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睿峯經營管理顧問有限公司 導入敏捷 有助層級溝通
2022/2/1 作家:專案經理雜誌
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面對政府機關的委託案,在計畫招標初期,其需求常常是模糊的,即便各專案都有先行經過最有利標的審查,但在得標後,需求因不同時間或是因政策而異動也會是常事。此外政府機關是有層級的,常常初期討論時是主辦科,但討論出方案後,還需要上呈給各層長官拍板,因此在不同層級的考量下,計畫有所異動也是常事。
預測式的專案管理手法,不足以因應這樣的產業型態,因此,本公司開始導入敏捷式專案管理。


公司名稱:
睿峯經營管理顧問有限公司

公司簡介:
本公司之專業較廣,包括水土保持、專案管理、企業管理、策略管理運用、無形資產鑒價、資訊技術、農村營造規劃等。多年承接政府計畫之經驗,憑藉各項專業導入,參與輔導社區推動農村再生跨域合作計畫、青年輔導、農村規劃與培訓等,頗受好評。
本公司已匯集多年承接政府機關計畫之經驗,以政府採購法,以及審計需求,輔導機關層級文件,重新設計適合機關之專案管理工具,並已設計為電腦線上系統,形成公司新的專業服務項目。

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睿峯經營管理顧問有限公司,雖然只是一個10多人的小公司,但是公司所有同仁整體學習意願極強,持續成長量能極大,內部管理機制完備,專案管理制度更為先進,整體而言,並不輸給任何大型管理顧問公司。

所承接之業務,從中央到地方政府都有,而且都是屬於建立制度,輔導管理,或是政策推動之重要專案。政府機關為了穩建推動重大政策,需要綜合能力及配合度具佳的組織來推動這些專案,一般而言,需要大型管顧公司,或是大學等學術機構才有能力承接。但本公司因為具有強大的應變及成長能力,以及在過往相關計畫的表現,在無數次的服務建議書評選中,與大型公司或大學競爭後,脫穎而出。

本公司在專案管理制度上的落實,以及將專案管理手法系統化後,落實於實際運用,並不斷使用及測試各種可用之工具及技術,淘汱或調整不適用的部分,專案執行及管理能力,年年均有長足之成長,此應為本公司可榮獲此一獎項之最大原因。

在專案管理成熟之前,執行專案管理時,在各方面都存在著掌握不到的狀況,在經費上也無法得到即時性的人力成本、執行成本等資訊;在工作期程上,因為互相之間溝通不足,且沒有工作拆解及排程能力,除了沒辦法有效判斷工作之優先順序,也常常有以為能如期完成的工作,常常有逾期的情形。事實上,在實際導入專案管理後,我們發現如果確實拆解工作,就會發現有很多工作,在以為的工作時程下是無法完成的;在人力資源上,因為掌握不到同仁的工作狀況,除了沒辦法合理分配工作,造成勞逸不均的問題,也無法讓同仁之間有效支援。

在歷經數年的混亂及負成長的階段中,本公司執行長而投入學習專案管理,將專案管理的知識體係帶入公司,並在公司內與同仁溝通以及進行培訓,陸續將學到的專案管理方法落實運用,並逐步修正調整,使學習到的方法,可以真正適合公司使用。

在本公司尚未導入敏捷管理手法前,本公司使用的是PMP的管理方法,經過大約1~2年的運用,我們發現並不能將整個PMP知識體系中的所有工具、技術、方法等都直接運用,因為每個專案都有不同規模,專案經理需要靈活調整後使用,要不然,只會被龐大的文件拖垮。在使用PMP的時期,發現預測式的管理手法,非常不適用於與政府機關的合作,因為,常常花時間所做的文件,最後因為頻繁的變更,而無法落實使用,時間都浪費掉了,對公司同仁的士氣也是一種打擊。

在接觸敏捷管理後,我們發現靈活的敏捷管理手法,以及強調擁抱變更的核心價值,無疑是用來面對政府機關最有利的管理方式,而且,因為敏捷操作過程有大量的溝通,有利於在公司內部導入資訊透明化之文化,公司更將專案執行過程相關資訊,透過自行研發之系統,以儀錶板方式揭露給同仁知情,因此,也能讓每一位同仁充分了解專案狀況,能更有效地控管專案,也讓同仁的時間間隙顯露出來,讓彼此間的合作更加有效率,使得公司在沒有增加人力的情況下,能營運更高的營業額,又可以不影響同仁的正常生活。

對本公司而言,專案管理機制的成熟,代表著同仁間可以緊密配合,也代表著公司資源的合理運用,更代表著公司可以在比同業更正常的上下班狀況下,能執行超過同業的業務,而且品質更好。

對於目前有和我們以前一樣困擾的公司,應該要盡快導入專案管理,因為所有的專案管理方法,都需要經過「學習」、「導入」、「實用」、「修正」之過程,因此,面對專案時,最好盡早學習專案管理手法,尤其是PMP,現在已經算是必備技能了,愈早學,愈早實用,然後愈早驗證,也就能愈早修正,真正成為一個組織的資產。

有幸於早期就接觸專案管理,並在早期就開始導入部分管理方法及技術,在實際使用過程中意識到這個狀況,所以,十年來幾乎每一年都有自我調整、精進的項目,再加上不斷地學習成長,此為本公司在業界能成為標竿的原因。

此次獲得標竿企業獎,對本公司在專案管理能力上無疑是一個肯定,但是,此次仍然有遺憾,就是只入選了優選,這也表示本公司的專案管理上,仍有一定的改進空間。此次得獎,本公司依然欣喜,除了這是一份認可及榮耀外,也表示公司的管理機制在後續調整修正後,公司還會有另一階段的成長。

結語
我們不斷試用預測式專案管理以及敏捷管理手法互相搭配使用,透過近年來在實際專案上運用及修正,目前已就經驗上實用之手法完成線上管理系統,也完成了公司的人員訓練,但部分人機界面,以及頁面之布置,仍然需要再持續優化。

預計於2022年起,將系統租用給需要使用的人,也將開辦敏捷管理與系統之配套教育訓練。此除了可以在台灣推廣敏捷管理外,也透過系統租用,一方面增加公司收益,另一方面依租用者不同的狀況,持續優化或新增需要之功能。

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