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你應了解的瀑布與敏捷 最佳使用時機
2021/6/1 作家:專案經理雜誌
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文∕彭奕婷, PMP, PMI-ACP, CSM, CSPO

Sybil加入了某軟體公司擔任產品經理,並隸屬於Zoe管理的產品研發部門,部門內有一位在公司年資逾10年的資深同仁Jane,Jane兼任Sybil負責的其中一項產品的Scrum Master(SM)。

兩個月前,Sybil針對負責的產品進行改善提案,Zoe深表認同,並指示按照公司專案管理流程,先準備詳細且確切可行的產品規格書,並安排在兩個月後,等團隊有空檔時再開始研發,因已得知同一時間競爭者已在研發,相較於其他專案,此改善方案將能帶給公司更大獲益,Sybil擔心公司利益受損而提出建言,但Zoe堅持照公司既定流程走,因此定案。

兩個月後,當Sybil與團隊進行Sprint Planning時,Zoe與Jane也參加了該會議,並對其中幾項需求提出反對意見,且要求立刻調整,Sybil建議Zoe和Jane先聽聽團隊成員的想法,但團隊成員一片鴉雀無聲,沒有表達任何意見,所以Sybil將需求調整成Zeo和Jane所要求的。在會議尾聲時,Jane要求兩週後要將需求完成,Sybil發現增加的需求將使同仁加班,因此口頭提醒仍要請團隊成員評估,Jane表達團隊很敏捷且可提報加班,Zoe也同意加班的做法,並提到Jane是專案的SM,可決定事情該處理,因此定案。」

上述的情境是否讓你覺得似曾相似呢?如果答案是肯定的,則你要小心了,你可能身在誤解瀑布(Waterfall)與敏捷(Agile)的環境了。

瀑布式(Waterfall)管理方式,又稱計畫導向(Plan-driven)的管理方式,以圖像法來思考時,即指將專案分成幾個階段,一個階段完成後,再移轉到下個階段,宛如瀑布由高處開始傾瀉,傾瀉到較低層後,再往下傾瀉到更低的一層,一層一層地往下流動,接著流回河川、湖泊甚至大海。

而敏捷式(Agile)管理方式,又稱價值導向(Value-driven)的管理方式,是以Agile Manifesto 提到的觀念為核心基礎,配合互信的團隊合作,在充分了解商業面的資訊下,透過團隊的力量一起即早將價值(Value)體現。

很多人認為瀑布是死的(Stubborn),相較於敏捷,不但曠日費時且經濟價值不高,所以不足以採用,然而這是錯誤的觀點。原因在於兩者的使用時機和條件並不相同,不能一言以蔽之。以下有兩種分辨該採用何種方法的常用方式:
1. Stacey matrix
Stacey matrix是由英國學者Ralph Douglas Stacey提出。原先是用於幫助人們理解構成事情複雜的因素,並幫助其選擇最佳管理方式,以便解決不同程度的複雜問題,並非特別用於專案管理上。

Stacey matrix將事情的複雜度區分為兩個變數(可稱維度),即一致性(Agreement)和確定性(Certainty)。

因此,我們就可以在實務上針對事情做簡單區分:
Simple:一致性與確定性都極高,即團隊對於問題(例如:產品研發內容與技術)的掌握度高且很有把握實施的作法;此時可使用瀑布管理方式或最佳實務來解決問題(編號1) 。
Complicated:一致性較低但確定性較高或相反,即團隊對於問題的掌握度偏低,但很有把握實施的作法,反之其然;此時可運用敏捷管理方式來排除問題(編號2和3) 。
Chaos:一致性與確定性都極低,即團隊很不清楚該如何把這件事情完成,通常研究案都屬於此範疇;此時用瀑布或敏捷的管理方式,都很難解決問題(編號4)。
Complex:一致性和確定性都較低,即團隊對於問題的掌握度和實施方法都不太高,也可把不屬於Simple, Complicated和Chaos的範疇都歸到這類;此時同樣能運用敏捷手法來排除障礙(編號5)。

2. Cynefin framework
Cynefin framework是由曾在IBM任職的英國籍管理顧問David John Snowden所提出。原先是用於幫助人們在身處複雜的情境中,能夠透過對事情發生原因和造成的結果間的關係(在此我們稱其因果關係/Cause and Effect)的理解程度,快速選擇適合的問題解決方式的方法。

簡單來說,我們在實務上可以這麼使用:
Known:當事情的因果關係(例如:要研發什麼產品與為什麼要研發這產品)能清楚了解時,會落在Known的範圍(有些人會將其寫成「Simple」),即可使用瀑布管理方式或最佳實務來排解問題。
Knowable:當事情的因果關係需要更專業的手法或人員來研究調查時,或需要更專業的能力才能解決時,會落在Knowable的範圍(有些人會將其寫成「Complicated」),即屬於敏捷管理手法來解決問題。
Complex:當事情的因果關係無法透過上述兩點來處理,只能透過事後研究,且因變化程度較大而拿以掌握,需要創新的方式解決時,會屬於Complex範疇,此時同時也可用敏捷管理方式去應對。
Chaos:當因果關係不明確,且非屬於前三項能解決時,則會落在此範圍內,而瀑布與敏捷管理方式也較難解決這部分的問題,需想辦法讓其落入前三項的任一範圍內,以降低風險。

也因此,我們會需要因為各種不同的條件與狀況,去選擇不同的配套措施,以便讓事情能順暢解決,即當瞭解瀑布式與敏捷式管理方式的使用時機與條件時,在面對不同類型的產品時,我們才能有效的進行管理。

瀑布式管理方式重視的是在專案生命週期(Project Life Cycle),盡可能將每個步驟都做足萬全準備,並提前規劃好因應變化的處理方法,當發生變化時,才能迅速地做出對應的調整;而敏捷式管理方式則強調透過能自我管理的團隊之互信與合作,即時因應各種變化並迅速調整,共同提早實現價值,以滿足顧客或商業目的。兩者本質性的不同,導致無法相互比較。

你,曾誤解了瀑布與敏捷嗎?

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