文／林汶因, PMP

依據國際專案管理學會（以下簡稱PMI）表示，自1987年以來，所出版的歷代《PMBOK® Guide》，所代表的皆是以過程為基礎的管理標準。但隨著科技、商業模式及專案環境的演變，PMI意識到「以過程為基礎的管理標準雖具規範性，但已無法有效回應當前的專案環境。」PMI在蒐集與審視來自不同國家、產業、背景及角色的從業人員之回饋與建議後，一致認同新版《PMBOK® Guide》將轉換為以原則為基礎的管理標準，這些原則得以反映從預測式到調適性，以及介於兩者之間的混合式專案在整個價值交付環境中的有效管理手法。文章封面圖為第六版與第七版之比較。此舉看似是前所未有的重大改變，但有趣的是，據PMI調查，多數的專案從業人員表示「新版《PMBOK® Guide》並不會與舊版出現不一致或衝突之處，反而是相輔相成，且更加地全面性與系統化。」

12項原則對於專案管理標準的重要性與關聯
12項專案管理原則將《PMI道德與專業行為準則》的4項價值觀（責任、尊重、公平與誠實）之精神融入其中。這12項原則並非法條，而是可做為對於策略、標準、方法論、決策制定或問題解決的指導方針，進而引導專案從業人員的行為。12項專案管理原則如下：

一、成為勤奮、謙恭及關懷他人的總管
總管精神包括：正直、關懷、誠信及合規。總管會以身作則，體現組織所期望的價值觀與行為。總管會尊重團隊成員的參與、勤於監督專案的財務與其他資源、維護利害關係人的關係，以及關懷環境與天然資源的永續性。總管還具備值得信賴的領導力，以維持組織的長期價值，並致力於讓專案與組織的目標、策略及願景保持一致。

二、 打造協同合作的專案團隊環境
此原則的實施取決於多項因素，如：團隊協議、組織結構及過程。透過打造一個具有包容性與協同合作的環境，可促使：個人與團隊的學習與發展、專業知識與技能的交流、與組織文化及指導方針保持一致、創造更好的專案成果，並能以更有效率的方式實現共同目標。

三、與利害關係人有效地互動
利害關係人可影響專案許多層面，如：範疇、時程、成本、風險、品質、團隊、成果與效益實現等。專案團隊需了解利害關係人的需要、影響、顧慮、權力與利益，且積極主動地與他們保持有效互動，如此才能促使專案成功，提升客戶滿意度。

四、 專注於價值
價值是客戶或最終使用者所獲得的成果，也是專案成功的最終指標。專案團隊需依據商業需要、商業策略及預期效益，持續評估與調整專案的進展與方向，並校準商業目標與組織策略，以期滿足或超出預期價值。如此一來，專案團隊將聚焦於專案願景與預期成果，而非只專注於交付標的。

五、 辨識、評估及回應系統間的交互作用
專案團隊可將專案視為一個擁有自身工作組件的系統，且以整體方式運行。有鑑於此，學習系統思考，才能以全面性的觀點辨識、評估及回應專案內外部的動態環境，進而了解專案的各個組件是如何交互作用與相互依存。系統思考技巧包括：對商業領域展現同理心、尋求外部的審查與建議、挑戰假設，著重於大局的批判性思考，以及積極進行整合管理……等。

六、展現領導行為
有效領導可促使專案成功，並可協助團隊維持一個正直且具調適性的環境。領導力並非專屬於某特定角色，參與專案的所有人員皆可能展現有效領導的特質及風格。有效的領導技巧，如：闡述願景、激勵、指導與輔導、促進決策制定、主動傾聽、自我覺察等，皆可透過學習與練習，進而成為個人資產。

七、依脈絡進行裁適
每個專案都是獨一無二的，即使預期成果相似，但由於專案脈絡，如：組織、客戶、團隊成員、利害關係人、溝通管道、資源、環境、治理等都是動態因素，所以專案團隊需依據這些因素的獨特性來裁適達成專案目標與交付價值的最佳方式與手法。

八、將品質融入過程與交付標的
專注於交付標的與過程品質有助於：產出符合驗收準則的交付標的、滿足利害關係人期望、擁有更高的生產力、提供及時或快速的交付，以及定期進行持續改善的過程。專案團隊可透過測試或檢驗來確認交付標的之品質，也可藉由審查與稽核來評量專案過程。

九、駕馭複雜性
複雜性可隨時出現在專案的任何時間點，並對專案造成衝擊。常見的複雜性來源包括：人類行為、系統行為、不確定性、模糊性，以及技術創新。專案團隊無法避免複雜性，但可透過修訂活動或過程來應對複雜性所帶來的衝擊。

