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專案管理跟你想的不一樣 PM必備商業分析工具大盤點
2021/2/1 作家:簡莘怡
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作者/簡莘怡

歐美的PM與BA如何相輔相成?
筆者在英國為不同零售與流行品牌服務,擔任過專案經理(PM)與商業分析師(Business Analyst ,簡稱BA)的角色,為不同企業進行電子商務開發,中國市場拓展以及不同軟體系統的建置與選擇供應廠商提供協助。「專案經理」絕對是每個專案中的靈魂人物,對高層、對廠商、對公司相關業務部門、內部開發團隊,甚至外包跨國團隊等,都仰賴專案經理維繫大家,領導各方、針對專案目標做努力,透過持續地溝通、會議,針對每個階段,所需要達成的成果做審核,並檢視專案進度是否如期、是否需要任何變更,如:新增人力,或變更專案範圍……等。

目前歐洲最常用的兩套專案管理方法,為瀑布式開發(Waterfall Methodology)與新興的敏捷開發(Agile Methodology)。根據專案的大小而定,若專案規模大,PM需要仰賴專職的團隊協助,BA則是專案經理在專案前期成立時,所需要的第一把交椅。BA會深入地與專案相關的利害關係人溝通,協助PM了解各業務單位的需求、對專案的期望與顧忌,並且與團隊一起合作,制定與執行解決方案。專案管理顧名思義著重在專案的管理,商業分析則著重在解決方案的制定,確保最終的產出跟專案初期設定的需求一致。

專案經管理與商業分析大不同?
台灣在專案管理方面的資源很多,但是對商業分析的著墨卻很少,原因是歐美將專案管理跟商業分析的分工切割得很清楚。 在多才多用的台灣,分工不是很細,專案管理基本上囊括專案管理與商業分析,以制定解決方案。因此,集十八般武藝於一身的台灣PM們,若了解商業分析的實作,將能大大加強在專案執行上的成效。

商業分析等於數據分析?
一般人聽見「商業分析」一詞,只認為是專案開始之前的前期數據分析與市場分析。其實,商業分析在歐美可以翻譯成Business Analysis(商業分析)與 Business Analytics(商業數據分析)兩種。Business Analysis是產品、服務與軟體相關專案開發時很重要的一環,著重於流程、需求分析、跨部門溝通,並且透過質化分析,如:訪談與工作坊等定義需求,在適當時機透過量化分析,如:商業數據分析、KPI分析,或從資料庫裡找尋相關的證據與蛛絲馬跡,找到可以佐證或改進的地方,在整個專案週期都扮演重要的角色,後面會有進一步的說明。

不同於商業分析,Business Analytics更著重在透過「數據」上的分析,加以佐證公司內部的某些策略或決定。透過數據的方式確認公司接下來要著手的方向,不論是市場面、策略面,或營運面,都可以透過數據輔助,找尋可能機會或者問題的痛點,讓團隊能進一步地分析原因,並制定下一步的方案。

然而隨著時代的進步,這兩者的界線有逐漸模糊與重疊的趨勢。近年來各種新興產業,透過網路以及系統累積大量數據,因此從分析數據下手,進一步改進產品的定位與公司的方針等,的確需要有商業分析與商業數據分析兩者的知識。

前面有提到,台灣的PM們提供一條龍服務的狀況相當常見,那到底歐美如何拆分專案各個階段?以及每個階段有哪些工具可以協助PM,除了做對的事,同時也把事做對?讓專案進行如期,做出來的東西與符合公司期望?

通常專案可以分成三個階段:專案啟動時、專案進行中,與專案後期。在這三個階段,每個階段各有不同的分析重點,可以分成以下的七個步驟。

步驟一:分析公司目前狀況
一開始做專案,先了解公司的中長期商業策略是什麼,有沒有什麼明確的目標。如:在6個月內將有新產品上市、新創公司開始營運,或者不管身在何處,都可以成為提供客人美妙體驗的來源。明確目標是多元化不同通路的產品種類品質以及通路擴張……等。這個階段可以透過以下兩個方法進行分析:

● 透過MOST分析法了解公司中長期的使命與目標、中期的策略與短期的戰略。
● 透過SWOT分析法了解專案的優劣勢、機會與威脅。

步驟二:評估各方觀點
專案進行中,不同部門都可能有不同的見解,到底誰有權決定專案進行的方向,以及誰的意見需要被採納,或誰需要提供相關專業知識與協助等?在專案一開始的時候,將利害關係人定義清楚,可以讓大家了解這個專案的團隊成員有哪些, 並且透過權責分派矩陣,進一步地建立大家對彼此的期望。如此一來,就可以避免大家都來開會,但是開完會之後聽一聽就走了,也沒有特別的任務與意見,最後只有專案經理一個人全包所有任務的窘況。這個階段可以透過以下兩個方法進行分析:

● 利害關係人分析熱圖(Stakeholder heatmap):分析誰是專案的利害關係人。
● 權責分派矩陣(RASCI): 制定每個人在專案中的角色。

步驟三:評估解決方案
專案要成功,可行的方案可能不只有一個標準答案,到底哪一個方案最適合目前公司的狀況呢?這時可以透過成本與風險評估,了解每一個方案所需要的營運成本、資本支出,以及在多短的時間之內能為公司帶來利潤、平損點等,去評估哪個解決方案比較好。當然也需要將相關的風險列入考慮,並了解每個風險的緊急程度,與如果發生我們如何應對等。最後透過營運企劃書(Business case)的方式呈現,讓高層有充足的資訊做決策,決定接下來我們要做什麼案子,並批准相關的預算。這個階段可以透過以下三個方法進行分析:

