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敏捷團隊Work From Home 用Jira將將好!
2021/8/1 作家:新加坡商鈦坦科技
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作者/新加坡商鈦坦科技 VUCA時代來臨,企業擁抱變化,帶來了敏捷的興起;而科技進步,促成了線上軟體的發展。因為新型冠狀病毒(COVID-19)急速蔓延全球,改變辦公模式,不少企業開始實施WFH,也讓敏捷開發團隊成員每天早上15分鐘站立會議、在牆上貼滿便利貼的景象暫時消失了。 然而,在疫情的衝擊下,鈦坦科技和Jira有了新的交會點。我們秉持敏捷精神、擁抱變化,將辦公室牆上工作看板的便利貼與實體會議搬到了線上,讓所有開發活動都能如常進行,這都多虧了Jira這項敏捷專案管理工具。 你是否和鈦坦一樣碰到以下的困難? 1. 軟體開發:無論是否採用敏捷軟體開發,早已習慣面對面溝通,在疫情影響下,不得不採用遠端工作,顛覆過去習慣的工作模式,團隊夥伴間確認開發任務時感覺卡卡的 ? 2. 事件管理:軟體線上運作發生事件時,需要記錄、追蹤與後續檢討。但原有的事件管理系統與其他警報系統、通知系統以及軟體開發系統的介接不易,且對於流程、欄位與服務級別協定(Service Level Agreement,簡稱SLA)的客製調整彈性不足,提高了應變的時間成本。 3. 流程管理:公司內部行政表單及文件資料,雖已數位化,但執行與簽核仍多數以紙本來管理,像是簽核時需要一關一關到處找人、需人工檢查資料完整性與基本正確性,隨著表單數量日益增多,對應的時間成本與出錯風險也跟著增加。 Jira在軟體開發上可以幫助列出Backlogs,顯示並管理Item的各種狀態;事件管理上提供API工具與其他警報系統、通知系統以及軟體開發系統的介接,方便對流程、欄位與SLA的客製;流程管理上易於管理簽核流程,自動化方便查詢。 有效運用Jira功能 專注於更有價值的任務 Jira目前有三套軟體。Jira Work Management(JWM)是基礎版,為商業、財務、行銷、HR招募及法務……等方面的專案管理與工作進度追蹤而設計;Jira Software(JSW)是專為敏捷軟體開發專案管理所推出的加強版本,加入了敏捷迭代、程式碼追蹤、軟體版本發布管理……等強化功能;Jira Service Management(JSM)為多種需營運的「服務」提供申請表單、客訴問題回報、變更與事件管理所推出的加強版本,加入了SLA(Service Level Agreement)追蹤,以及供顧客與員工線上問題回報與表單申請頁面(Self-service portal)。JSW與JSM皆包含了基礎版Jira:JWM的所有功能;三個版本的Jira皆提供客製化功能並內建無程式碼(No-code)自動化與大量第三方系統工具整合介面,能大幅提升跨平台流程的整合以省下時間,協助企業專注於更有價值的任務。 現在就來和大家分享幾個Jira重要基礎功能 : 1. 選擇專案模板 Jira提供許多種專案模板讓使用者選擇,除了針對軟體開發所需要的Scrum、看板介面之外,也能將模板設定成和企業商業活動、人力資源所結合的模板,如此一來就能讓一家公司的各部門使用,並達到資源整合的效果。

2. Scrum board與Kanban(看板) 在Scrum 團隊成員彼此互相理解工作的情況下,這是透明化的呈現。而在企業中的透明化則包含流程和制度的透明化,讓大家工作起來更順暢,透過Jira的功能可以達到這些效果: .促進溝通與透明度:透過每個工作項目訊息的統一呈現,提供「單一事實來源(Single source of truth)」,幫助團隊更有效地溝通。 .最佳化工作流程:直觀地呈現了各階段的所有工作項目,且可方便地進行客製化。 .呈現WIP(當下進行中工作)的數量,凸顯團隊工作是否出現瓶頸。

3. RoadMap(路線圖)

4. 敏捷報表

5. 將你平常使用的版本控制、建置與部署工具與Jira整合,可在Jira即時呈現完整狀況 :

.將你的Jira工作項目與程式碼的Commit、分支名稱或合併請求相關聯。 .在Jira顯示或建立程式碼分支、合併請求。 .橫跨所有工具,從程式碼源頭到正式環境最末端流程的狀態,以視覺化呈現。 6. 便利的自動化、豐富的API及大量可整合、觸發第三方工具,例如:Gitlab、Slack、Twilio、 Jenkins .Jira提供多個自動化規則模版,能以圖形化介面設定,當工作項目符合條件時觸發規則,自動執行預先設定的行為。例如自動為工作項目命名或設定其中欄位等。 .Jira提供豐富的API,便於使用程式進行大量或重複性操作。

