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極速建立可視化敏捷流程 從零開始用Miro使團隊Scrum起來
2021/6/1 作家:應盛煒
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作者/應盛煒, PMP, CSM, CSP

Miro是線上協作白板平台雲端服務,讓團隊可隨時隨地一起工作。有別於一般協作與管理的平台,它能將出席會議人員的想法,就像每個人都在同一個房間一樣實時地呈現出來。它提供了不同的工具及模版,把敏捷流程中常用的方法和圖表(例如:顧客旅程圖、Sprint Planning、燃盡圖、Sprint Retrospective……等)一一實現。它基本免費,只要以電郵申請開通,就立即可以運作。

重要基礎功能介紹
1. 建立新白板
開一塊新的白板,Miro能提供一塊無限大的畫布做為協作之用。所以,一般來說,一塊白板是足夠一項專案使用。你也可以選擇已預定了的模板,幫助你更快速展開。

2. 使用模板
建立了一塊新的白板之後,你便可以在畫布上任意加上文字、線條或圖形來建立可視化流程。但如果這樣做,一來費時,二來有可能和一些已經驗證的好方法不太一樣造成混亂。所以,使用模板,不但可以縮短預備時間,也可以透過小小修改,大大提高用戶的適應性。而且,有些模板是具有特別功能,自己不一定可以做到這麼方便。

3. 使用框架
當你建立好一些模板供團隊使用,當然不希望團隊人員不小心把模板弄歪了。另外,因為畫布實在太廣闊,團隊人員也很容易迷失,在討論的時候找不到正在討論的模板,浪費時間尋找。所以,使用框架功能,可以讓團隊人員專注在討論的內容上,也可以快速轉移至其他模板。方便的是,它可以幫你把整個框架的內容匯出成需要的格式,把匯出的檔案放到其他的專案系統或匯報當中。

4. 即時式共同協作
當模板建立好,我們可以開始邀請其他團隊人員進來。他們進來之後,我們可以即時看到他們的滑鼠游標移動到哪、是否正在編緝或移動某些便利貼。每個團隊人員的動作都會被即時知曉。這方便整個團隊可以即時創作,不受地域所限。

如何與Scrum連結起來
1. 建立團隊
團隊就是一群人一同努力和相互合作去達成某個目標。團隊要合作無間,必須由基本認識開始,包括:稱呼、專長、團隊中的角色、期待、價值觀……等。使用Miro的Team Charter模板,可以把團隊成員各自的想法同時寫出來。然後,所有成員可以實時了解,並且綜合起來,成為團隊在執行專案或產品開發時的合作基礎。

2. 建立產品清單(Product Backlog)
根據Scrum指南(2020版本),產品清單列出所有與產品相關的項目,並給予排序。而且這份清單是「活」的清單,可以根據不同的發展,內容會隨之增加、修改或減少。使用Miro的Idea Funnel Backlog模板,除了團隊可以把項目以重要性作出簡單的分類,也可以了解不同項目的進度,加深團隊對整個專案或產品的進度和把產品項目做出適時調配。

3. 建立Sprint Backlog
根據Scrum指南(2020版本),Sprint Backlog是一份可執行的工作清單。它提供高可視化及即時的圖像,讓團隊成員能夠了解當前進度,並根據新的學習,調整這份清單。最終,使團隊可以在一個Sprint之後,完成短期目標。使用Miro的Kanban Framework模板,可以幫助團隊在一幅畫面裡了解整體及個別工作的進度。這模板的功能很強大,不但可以任意增加、減少、移動工作項目,還可以任意增加直行的狀態和橫行的泳道Swimlane)以幫助團隊把工作進度及類別做更仔細的分類。如果是跑多個開發隊伍的大型敏捷,除了用泳道分不同的隊伍,也可以複製多個Kanban Framework,再加上框架的隊伍名稱作分類,Sprint Backlog立馬可用了。

4. 建立Sprint回顧(Retrospective)分享板
根據Scrum指南(2020版本),Sprint回顧是讓團隊透過檢視不同的工作元素(例如:人員、互動、流程、工具及完成定義等),找出最有效的變更,去提升品質和效能。過程中,會涉及「什麼做得好?」、「遇到什麼難題?」和「怎麼解決?」。到最後,把決定的行動事項,加進下次的Sprint Backlog。使用Miro的Quick Retrospective模板,團隊的想法可以快速地記錄和分類下來。團隊也可以把每一個題目也做出討論,然後把認為最有效的行動做出改善。

使用Miro的好處
1. 把對話內容變成可見的意見
同一段說話,不同人聽了,會抓到不同的重點,這往往把主講者的重點忽略掉。但是,當主講者先把意見寫下,到說的時候,其他隊員都可以抓著相同的重點去理解內容。而且,寫下的重點,可以不斷重看,幫助團隊組合其他意見,作出最好的決定。

2. 上百款的模板,任君選擇
Miro附有不同的線條和圖案讓大家可以畫出不同模板。但是,要畫出漂亮的模板不是一件容易的事,也需要很多時間預備。Miro提供過百款模板可以即時使用,即使沒有一款是完全符合需求,但也可以透過複製現有部分,讓預備變得輕鬆。

3. 輕鬆整合其他軟體
在考慮使用新的軟體的時候,最大的障礙便是和現有正在使用的軟體的結合度,是否讓新的用家可以把結果融入現有的工作流程。Miro的Marketplace擁有過百款不同的小程序,方便新使用者結合其他現有工具(例如:Google Drive、Jira、Adobe XD等)或加入一些新的模板。如果沒有你想要的,你也可以自己寫程式,製作合自己需要的小程序,相當方便。

結語
我曾擔任一支遠距志工校稿團隊的Scrum Master。為了盡快讓團隊進入工作狀態,我用了1小時便建立了以上所介紹的模板,讓整支團隊「看見」團隊的共識和工作進度。再加上使用視訊工具,團隊就像坐在一起討論工作、互相扶持。在辦公室,面對面的溝通是十分重要。不過,在遠距環境,使用共同協作平台(例如:Miro)是提高效率的最佳方法。

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應盛煒
敏捷教練
從鑽研軟件開發、交付質素、團隊合作、專案管理,到熱衷於敏捷轉型,都是貫徹一個信念:如何有效的幫助別人。目前,本人專注於通過敏捷方法,提高客戶滿意度和績效解決方案,去幫助人獲得更貼心和更優質的服務。同時,透過敏捷思維和實踐,讓人在團隊和組織中能更快樂、更積極和更自豪。
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