料品質雖佳,但資料未經妥善分析前,仍屬資料儲存庫一類,資料功能搜尋未臻完善。本組未來將重新規劃資料儲存庫,強化知識管理之資料儲存技術,提高資料探勘(Data Mining)的實用性,將可最大程度讓儲存的資料,成為更有價值之組織資產。

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