● 成本效益分析
● 風險評估
● 營運企劃書:透過本文檔概述專案目標,分析方案的成本效益與風險,並提出最終方案建議。

步驟四:定義專案範圍
專案開始進行,一開始很重要的任務就是要定義專案範圍。有了專案的範圍,我們才有一個基準點,進一步地根據這個範圍去制定細部的需求,並且規劃專案的時程,同時也可以藉此讓所有利害關係人對專案的期望有一定的認知,而不會在專案進行中的時候,提出一些不合理或者是不相關的需求。畢竟每個人腦海中想的都不盡相同,最好的溝通方式就是將專案的範圍白紙黑字的呈現出來,讓大家在專案一開始的時候簽核,以避免後續的問題。

舉例來說,公司決定提升商品的送貨服務,以提升消費者的滿意程度。送貨服務是指從倉庫送貨到府的服務?還是有包括將貨品從倉庫送到指定的門店,或是家裡附近的便利商店,讓消費者自行領取的服務呢? 這樣的服務是僅限於國內?還是也提供海外寄送?我們對於送貨的時間有一定的期望嗎?縮短送貨時間是否也在專案的範圍之內呢?諸如此類的問題最好在專案一開始的時候便定義清楚。 這個階段可以透過以下方法進行分析:

● 企業功能分解圖(Functional decomposition diagram):將專案範圍拆解成較小的範圍,並透過圖表的方式呈現,讓大家可以一目瞭然很快速的了解專案所包含的範圍有哪些。

步驟五:分析流程
魔鬼總是藏在細節裡面,很多時候,我們必須要先了解目前的運作方式以及流程,還有接下來想要做的變更到底是什麼,再設計未來的流程,並且找到現階段與未來流程中間的缺口,才有辦法透過需求的方式將缺口移除。很多時候,專案很緊急,這一個步驟很多人會直接忽略,跳到需求分析的部分,倘若整個團隊對目前的流程都有相當程度的了解,那或許問題不大,但如果能將流程視覺化,便能夠提供大家在討論時的一個依據,同時藉此機會檢視流程。公司跨部門合作的機會很多,不是所有人對每一個部門的流程、跨部門之間的溝通都有全數的了解。透過流程分析,可以降低我們在做專案時見樹不見林的風險。這個階段可以透過以下兩個方法進行分析:

● 透過國際標準BPMN製作流程分析圖:透過簡易的國際標準製作流程圖。
● 差距分析:透過分析目前與未來的流程找到中間的差距,以及可行的解決方案。

步驟六:定義需求
了解專案的範圍跟大致的流程之後,接下來便是要針對目前要建立或改進的新系統、服務或產品,進一步地針對想要達到的目的與期望的功能等,所需要的一系列工作做定義。這個部分相當的重要,因為如果定義不清楚或者不符合期望,等到專案完成、產品上線之後可能做出來的東西完全不能使用,需要做任何的變更也是曠日廢時、成本極高。倘若能在規劃階段就跟各單位取得共識,便能有效率地將錯誤成本降到最低。取得共識的方式就是要清楚地定義各方需求。這個階段可以透過以下方法進行分析:

● 蒐集需求:透過需求工作坊與需求訪談等蒐集各方需求。
● 分析需求:透過MoSCW排序需求重要性並進一步釐清需求是否合理。
● 確認需求:透過使用者故事vs.需求規格書記錄需求並與各方確認。
● 管理需求:透過精實的需求管理讓任何變動都詳實地被記錄下來。

步驟七:執行方案與變革
需求完成簽核之後,接下來便是執行方案,讓整個團隊整體動員開始針對需求規格進行開發的時候了。這個階段的重點,是協助團隊企業釐清開發時期需求規格,讓團隊了解業務端的需求與理念,並且在必要的時候提出協助釐清相關的問題,有時候會遇到需求無法透過當前技術執行的時候,便需要透過不斷地討論讓大家一起找出可行的替代方案。開發後期協助相關的使用者用戶測試,同時協助業務單位建立業務流程端的標準流程SOP。這個階段可以透過以下方法進行分析:

● 協助釐清需求:透過定期會議追蹤問題與成果。
● 測試需求:規劃並執行用戶驗收測試。
● 變革:協助企業建立標準流程SOP,並在專案上線後透過專案檢討Lessons Learned,與團隊檢討專案成果與可以改進的地方。

總結
專案管理除了管理的部分之外,分析也是非常重要的一個環節。在不斷累積經驗值的過程中,每位專案經理都可能是最傑出的商業分析師,當然這些不見得只是專案經理或者是商業分析師的權利與工具,生活中我們無時無刻都在分析、需要管理能力,因此如何將上述的工具,哪怕只是其中一二開始運用到工作與日常生活中,人人都可以是優秀的專案經理與商業分析師。

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簡莘怡
從事商業分析、流程改造與專案管理的工作,協助國際品牌規劃進入國際市場時的策略、流程與科技相關準備工作。如果你對商業分析的課程有興趣,可以參考我在「Hahow 好學校」線上課程平台開設的課程:職場人必學的商業分析術。同時歡迎關注臉書的商業分析師筆記。
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