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敏捷團隊走出困境的途徑與技巧
2022/2/1 作家:專案經理雜誌
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文化是轉型最大阻礙
在擔任過許多大公司顧問的張昀煒舉了個常見的例子和大家分享所謂的文化阻礙 : 「這是大家在工作時都會遇到的,當你今天和同事閒聊時提議要不要試看看敏捷或是要不要嘗試看看用看板(kanban),這時同事大多會告訴你,老闆一定不會答應的。」沒錯,這看似在平常不過的同事之間閒聊,但其實隱藏了一個很嚴重的問題,這意味著你所待的組織裡面已經有既定的對某些事情的想法或是方法,才會在你們都沒有認真討論過事情的可行性,就這麼直接的論斷這件事情的不可行。對於正準備或是正在轉型的組織來說,公司文化和敏捷思維的對齊是最難也是最重要的事,也就是說如何站在別人的位置上看東西,國外有一句話叫做穿著別人的鞋子走路,是指能夠將心比心、設身處地了解他人的想法與感受。

不思考是最大的挑戰
張昀煒接著分享:「在我過去的經驗裡,組織裡面比較常會遇到的兩個最大的挑戰,一個是跟耳朵有關,一個跟嘴巴有關。跟耳朵有關的是,我們都太習慣照著指令行事,而不思考其中原因,在臺灣多半的企業都去遇到這種問題。另外一個是當你有問題的時候,你不願意去說出來。」大家可以回想,從小到大在學校上任何的課程,或是參加外面的演講,講師都會問說大家有沒有問題,你會看到台下都是寂靜無聲的,沒有人會去問問題。這是在臺灣社會,往往會遇到的問題,也稱為冰凍三尺,不是一日之寒所造成的。我們只聽且選擇性的聆聽,我們聽到的我們也不說出來,所以對話無法產生,如此一來,我們對事實沒辦法有共同的理解,那我們在做很多事情都是徒勞無功的。

不改變來自於舒適圈
在組織敏捷化的過程中,影響最甚的是文化,再來就是高階主管,要如何讓高階主管們支持是最難的。張昀煒說道 : 「小時候我們會走路是來自於我們不斷的跌倒,跌倒之後就不斷的再站起來,然後再去探尋不同的方式試著往前進,直到可以站得很穩。相同的,高階主管他們需要能夠看見這個東西的好處,或者是看見這個東西的的樣貌是什麼,當他們有機會能夠在跟其他的敏捷團隊上看到能不一樣的樣貌的時候,它們反而會主動來詢問他們是怎麼辦到的?」唯有如此才會產生交流和對話,至少大家會有共同理解,對話也才有繼續下去的意義。甚至高階主管會認為,如果還不瞭解敏捷,會不會被時代所淘汰?

所以其實大家也不需要糾結為什麼高階主管或是資深員工抗拒改變、不接受敏捷思維,因為沒有跌倒就沒有學習,所以這些大家不願意改變來自於一個很舒適的環境,加上敏捷強調沒有階級之分,所以導入敏捷後,組織一定會有些調動,這對他們來說其實是一個危機的。所以大家能做的就是想辦法邀請他們去嘗試,而張昀煒認為社群是一個很好的場域,因為社群就是一個平台,不管你是總經理或是一個工程師,大家都是一起在這個地方,可以在這邊一起對話、耳濡目染,此時抗拒的人們就會在無形中去獲得新的觀念,而且是由別人來告訴他,不是以你這個對立面來去告訴她,因為你們在公司或許是競爭關係。

那麼在敏捷的環境裡面主管要做什麼事情呢?大家可以想像一個布偶的手腳都有線綁著,然後操控布偶的人,控制他的手腳前進或是後退,這是一般的組織環境,主管授權程度低,習慣告訴下屬什麼該做,什麼不該做。但是在敏捷的環境裡面,主管的手勢他是反過來的,他去支援團隊,團隊在主管的支持之下往前進,當他們沒有力氣,給予一些鼓勵與能量,然後讓他們再去發揮,激發他們的潛能。

停頓下來看清楚方向
團隊發展過程中一帆風順是不可能存在的,一定會很多的考驗跟石頭。當團隊碰到這樣不順暢的時候,就需要提振團隊士氣。張昀煒分享了個小訣竅—「停頓」,大多數的人在遇到問題,會一直想要積極的去溝通去解決,但這樣反而會變成大家情緒更緊張,氣氛更不好。因此,張昀煒也提醒大家可以善用敏捷回顧會議,這是一個很適合團隊稍作停頓的地方,互相討論團隊看見了什麼、感受了什麼、發生了什麼事。張昀煒也分享了他引導團隊都會使用的ORID焦點討論法,特別是「Reflective」:重視內在感受、反應。因為普遍我們在公司上可能不會把這些感受和情緒表現出來,因為這叫做專業。但是在敏捷上或者是我們在對話上,我們反而希望你能夠勇於把你的情緒講出來,因為一定有發生什麼事情導致你有這樣子的感受,當你這樣持續引導下去,這往往就是解開謎團的一個很重要的資源。

行動影響未來 敏捷的下一站
在2021年的11月4日到6日,為期三天的台灣敏捷大會(Regional Scrum Gathering),600人次參與,由台灣敏捷協會(ACT)主辦,此次活動勘成台灣敏捷的一大邁進,而身為台灣敏捷協會的張昀煒對於台灣敏捷有相當大的影響力與貢獻,在敏捷圈非常活躍的他,也針對台灣敏捷的未來給了一些不一樣的看法,張昀煒說 : 「老實說我認為敏捷其實沒有下一站,我有一句話叫做萬物皆敏捷。敏捷又稱為Agile,我是覺得這名字取得很好,因為他其實是偏中性的名詞,沒有灌輸給予它特殊的意義在,然後有點抽象,我就能夠疊加著很多的東西在裡面,只要符合這樣子的精神,所以我們可以不斷在上面疊加很多的內涵或是很多的實踐經驗在裡面,然而Agile之所以美麗是它隨著文化、環境、國家的不同,而有不同的意思。」期待能繼續擴大影響圈,把敏捷推廣出去。

獎出2022專案新趨勢

本次雜誌以2021年度專案管理大獎實務文章為主軸,為讀者報導2021年最具代表性的得獎成果,除了彰顯與鼓勵得獎企業、專案經理和團隊成...
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