上述的基礎功能介紹完之後,接下來要來示範如何以Jira Software實踐Scrum Step.1 建立一個Scurm專案

Step.2 設定Roadmap與Epic,在裡面加入User Story(使用者故事)或Task(任務),同時在Product Backlog顯示被加上的User story和Task,並依價值高低做排序

Step.3 建立第一個Sprint(衝刺),在Jira上會出現Sprint backlog(衝刺待辦清單)

Step.4 召開Sprint planning會議 a. 參與者:開發人員、Scrum Master、Product Owner(產品負責人)

b. PO為這個Sprint宣布訂定Sprint goal(衝刺目標) c. 團隊根據過去表現,預測這個Sprint可以完成的工作項目數量,並從Product backlog中放進這個Sprint的Sprint backlog

d. 一起為User story建立技術子工作項目,並依價值高低做排序

e. 一起估算各工作項目的Story points(故事點),釐清彼此的預期

f. 開發人員依價值高低為優先,認領各個初始工作項目,但工作不一口氣全部認領完,而是在開發過程中,開發人員實際做完上一個,再認領下一個

Step.5 在Jira中設定這個Sprint的持續時間以及開始和結束日期,開始這個Sprint

Step.6 舉行Daily Scrum a. 打開Jira的Scrum board,以便每位成員可以看到他們進行的項目 b. 參與者:開發人員 c. 時間:不超過15分鐘 d. 目的:檢視目前Sprint goal的進度,並根據需要調適Sprint backlog,以調整即將到來的計畫工作 e. 內容:我昨天做了什麼來達成Sprint goal?我今天要做什麼達成Sprint goal?我遇到什麼阻礙我完成Sprint goal?

Step.7 檢視Jira的Burndown chart(燃盡圖),它顯示在這個Sprint中實際與預估被逐漸完成的工作量,且即時更新

Step.8 召開Sprint review會議 a. 打開Jira的Scrum board,以便每位成員可以看到他們進行的項目 b. 參與者:開發人員、Scrum Master、Product Owner(產品負責人) c. 時間:通常在這個Sprint的最後一天 d. 目的:確認是否完成這個Sprint的目標,並調整Product backlog

Step.9 舉行Sprint retrospective(Sprint回顧會議) a. 可用Miro或Confluence軟體輔助 b. 參與者:開發人員、Scrum Master、Product Owner(選擇性參加) c. 時間:Sprint結束時 d. 目的:回顧這個Sprint的過程,以改善流程、工具和團隊互動等方面問題。得出的改進項目通常會加到下一個Sprint的Backlog

Step.10 在Jira中把這個Sprint設定為Complete sprint(完成)

Step.11 當第一個Sprint結束後,就從第二步驟開始重複往下執行,開始第二個Sprint……以此類推

看完上述介紹以及教學後,學會如何用Jira建立一個Scrum專案了嗎?為什麼推薦你用Jira來跑敏捷呢?三個原因: 1. 協助企業敏捷實踐最佳化 ‧專為敏捷實踐打造的各項功能,例如:Sprint、Backlog、Story points……等。 ‧透過代理商鈦坦科技的實務經驗,後續可協助企業快速上手軟體投入應用。 2. 規劃、追蹤各待辦事項與軟體版本發布,並與產品發展價值緊密連結 ‧建立User story及Task,規劃Sprint並跨團隊協作。 ‧多種報表全面掌握狀況,以便以整體為考量地排定與討論優先順序。 ‧確保軟體版本資訊為最新狀態,能以高度信心進行發布。 3. 自動化與第三方工具整合提高工作效率 ‧內建許多現成的自動化規則模版,並能以圖形化介面進行輕鬆編輯。 ‧可將你的第三方工具無縫連接至Jira,結合成大規模自動化,讓團隊專注於更有價值的任務。 在疫情衝擊之下,我們不得不打破舊有方式,並學習新的工作模式,遠距工作已成為生活中的新常態,但也因為疫情,企業藉由導入新的科技工具,將各地工作的夥伴們彼此重新連結,持續維持公司運轉的效能。透過這次機會將企業的管理、行銷、業務、客戶服務、人資、IT等各部門之間的流程、文件電子化,讓不同單位之間可以更有效率地相互合作,如此一來也將危機變成了轉機。

掌握高效率 超好用的專案工具

網路上琳瑯滿目的個人工具比比皆是,每個人都可以洋洋灑灑地推薦他認為好用的,但是,要找到一個適合組織不同類型專案、不同成員使用,並且能...
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新加坡商鈦坦科技
總部位於新加坡的軟體開發公司,在快速變動的軟體產業下,全面導入敏捷開發,同時採用敏捷管理,崇尚「Low tech High touch 低科技高感觸」的面對面工作模式,然因環境快速的變動,開始打造遠距工作模式,成為Jira使用者並加入代理商行列,以自身實戰經驗,提供企業全方位的敏捷思維與工具,我們擁抱改變,並隨機應變!
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