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二熟一不慣,專案管理不卡斷! 你應該知道的老鳥法寶
2021/8/1 作家:鄭喬挺
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作者/鄭喬挺

Kevin是一個剛到新公司報到的菜鳥專案經理,由於還不熟悉公司流程以及產品,因此公司指派了一位老鳥Ryan來指導Kevin。

公司大約有10個專案經理,Kevin也會觀察每位不同的專案經理工作上的一些使用方法與遇到的狀況差異。

經過一段時間,Kevin得出一個結論—那就是Ryan真的是裡面最罩的!雖然Ryan不是裡頭最資深的,但每當Ryan的專案有點狀況時,他總是能想辦法把專案的時間追回來,甚至迎頭趕上。

這天Kevin正因為手上的專案測試不順利而滿臉憂愁,路過的R組長眉頭一皺,發現案情並不單純!於是在了解了一番後,Ryan栩栩道來為什麼自己的專案在別人眼中總是比較順利的解方。

二熟一不慣,熟悉角色職能!
因為Ryan也是從其他公司過來的,雖然對產業不陌生,但是每家公司都有自己的職能角色、不同的分工定義,這都是需要重新熟悉與釐清的。從Ryan進公司第一天開始,手上就準備好一本筆記本寫得密密麻麻:

因為是PM,所以你必須熟悉每種職能的功能以及每件工作到底必須投入多少時間才能夠有產出,但這件事卻沒有辦法查詢或被公司所管理。

如果你也想變成一個效率不一樣的專案經理,那就必須開始製作你的獨門寶典。這是一件非常花時間的準備,可以進行的方法如下:
一、挖出公司相關的文件
二、跟不同職務的角色在沒有利害關係的情況下聊天互相了解
三、詢問你的PM前輩
四、用你的眼睛觀察並記錄
五、把你的團隊成員逼到極限!你就會得到極限值

二熟一不慣,熟悉流程運作!
每家公司都有自己的流程,跑專屬的關卡。魔鬼藏在細節中,時間藏在流程裡。Ryan第二項追回時間的法寶就是對公司的開發流程與會卡關的環節異常的清楚。

Kevin:「我的專案在前面開發段因為EMC對策一直失敗,已經落後兩週了,你有什麼好的建議嗎?我還這麼菜,大家都說自己手上的案子很多、很忙,我真不知道我還能做什麼?」

Ryan:「喔,原來是這樣啊,所以還在設計階段。如果你想針對設計階段趕上,就算案子在我手上也沒辦法。但如果你想在Launch前趕上,我們可以這樣做……」

如果只是一味的壓縮專案中各個角色的工作時間,就算你是林志玲,大家也就幫忙一兩次,就算你熟悉人情經營(飲料收買高手),同事遇到更重要的主管交辦也會把你晾在一旁。

這時候了解公司的運作方式就非常重要,PCB發件打樣是由RD單位還是採購單位?工程師的核查文件是如何進行以及何時放進系統的?模具開發是RD單位可以直接決定?還是採購單位核決?Polit Run的購料是誰決定放行的?他的權限有多大?

Ryan:「通常我們公司發Mockup都是RD單位請購,採購單位去執行購買,這裡面單據可能會跑兩天,你去跟負責的雙方談好,你就可追回兩天。」

Ryan:「我看你驗證相關動作也都全部跑到完才往下一個任務,我們裡面的壽命測試是做240小時,但其實你可以不等壽命做完就先開始跑開模的流程,你寫封email給RD主管跟品保主管,依我的經驗這風險不大,他們應該會同意。

二熟一不慣,不習慣瓶頸!
很多專案管理者,不論你的角色是專案經理或你就是一個被指派的,都會因為已經習慣了某些任務就是會卡關而放棄掙扎。

這也正是不管在任何職務上,我們都非常害怕發生的現象。當我們因為習慣而不再要求效率、不再要求產出、不再要求進步時,就表示我們落後還在努力追求進步的競爭對手兩倍的差距……

Ryan:「還有什麼地方需要我幫忙的嗎?盡量提,沒關係!」

Kevin:「有你剛剛給我的提醒,我已經能追回一段時間了。RD每次都卡在EMC測試失敗我也習慣了,看起來這個環節似乎沒什麼轍。」

Ryan:「千萬不要習慣過去的瓶頸,很多因為當時的時空背景被限制的問題,搞不好在今天的環境上,已經是可以解決的!」

Ryan:「你知道嗎?在我們ISO中有一份文件是專案的進度,現在是上傳Microsoft project的.mpp檔,以前是什麼檔案你猜猜?」

Kevin:「恩,我不知道。我以為一直都是長這樣,哈!」

Ryan:「這份文件在我剛來的時候是要先從Project轉成Excel檔,然後再剪剪貼貼把要呈現的格式重新處理。我剛來的時候就覺得這樣很沒有效率,ISO文件是要確保說寫作一致,而不是追求好看。於是後來我找品保主管談,最後我說服他了,於是有你現在看到的文件樣式。」

PM要思考如何讓自己的工作表現跟別人不一樣,就是要特別注意這些公司原本存在的問題,如何在你手上被解決。不管是了解每個人的工作內容,熟悉每個流程環節,都記得要轉換成實際的產出,才能幫助你加深在主管心目中的印象。

人是習慣的動物,我們每天的行為有40%是屬於自動導航,也就是說被習慣制約。如果你也漸漸被瓶頸綁架了,找個時間好好思考可以做些什麼來改變這一切。

掌握高效率 超好用的專案工具

網路上琳瑯滿目的個人工具比比皆是,每個人都可以洋洋灑灑地推薦他認為好用的,但是,要找到一個適合組織不同類型專案、不同成員使用,並且能...
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鄭喬挺
我是Ryan,職場上有2種人1.對現狀不滿,不求改變的人、2.對現狀不滿,但努力成長的人!如果你是後者,我將透過總結多年的職場心得,來告訴你如何改變你現在所面臨的困境,透過實際的操作方法,來幫助你改善你遭受的問題,升官進爵。如果你是前者,當你釐清你為什麼需要改變時,相信你也可以開始邁向不一樣的人生。