十、 最佳化風險回應策略
專案團隊需持續地進行風險評估、規劃與回應風險，力求最大化正向風險（機會）的發生機率，並降低負向風險（威脅）的暴露程度。有效且適當的風險回應可以降低專案威脅，且可減少因威脅所導致的議題。

十一、 擁抱調適性與韌性
協助專案團隊建立調適性與韌性，有助於讓他們能快速應對複雜多變的專案狀態、提升承受衝擊的能力，並能從挫折或失敗中快速復原。支持調適性與韌性的能力包括：持續學習與改善、定期檢視與調整工作、建立小規模的雛形或測試，以及開放的組織對話等。

十二、推動變革以達成預期的未來狀態
組織變革可來自於組織內部，如：需要一種新能力，也可來自組織外部，如：產業環境變遷。組織變革與專案變更並不相同，組織變革的推動更具挑戰性。推動變革時，專案團隊需保持同理心、提前與利害關係人溝通變革的遠景及目標、協同合作，並與他們一同化解抗拒或變革吸收力的問題。

如何運用8項專案績效領域檢視績效達成率
專案績效領域是一組與有效交付專案成果有關的重要活動。這些績效領域是相互關聯、影響與依存的。8項專案績效領域說明如下：

一、利害關係人績效領域
利害關係人是指可對專案的決策、活動或成果產生影響，或被影響的個人或群體。有效的辨識、理解、分析與排序利害關係人，有助於制定有效的參與策略，進而可以與他們達成有效溝通與協同合作。專案團隊可藉由檢測利害關係人是否：持續地積極參與專案活動、提出大量的變更，或是時常提出議題與挑戰，以了解利害關係人是否真正認同專案目標，滿意並支持專案。

二、團隊績效領域
專案團隊會將技能、知識、工具及技術運用在專案活動的管理與領導上，並負責產出交付標的與成果。此領域可藉由管理、領導、發展、以及文化建立，進而讓一群來自不同背景與經驗的個體逐漸發展成高績效的專案團隊。當專案團隊清楚了解願景與目標、彼此信任、協同合作、且於面臨挑戰時具有韌性，那就是共享自主權的高績效團隊。

三、開發手法與生命週期績效領域
為了建立一個能最佳化專案成果的交付節奏、開發手法及生命週期，專案團隊需先了解這三者之間的關係，如：交付標的之類型與開發手法會影響專案交付的頻率與數量，不同的產品、服務或成果會影響開發手法（預測式、混合式、調適性）的選擇。此績效領域的檢核成果包括：採用適合交付標的之開發手法，以及專案生命週期中的各個階段可將專案從起始連接到結束，且能體現商業價值。

四、 規劃績效領域
規劃活動貫穿整個專案，並與其他各項領域相互影響與整合。規劃的目的是制定一套能建立專案交付標的之方法。開發手法、交付標的、組織需求、市場條件或法規都會影響規劃活動的數量、時機與頻率。專案中常見的規劃活動包括：範疇、時程、預算、資源、溝通、採購、變更、指標與校準。

五、專案工作績效領域
與專案工作有關的活動包括：管理現有的工作、檢查過程是否有效率、讓團隊保持專注、進行有效溝通、促進利害關係人的參與、管理資源、執行與管理採購、監視新工作與變更，以及持續精進與學習……等。專案團隊可透過狀態報告了解專案工作是否有效率、專案過程是否需裁適、資源是否得以有效運用、變更是否處理得宜等績效。

六、交付績效領域
交付績效領域著重於專案交付所需達成的範疇與其品質活動。此績效領域清楚說明如何引出需求、定義範疇及管理品質。此績效領域的成果包括：商業目標得以達成、策略得以推動、專案效益得以實現，以及利害關係人滿意交付標的。

七、衡量績效領域
專案所完成的工作會在
此績效領域進行衡量，以確保這些工作滿足專案所設定的指標或基準。有效的指標需包含以下特性：具體的、有意義的、可實現的、相關的與及時的。常見的衡量類別包括：交付標的之指標、基準績效、商業價值、利害關係人與預測。善用此績效領域，可確實了解專案狀態、及時採取行動，並維持專案績效。

八、不確定性績效領域
此領域探討與風險及不確定性有關的活動。專案本身存在不確定性（如風險）、模糊性、複雜性以及易變性，所以，專案活動無法被精準預測。想成功駕馭不確定性，需從了解專案的運作環境因素，如：經濟、技術、法規、市場、政治等開始著手、主動探索與回應不確定性、預測威脅與機會，並善用機會來改善專案績效與成果。

總結
新版《PMBOK® Guide》除了清楚說明「12項專案管理原則」與「8項專案績效領域」的運用外，還闡述了開發手法與過程裁適的注意事項，並增加了「模型、方法及工件」章節，故此版本不僅加強了可信度與關聯性，更提升了實用性。