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效率百分百! 簡單步驟強化專案經理效率!
2021/6/1 作家:專案經理雜誌
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文/陳俐妤, CSM

身為專案經理的你,覺得自己的效率好嗎?是不是每天都有處理不完的大小事讓你煩心呢?專案經理可謂專案中的重要角色,並左右專案的成敗;想成為「高績效」的專案經理嗎?你也可以,學習用這簡單步驟強化你的工作效率!

將專案管理融入一切 打通你的任督二脈
還記得自己第一次做專案的樣子嗎?一開始執行專案時大家都是Junior PM,傻傻的什麼都不會。因此我們跟著前輩做、參考公司的組織過程資產,一步一步去臨摹、體驗什麼叫作做專案。「但專案不外乎就是起始、規劃、執行、監控、結束,這五階段,其實沒有那麼難」蔡昆男說。專案管理的好處,要從核心流程來看;就像蔡昆男提到的專案五階段,也就是專案的正迴圈PDCA(Plan-Do-Check-Act),如我們平時執行專案都能遵照這個正迴圈的話,你會發現,專案執行一點都不累,反到還能完美的執行好這些事情,即使有任何突發狀況,也都能夠從容的面對並快速掌握現況。

那對於企業呢?企業又為何要導入企業管理?「通常遇到這個問題我都會反問,你覺得企業最重視的是什麼?」蔡昆男笑著說。要賺錢?成為上市上櫃?又或是發展其他副業?「答案是永續經營」蔡昆男說。對企業來講,最怕的就是每年年初訂的策略到年底一看才發現,哎呀怎麼結果都跟規劃時有落差,甚至是毫無關係。因此專案管理不但能協助企業訂定策略、有序經營,也更能讓企業更加專注於落實執行面,有了執行面,也才會有逐步完善的概念,同時企業也才能達到永續經營。

如何經營高績效團隊
如何經營高績效團隊?這是大家都想知道的。蔡昆男舉例:專案經理就像漫威裡的英雄,每一位都非常厲害,但若把這些英雄組合在一起呢?他們能合作無間嗎?能夠發揮團隊合作的戰力嗎?「這是關鍵,同時,也必須回到檢視公司的專案經理團隊及專案經理」蔡昆男說。

想要找到解決辦法,就要檢視整個組織的工作流程及確認組織核心價值是什麼,蔡昆男提到專案經理就像英雄們一樣,但他們除了有拯救世界的大項任務外,還有其他瑣碎的任務,這樣的瑣事經常讓專案經理花費大量時間處理,因此蔡昆男提出把專案經理核心價值留住、瑣事分隔出來,並標準化、統一化處理瑣事的流程。這樣的方法可以讓專案經理專注在有價值的事上,也能將所有事項都按照標準流程處理,標準化、流程化、系統化,降低錯誤率,提高整體團隊效率。

就如蔡昆男所屬的致伸科技,在2019年參加完專案管理大獎後,將原本就有的PM組織升級為PM2.0組織,「我們將這些必要又瑣碎的事務交給專業部門,讓他們輔助專案經理」蔡昆男說,這樣不但大幅提升專案經理執行專案的效率,也降低專案經理處理小事情的時間。而這些「必要又瑣碎的事情」交給專業團隊後,更能提供詳細的資訊給合作單位並取得優勢,讓每次的專案執行都更有競爭力。蔡昆男要求專案經理團隊不只是要獨善其身,更要把自己的專業做好,協助公司制定出正確的策略,讓公司營運呈現出正向的結果。

「這是我參加專案管理大獎後體悟出來的」蔡昆男笑著說。在參賽過程中,蔡昆男及團隊都意識到原來組織並非完美,而是有非常多東西可以再完善、再修正。因此也在第一次參賽後,蔡昆男對公司組織提出了整體改善的企劃,並把每一次的學習都當作下次改善的Input。第二年參加專案管理大賽時,團隊就能把這些Input轉化成Output,將結果完美的呈現出來。

除了軟實力 更要有硬實力
我已經很努力了,但績效還是不如預期,這該怎麼辦?相信每位專案經理都有經歷過這樣的低潮,每次都是專案經理先自我檢討,但這樣是對的嗎?蔡昆男搖搖頭。如遇到「績效不好」這種事,企業應該軟硬兼施,找出績效不好的原因,蔡昆男總結出三步驟:
第一步驟:沒錢找錢、沒人找人、不會做的我們找會的來做,或是找會的來教
第二步驟:找出原因(Find root cause)、流程改善(Process Improvement)、再次嘗試(Trial run)、執行(Implement)
第三步驟:解決問題流程改善、解決製造問題的人

如果把所有的事情都歸納到這三個步驟來解決,就會發現其實有很多問題都可以迎刃而解。因為我們常常在分析問題的時候,都會被大量的資訊影響,導致主軸偏離,而我們通過這三步驟就能解決績效團隊的問題。

持續學習 促使成為高績效專案經理
「自我學習是非常重要的」蔡昆男說。無論你進哪間公司、擔任什麼樣的職位、接觸什麼樣的產品,都必須盡力保持謙虛學習的態度。蔡昆男舉例:他曾經面試過一位專案經理,但在面試過程中,蔡昆男詢問了非常多的專案細節,但面試者都無法好好回答他詢問的問題,這讓蔡昆男覺得非常弔詭,身為專案經理,若不能清楚地了解你的專案進度,又怎麼能控制好專案發展呢?

無論是什麼單位的專案經理,都必須花時間摸索。即使到了一個新的產業,照樣要學習,並且把自己學習的動作做標準化、體系化,未來不管到什麼產業或接手什麼產品,才能好好發揮所學,成為大家口中所說的高績效專案經理。

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