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OKR與AGILE如何強強聯手
2021/10/1 作家:蘇書平, CSM
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作者/蘇書平, CSM

當今動盪、不確定、複雜和模棱兩可的(VUCA)世界中,領導者必須重新適應並應對不斷變化環境所帶來的挑戰。

Volatile多變性
市場與商業環境變化快速,造成計畫常常趕不上變化。全球化以及科技、社會、經濟、政治、環境之間的交叉影響,讓員工能力跟不上時代變化。

Uncertain不確定
非預期的災難頻率增加,像這次的疫情衝擊就是一個例子。競爭不再是來自同樣產業的對手,組織常改組與成員流動率變快,都讓未來的不確定變高。

Complex複雜性
商業內外變因與條件更複雜,讓需求常常發生改變。

Ambiguous模糊性
事件因果的關係不易區分與判斷,造成組織更難找到根本原因是什麼?

很明顯,讓我們感到舒服與傳統的領導模式,在這種不斷變化的環境中是起不了作用。如果這個世界持續發生變化,那我們就必須對這些新條件與新常態做出回應,以及身份與角色的轉變。在VUCA世界中,很容易被日常問題壓得喘不過氣來,以至忽略了未來。然而,做為敏捷的推動者,你必須能夠從每天帶來的挑戰中退一步評估全局,幫助團隊設想未來的樣子。但這對已經有多年經驗的管理者也不容易,我們很容易因為一點點不確定性的想法,讓自己掉入一種風險厭惡與分析麻痺的窘境。

現在,透過敏捷精神,可以讓我們更願意走出舒適區,並有足夠開放的心胸快速接受新概念。你可以透過以下四個改變,讓組織能夠持續適應,並制定一個滾動式的轉型計畫讓團隊保持進步。

改變一 重新定義組織與人員的互動方式
一個敏捷型的組織,要為團隊提供最大的自主權,讓這些跨職能的團隊,學習如何一起工作並找出大家都感到舒服的「工作模式」與「團隊公約」,讓成員可以表現最真實的樣子勇於表達心中的想法與意見。

在敏捷圈有一個SCARF圍巾模型,說明了五種可以讓人感到安心與受到尊重的心理狀態。

第一個是Status狀態
你是否在團隊能夠感到有影響力或被其他人需要?尤其是一個剛加入團隊的新人,這點特別重要。

第二是Certainly確定性
你是否能夠正確的掌握自己未來會發生什麼事情,並合理的預估未來?我記得我還在當員工的時候,如果公司八卦太多,或組織高層異動過度頻繁,這些不確定性都容易造成員工的焦慮與不安,所以如何讓組織的資訊流通更透明非常重要。

第三是Autonomy自治
你是否可以控制自己的生活與工作?你在團隊的自主有多高?如果一個組織過度的微管理,都會造成員工心理的負面影響。

第四是Relatedness關聯性
你是否覺得自己歸屬在這,信任團隊會照顧你的需求?

第五是Fairness公平性
你是否了解遊戲規則,並給予公平的機會和對待?

改變二 設定清晰的組織目標
能夠定義明確的目標是培養敏捷心態的關鍵,它可以幫團隊創立一個清晰的願景,讓團隊將他們的期望以及如何做出貢獻可視化。在組織最常見到的問題就是,大老闆講不清楚他要得目標是什麼?常常只是一個很模糊的概念,造成底下員工無所適從。未來的領導者,需要高水平的影響力技能以及與不同利益相關者合作的能力。

OKR這個近年常被提到的目標管理工具,剛好就是用來解決這個問題。Objectives(O)就是什麼What,你要完成的關鍵目標是什麼?目標必須是具體且重要的。Key Result(KR)關鍵成果,則是完成目標所需要的How,也就是你的關鍵手段是什麼。

組織領導人必須利用全體會議向全員工解釋,為什麼這個OKR對組織非常重要,一再重複直到你自己也聽膩了。並且定期透過滾動式管理做好目標水平與垂直的校準,讓管理資訊可以更有效的上下流動與平行交換。透過跨部門會議分享OKR的相關資訊,打破部門間各自為政的穀倉效應障礙。也歡迎第一線員工可以在每週回饋適時修改、增添或刪除OKR,因為創新往往源自組織的邊陲而非中心。並為了建立當責文化,組織應建立持續評估與誠實客觀評價的習慣,要從最高層做起,領導人若能公開承認自己的錯誤,員工就更願意承擔改變與創新的風險。

改變三 從敏捷績效管理工具開始
建立透明度是組織分擔與承擔責任的關鍵因素,因為這是一個團隊的努力的結果,隱瞞數據或重要信息其實弊大於利。提供即時績效反饋的數據可以提高團隊士氣,因為資訊的透明度可以建立團隊間的信任,並使協作與討論更容易。當信任建立起來時,員工就更容易對上司產生信任,這也會使得擔任管理團隊角色更容易,因為團隊成員將更加合作。

現在國外開始慢慢吹起Data Ops與Data Agile的新管理風潮,透過數據工程、數據分析與IT運營三個單位的協作,可以讓組織的利害關係人,可以依據可視化的數據儀表板與客戶反饋意見,在每週採取更有意義的行動,快速針對市場做出反應。

改變四 練習持續反饋
雖然很多組織都會導入一些敏捷流程與工具,但有沒有改變工作方法才是核心要點。敏捷思維是由許多不同的價值觀、實踐和原則組成。並透過不斷的發展與進化,慢慢影響組織文化與員工行為。在穩定的環境中,我們可以依靠過去的經驗以及固定的計畫來做,但現在我們必須將思維轉變為隨時進入準備的心理狀態。

引領改變關乎人,而不僅僅是流程,我們要更關注的是變革領導力。成功的敏捷領導者從不認為他們有所有的答案,他們會在整個變化的過程中,提出了很多問題並不斷進行調整。現在就讓我們一起啟動敏捷,幫團隊配備新的技能與知識,從而幫助你的組織成功駕馭變革。

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蘇書平, CSM
蘇書平先生是先行智庫/為你而讀執行長,曾任Microsoft和VMware資深業務經理和技術顧問,歷練Sales、PM、Pre-Sales、專案及技術開發不同部門主管,同時擁有多張ATD相關教學認證,並著有《我在微軟學到的模組簡報技術》一書。
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