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善用專案管理工具 化繁為簡掌控全局 成功要訣:超級高階主管領軍 因地制宜
2021/8/1 作家:專案經理雜誌
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文/李宗祐

國際專案管理學會發表《2021年大趨勢》研究報告,2020年新冠肺炎引發世界巨變、氣候變遷危機、全球抗議浪潮、新興市場崛起與人工智慧潮流等五大趨勢,勢必對全球商業模式造成長期影響,驅動各行各業顛覆性變革,也使得在企業組織扮演改革樞紐的專案領導者,面對變局挑戰擁有得天獨厚的優勢。

然而工欲善其事,必先利其器,尤其是在瞬息萬變,計畫總是趕不上變化的年代!「導入專案管理工具軟體在國內逐漸蔚成風潮,從電子資訊產業、金融服務業、生物科技產業、工程營造業到政府機構……等。」麥斯創新科技有限公司技術顧問陳昌賢指出,導入專案管理工具軟體已是企業組織,甚至是政府機構必然趨勢。

從土法煉鋼分身乏術到引進企業多元化
「我的第一個客戶是華碩的子公司亞旭電腦;第二個客戶是中華汽車。」從事專案管理工具軟體教育訓練與技術顧問逾20年的陳昌賢分析,國內早期導入專案管理工具軟體的單位,多數是資訊電子業研發部門,包括台積電、旺宏電子與神達電腦等,直到近幾年才越來越多樣化。例如:公共工程委員會和內政部營建署都利用相關資訊系統,進行政府重大工程採購招標與工程進度專案管理;中國信託與富邦集團應用在各種金融商品研發企劃;「我這幾年接觸比較多的反而是生技產業,從產品研發規劃、臨床試驗到查驗登記取得證照,都開始導入具有協同作業功能的專案管理工具系統。」

相對於專案管理知識體系興起,專案經理(PM)職位也隨著企業發展營運而生,但專案管理工具軟體卻未同步獲得企業受重。陳昌賢透露,很多企業在引進專案管理系統之前,都是利用Microsoft Excel等簡單工具或表單,自行摸索做出自己的制度架構。專案管理團隊在較具規模的企業組織,每個成員同時握有2~3個專案稀鬆平常;卻也因為大家各自為政,讓掌控全盤的專案經理,就算是八爪章魚也分身乏術。「我曾輔導某家智慧製造系統公司,專案經理竟然1個人要扛14個專案,真的很厲害!實際卻是他每天打電話就爆了,根本沒有時間做其他事情,整天都在打電話連絡廠商,盯著團隊成員追進度,很可憐。」

子母專案分進合擊 實務與彈性並重
陳昌賢認為,當PM把專案任務分派給某個團隊成員,他就是要把這件事情做好,「就像建築工頭一樣,要找水電,還是水泥板模,都是你的事情,統統由你彙報給我。」PM可以把專案任務「拆分成項」,指派多位團隊成員各司其職;也可把不同專案組裝成大型專案,統籌調度指揮團隊成員分工合作,這就是所謂的子母專案概念。但必須有個平台讓大家隨時回報工作進度,協助PM綜覽全局,並適當的揭露資訊,讓團隊成員「互通有無」,提升工作效率。專案管理工具軟體就是透過平台建立標準作業流程,訂定企業專案管理範本。

以銀行為例,每年都有各種大小專案,有些專案可能要彙報金融監督管理委員會或金融聯合徵信中心審核,透過專案管理工具軟體建立範例專案,把不同專案作業流程與各種資料分類建檔之後,日後碰到性質類似的專案,系統就會自動調出範例專案,讓專案執行者做為參考範本,再根據新專案任務需求調整擴充。陳昌賢補充說,專案管理系統並非包山包海,企業在評估導入專案管理工具時,必須以符合實際作業需要的資訊系統為前提,系統架構必須具備足夠彈性。「有個中央部會最近就斥資重新招標,把現有8個專案管理系統全部砍掉重練,就是因為8個系統分屬不同作業平台,反而徒增管理困擾,每年維護經費更高。」

融合專案管理思維 持續優化與時俱進
扛起重建任務的陳昌賢以Microsoft Project建構共用平台,「我認為Microsoft Project是到目前為止,最好用的專案管理工具軟體。」單機版雖已能滿足多數專案經理管理需求,也配合團隊分工提供企業協同作業平台Project Server;並搭配Microsoft 365雲端環境推出Project Online。「Project在1995年問世以後,因應客戶需求不斷調整產品線,隨著專案管理思維的演進持續優化各項功能。」陳昌賢舉例,2000年版本增加協同合作概念,讓團隊成員透過網路獲得專案最新資訊與進度,並召開線上會議即時溝通討論;2002年融入PMP(國際專案管理師認證)思維;2010年加進BI(商業智慧)跟決策分析的概念。

