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掌舵與划槳,領航共好團隊
2021/12/1 作家:張宏裕
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作者/張宏裕

團隊(Team)是一群具有不同技能的人,工作互相依存,認同價值觀與目標,扮演好自己角色,彼此分工合作,共同承擔責任。專案團隊依其PCTS(績效、預算、時間、範疇)的任務導向,可概分為:新產品(商務)開發、危機管理、品質改善、問題解決、標竿學習團隊等。

多年前我擔任業務處長,帶領團隊約六十餘人,轄下八個經、副理級主管。團隊成立之初,成員來自不同產業背景,我親自招募面談,務必要找「對」的人上車,因為「流水清濁,在於源頭」。這關乎專案團隊致勝的執行力:對的人、對的策略、對的流程。

我們團隊經歷四個發展時期:形成期、風暴期、規範期、績效期。從成員剛加入團隊的興奮、喜悅與羞赧(形成期),到彼此較勁爭取客戶、業績的衝突與誤會(風暴期),進而遵守團隊規範、建立信任、認同核心價值(規範期),終能發揮合作精神,凝聚士氣,達成任務目標(績效期)。在備嚐酸甜苦辣的革命情感中,領略「共好團隊」。本文將以三個面向,打造共好團隊 :
1. John Adair的「以行動為中心的領導模式」
2. Robert S. Kaplan & David P. Norton「平衡計分卡」架構,勾勒團隊藍圖
3. Kenneth Hartley Blanchard 高績效團隊PERFORM 的七個特徵

一、以行動為中心的領導模式—共好團隊
John Adair提出「以行動為中心的領導模式」(Action-centered leadership),三個要素(如圖):完成任務、發展個人、建立團隊。任二者之間的雙箭頭,含示相互影響的關聯性。
1. 完成任務(Achieve task)
以專案任務目標為導向,先擬定計畫,並給予成員訓練與激勵;成員承諾任務、勇於當責,表現高昂成就動機。
2. 發展個人(Develop individual)
團隊必須尋找「對」的人上車,意謂具備核心能力與經驗;成員在貢獻能力、展現個人價值之餘,也能找到意義、歸屬與滿足感。
3. 建立團隊(Build team)
專案團隊運作:接受中給予,給予中接受;彼此激勵、齊心協力。不斷提升團隊整體素質:生產力與士氣,邁向目標,圓滿夢想。

二、參照「平衡計分卡」架構,勾勒團隊的清晰藍圖
確立團隊願景(或目標)下,可依照「平衡計分卡」(Balanced Scorecard)四個構面,勾勒團隊清晰藍圖。茲以產品行銷(Product Marketing)團隊為例:
1. 願景目標:團隊追求的境界,質化或量化指標。如:超越顧客期待、客戶……等
2. 財務構面:行銷業務單位追求「收益利潤目標」,後勤單位則追求「生產力」
3. 客戶構面:策略戰術、提供的價值、採取的行動。若是內勤單位,可將「客戶」替換為「公司相關部門」
4. 工作流程構面:規範、表單、SOP、工作與資源的分配、績效制度等
5. 學習與成長構面:知識平台、技術能力、資訊分享、工作動機、團隊合作等。

逐步檢視四個構面的衡量指標,可以發現團隊問題所在。例如:如果「財務構面」利潤未能達標,或許是「客戶構面」的價格策略與經銷商布建失準,也可能是「流程構面」的CRM訪談紀錄未能詳實紀載;以及「學習成長構面」的教育訓練不足所致。

在使用「平衡計分卡」勾勒團隊藍圖時,可在這五個要素中設定KPI(Key Performance indicator)關鍵績效指標。關鍵績效指標的制定,通常基於團隊願景、階段性目標、價值觀、關鍵結果領域、工作規劃、成員發展等方面來制定。

我們可以從定量化、定性化(質化)和滿意度三方面去評估。

三、共好團隊—高績效PERFORM特徵
許多出類拔萃的團隊,展現驚人的創意和執行力,歸結其主要特徵:
● 有一致的目標及價值觀
● 發展成員需要的技能,提升自我價值
● 適度的建設性的衝突,促進人際溝通
● 因材施教的團隊領導風格
● 善用有限資源,創造出最佳績效
● 彼此真誠肯定,讚賞與激勵
● 團隊合作精神,凝聚高昂士氣

這也是美國學者 Ken Blanchard 提出高績效團隊。

套用專案團隊運作,分別闡釋如下:
P(Purpose and Values):共享目標和價值觀
「目標」是有底線的夢想。在校準明確目標下,透過人、策略與流程的行動方案,群策群力。專案成員相聚在一起是緣分,團隊規範與價值觀要先說清楚、講明白。例如:某團隊的價值觀是「贏得信賴是一種責任與榮譽;雅納批評是一種智慧與勇氣」。此外可訂定:作業活動配合的方式、守時的紀律、報表的產出、開會的準則、績效的追蹤等規範,讓大家減少誤解,樂於遵守。
E(Empowerment):賦能授權標
營造充滿活力、企圖心強的團隊,賦能授權是最好的催化劑。賦能是讓成員具備專案任務的核心能力,有三種能力要均衡:專業能力、學習能力、執行能力。授權則需考慮成員的能力與投入度,水準到位,成員心甘樂意的承擔任務與使命。
R(Relationships & Communication):人際關係和溝通
塑造說「真心話」的環境,成員願意敞開心扉,坦誠溝通。有良好協商制度,鼓勵創造性的衝突,暢所欲言的溝通;也重視禮貌與倫理,能夠彼此尊重、關心、信任人。此外懂得感恩,感謝成員與客戶的回饋讚美。大家互相寫下感謝心情的感恩小卡片。
F(Flexibility):彈性領導
團隊領導者扮演「領頭雁」,從「制高點思維」看事情。依據團隊「生產力與士氣」的發展變化,彈性調整不同領導風格:告知、推銷、參與、授權式。溝通協調,並能適當授權,輪流執事,人人學習做領導者,共享領導。
O(Optimal Productivity):最佳生產力
有效分辨工作輕重緩急,不會瞎忙一場。例如:分享Lean、Agile、Scrum、KANBAN視覺化工作流程等新思維與做法。不斷鼓勵創新,營造積極辯論的氣氛,開一個高效會議,有助於共識的形成。
R(Recognition and Appreciation):肯定和讚美
成員樂於助人,不吝於適時讚美、肯定他人的成就。對於挫折能虛心受教,不會互相指責,隨意歸咎他人。在專案執行中培養革命情感,提升團隊成員水平。就像群雁飛翔時,後面的雁鳥利用叫聲鼓勵前面同伴,保持整體的速度,繼續前行。
M(Morale):高昂士氣
「沒有人是一座孤島」,首先,認同團隊的價值觀,才能激起強烈歸屬感;其次,透過晨會與讀書會,分享成功與失敗經驗,滿足個人的學習與成長;最後,共享成功的喜悅,建立榮辱與共的當責(Accountability)文化。

Build Team 建立高績效團隊

本期的封面故事包含了6個團隊管理心法,及獨家收錄第七版與六版的差異及第七版深度剖析,將為讀者揭開專案管理嶄新的面紗。除此之外,由PM...
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張宏裕
當責培訓推薦講師。講授「當責與共好」、「故事巧實力」等培訓,超過百餘場,擅長運用故事促動人心。現任『故事方舟文創工坊』主持人。著作:《共好,從當責開始》、《行銷,說出故事力》、《會說故事的巧實力!》、《吆喝—營銷就是會講故事》。曾主持《今夜,我們來說故事》、《亮點一二三讀書會》廣播節目。
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