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善用專案管理,在WFH 時期規劃業務
2021/10/1 作家:李建勳
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作者/李建勳

冠狀病毒(COVID-19)持續延燒全球甚至全台,病毒甚至產生了變化,而台灣在5月時開始了第三級防疫措施,雖在人民自主防疫下將疫情控制住,回不去的疫情世代下的工作模式將演化而生。

目前工作模式不外乎居家辦公和遠距分流,這種不需待在同一個場域,只需要善用數位工具操作即可產生產值的上班模式我們稱為WFH(Work from home),這樣的居家上班模式和進到公司上班完全是截然不同的型態,不只上班間變長,工作上也沒有人時刻緊盯你進度,只能求自律,甚至還需再額外打造一個工作空間,方便資料彙整和不被家人打擾,相信不少WFH的朋友,都為這些事務而煩惱。

但我認為最大的隱憂來自於,業務的拓展和連繫。過往在公司可以統一用公司電話或會議室開會,當一切都改變後,你的聯絡電話將變成私人,不只個人花費提高,更有可能因門號非企業號而產生打通了電話卻無人接的窘境,其次你與廠商或同事開會,只能在冷冰冰的螢幕上溝通,只要對方沒有開啟鏡頭,就無法看到對方的畫面,也不知道對方是否有專注於你的談話過程,而無法從肢體語言或表情下手。

那遇到這樣的情況該怎麼規劃你的業務呢?以下內容提供給正在閱讀或煩惱WFH下的讀者。若我們要從專案管理執行下手,首先,你必須先認清專案管理對你的幫助是什麼?廣義來說專案管理是幫助團隊在專案中組織、追蹤並執行工作。讀者可將專案想像為某種為完成特定目標而進行的一組任務。專案管理可以幫助您的團隊規劃、管理並執行工作,過程中也需要藉助專案管理工具,讓在同一個地點工作或異地辦公的團隊成員,可以追蹤彼此的進度和回饋,進而成功達到專案目標並交付具商業價值的產品或服務,

當你清楚專案管理對你的幫助後,接下來就是開始進行WFH的專案管理規劃
1. 作息的規劃。先將自己當成一個專案個體,藉由時間管理的規劃,讓身體習慣WFH時刻的你設定的上班步驟。
2. 辦公的穿著。雖然居家上班很輕鬆,但人是習慣性的動物,上班就要有上班的模樣,建議上班時間,穿著原本上班時期的服飾,這可約束你對工作時的專心。
3. 辦公的範圍。創造一個居家辦公的範圍,這範圍內盡可能只有工作所需的東西,私人物品暫時不放入,這是為了讓你產生工作氛圍。
4. 工作的工具。當你身體和思維清楚習慣WFH帶來的習慣後,此時找尋可以專案協作的數位工具,定期上傳和定期團隊討論,藉此讓你保持與人互動的感覺。

當讀者可認同以上四點,接下來就是藉由數位工具進行對外的業務拓展

1.找尋專家和意見領袖出沒的社群,然後每日定時定量於該社群中,找尋可合作的對象或保持市場資訊的敏感度。

2.藉由通訊工具,釋放的傳訊保持客戶間的熟悉和活耀度,由於疫情關係,未必只傳工作上的訊息,一些正確的防疫資訊也是一種聯繫業務的方法。

3.給自己一個學習的進度表,尤其是數位專業領域更要花時間去深造,從第一、二點所說,也是一種學習數位專業的初階方法,當明瞭後,你的職場競爭力勢必有不一樣的突破。

4.最後,從每一週來檢視每一天每一個小時的自我規劃,是不是依照你的自律規劃前進,若規劃有誤差,隨時調整值到你設定的WFH方法提高你的業務,或更自律約束的隨時可產生工作產能為止。

WFH並不會消磨你得專業,更不會產生市場與你的落差,在數位時代的疫情時刻,藉由專案管理的方式,將自己設定為一個大專案。當讀者願意嘗試以上所說,筆者相信,不管是WFH還是當一個遠距工作者,你將迎刃而解任何的問題,因為你將清楚知道專案管理最基礎的概論:「定義問題、規劃階段、執行、監控成效、結束。」

綠專案X運作X成功關鍵

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李建勳
大管仲策略顧問執行長與多家企業營銷執行顧問,持有中國高級項目數據分析師和PMP®證照,曾任工研院特聘研究專家與上市櫃公司高階主管,專精營運行銷企業營收提升,實際執行多家數位產業與零售團隊轉型,國內極少數媒體、數位、產、官、學五棲的數位轉型專家,目前活躍於於全球華人市場,曾協助過千人以上大型企業與不足十人小型企業品牌經營規劃執行,對於行銷策略有自己一套觀點,曾被媒體封為「全方位行銷鬼才」稱號。
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