隨後陸續推出的新版本,又整合圖表輸出與資料庫提供商業智慧模型預測;支援動態表單檢核,增加管理流程;擁有決策權限的使用者,還可以看到系統做出的決策分析報告,甚至是風險評估預測模型。陳昌賢透露,專案管理團隊若是人力和時間不夠,Project還有個加值功能,僅需設定相關數據,系統就會自動提出降低成本建議方案,還會幫忙演算推估專案模型,協助規劃專案進度,儼然成為企業專案管理統籌調度資源中心。但陳昌賢強調,工具軟體功能再強,終究僅是輔助使用的工具,企業能否成功導入專案管理系統,關鍵不在工具,而是人的問題。

人際的問題最複雜 有請超高階主管坐鎮
「我們協助企業導入專案管理系統,最常碰到、也是最大的問題,就是企業文化與制度的問題,像是跨部門資源協調問題與資源分配使用問題,尤其是人跟組織的問題最複雜!」陳昌賢笑說自己經常被人跟組織的問題碰到頭破流血流,屢見不鮮之後,「現在每次接案,我們就是讓有問題的人先打一架,看看他們能否達成共識;沒有共識,就請他們繼續打,等到打出結果,再繼續往下做。身為顧問廠商,我們不便參與企業內部的合作紛爭,避免兩邊不討好。」最好的解決方法就是請企業「超級」高階主管出面壓制各部門的派系問題,如果各部門彼此誰也不服誰,引進的工具系統功能再強,都注定會以失敗收場。

員工態度攸關成敗 釐清需求因地制宜
專案管理雖已被公認是主管職務必備的核心職能,但每當企業組織決定導入專案管理工具軟體,內部員工甚至是專案管理團隊態度就變得相當保守,認為在建置標準作業程序的過程,不但不會減輕專案團隊工作負擔,反而要花更多時間填寫成堆新的報告表單而心生抗拒;企業主管也常因此質疑引進專案管理系統的實質效益。為了排除這些根深蒂固的障礙,陳昌賢在接案之前,就直接要求跟企業高層決策主管對話溝通:「你找我,是把我當成工程師,還是顧問?如果是工程師,你們就另請高明。若是顧問,就是我說了算,大家都必須照我的方法做。你必須要求每個員工面對並接受它,就算他們心裡有千百個不願意。」

陳昌賢解釋,每個企業組織都有獨特文化,工具軟體也不是客戶量身打造,大家想怎麼用就怎麼用。「如果我只是教你們怎麼操作使用軟體就拍拍屁股走人,最後的結局肯定是悲劇!」導入系統工具必須搭配前期的教育訓練與後期的顧問服務,中間過程要持續不斷跟使用者溝通,調整設定符合他們的企業文化與提升參與者的能力,制定企業專案管理範本、標準作業程序與管理流程。也因此在剛開始做業務訪談和使用者需求訪談的時候:「要告訴我,你們現在是怎麼做,以後想怎麼用新系統,希望產出什麼,期望的結果是什麼?我就告訴你們怎麼做,如何設定使用這套系統!」但要切記這件事情絕對不能由MIS管理資訊系統部門主導,因為他們雖然懂電腦,卻很難融入業務執行單位想要的情境。

平台建置所費不貲 性價比應更親近客戶
投入專案管理工具軟體教育訓練逾20年,陳昌賢當然希望藉此協助企業組織找到正確的投資決策,提升專案執行效率與管理品質,把可能風險降到最低;輔助專案經理提高專案管理層次與掌握度,「就像那個扛著14個專案計畫的PM跟我說,他現在總算不用再每天打電話了。」不過對專案團隊成員而言,陳昌賢半開玩笑說,基層成員可能只有「靠北再靠北」的份,在導入過程一定會聽到他們不斷抱怨訴苦。因為專案管理工具軟體也被業界喻為「東廠系統」,導入初期他們要重新學習填寫各種報告表單,隨時回報專案最新進度。但熬過適應期駕輕就熟之後,各種報告表單集中化管理,資料上傳系統隨即自動分類,提升工作效率於無形之中。

儘管專案管理工具軟體功能越來越多元,發生效益持續升級,但陳昌賢還是期待系統平台能夠有更廣泛的產品支援線,滿足不同領域企業組織的使用需求,而不是讓客戶花更多成本取得其他產品支援。企業導入專案管理系統,高層主管每人每年使用授權2萬元,專案經理要1萬5千元,專案團隊成員8千元左右;若再加上其他外部支援產品,不同層級每人每年要花1萬多到4萬多元,對擁有數百甚至成千上萬員工的企業而言,這筆錢花得很痛,也因此常導致企業決策高層,對引進專案管理系統期望值過高,甚至把員工當成「薪水小偷」,除了要隨時掌握專案進度,「知道你在那裡,做什麼事以外,還要求你要有更高,數倍或數十倍以上的產出。」如何更貼近客戶的使用思維,值得系統平台開發業者深思。

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