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三個管理全球專案的致勝關鍵,瑞典中國文化風情大不同
2022/12/1 作家:簡莘怡
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作者/簡莘怡 (Monica)

作者為長駐英國工作的商業分析師,為位於瑞典總部的知名燕麥奶品牌公司服務,籌劃包括中國區的全球專案,發現很多有趣且重要的面向,在規劃全球專案時不得不知的企業文化差異、民俗風情與處事風格,而這些,正是專案是否能致勝的主要關鍵。

對工作與生活的態度不同
瑞典是世界上眾所周知員工福利最好的國家之一,平均每週上班時數40小時,彈性工時,週五下午四點以後大部分人都已離開辦公室。平日五點後大家也全數離開,有一次跟瑞典同事會議討論超過五點,對方直言說要回家看曲棍球比賽,必須先行離開。這種工作與生活分明的態度跟台灣既有的責任制天壤之別,瑞典同事對於中國常見的「9—9—6」(工作時間為早上九點到晚上九點、一週六天)常規更是感到驚訝萬分。

瑞典高緯度,每年夏天為日照時間最長的精華時段,瑞典人平均的年休為25天,普遍的習慣是在風光明媚的六到八月這段時間內一口氣休五週的假。這段期間也是跟家人相處的好時光,一般人會在鄉村的夏季小屋渡假,或出國旅遊散心。也有很多人結合家長專有的育兒特休假,可以一口氣休到兩個月之久。這樣優渥的假期在其他國家也不是沒有,但是很少有全部的人一整個月都在休假的盛況。更不用說在倡導辛勤工作為主的亞洲國家,中國區的同事直言,中階主管的年休為十天,通常一次請一週的假期為主流,倘若一口氣請兩週的假期,很少老闆會批准,倘若比照瑞典同事一口氣請一個月的假期,公司可能直接讓你不需要回來上班了。這段期間在跨國專案的規劃上也需要多花心思,否則效率大打折扣。

亞洲同事工作上有驚人的彈性
有一回瑞典同事分享他對中國同事在工作時間上的彈性感到驚訝,對方時常在下班時間快速回信、或願意參加在自己下班時間所舉行的全球會議,甚至願意在中國新冠病毒實施的隔離政策下,離家一個月只因為需要去工廠出差一週的時間。當然這也與一般在外商公司工作的亞洲同事都了解,卻仍無法避免需要更有彈性的調整工時以便配合全球專案進行的共識有關,但在規劃全球會議時還是需要換位思考而非將其視為理所當然。

保障家庭與母親的優渥假期
瑞典在對待產假與育兒上也有特殊的見解。除了長達18個月的產假,另外針對父母設有480天的育兒假期。在小孩12歲之前,父母都可以使用這些政府資助的特休假,另外為了保證母親有更平等的工作權,規定父親至少需要使用90天的育兒特休假。在春天還有特別給小孩的運動週,專門讓住在城市裡的小孩有機會到戶外滑雪,秋天也有一週的讀書假,讓小朋友有更多時間讀書,而父母們便理所當然得請了特休陪小孩。這跟台灣以母親為主的產假、育嬰假、父親為輔的設置大不相同。

專案致勝關鍵一
瑞典與台灣和中國國情不同,尤其在中國區公司高速拓張的非常時期,公司所需要的效率與做法跟成熟穩定的瑞典總部有異。在規劃全球專案時,除了尊重與了解彼此的不同之外,也需要提早對專案時程上做規劃,維持一個跨區的團隊休假表,並詳記各區的國定假日,及早規劃將重要的任務在休假前完成,並確保各職務有代理人,以免專案無法如期進行。另外安排全球會議時,也需考量時差選擇合適的會議時間。

跨文化有效溝通學問大
不同於台灣在職場上習慣稱呼對方職稱(如:林經理)而非對方全名,瑞典同事多數不分職級,直接稱呼名字。這種親切不正式的稱法並不表示他們在工作跟生活之間沒有界線,多數的人還是非常注重個人隱私。瑞典教育從小教學生英文,因此瑞典人的英文非常好,在會議中只要有外國人參加,大家都能馬上轉換成英語無縫接軌,溝通上講求開誠布公,有話直說的態度以避免浪費大家寶貴的時間。瑞典人相信在會議每個人有表達意見的權利,而上級長官在會議中不是主導會議決策的人而更是協調各單位都達到共識的人。瑞典人更重視的是有充足的資訊及做明確的分析與規劃,並在各方都達到共識之後才會進行下一步。然而,這也意味著討論的時間較冗長,需要多回合的討論以便達到共識。

執行效率與規劃共識哪個重要?
反觀中國區的同事不見得參與專案的所有同事都能流利地以英語溝通,尤其是在工廠工作的操作員,英語也非工作的需要技能。而能講英語的辦公室同事,不見得在特殊專業領域上有足夠的素養並游刃有餘地為瑞典同事詮釋與協調溝通。加上中國區的職場文化更重視上級長官的意見,會議中領導常被視為決策的關鍵人物,很多時候屬下若沒有被問到意見,多數也不見得會挑戰上級的想法。速度與效率在急速發展的中國被視為比協調各方共識更為重要的一環。因此很多時候瑞典總部對中國區的要求是感覺對方每件事都十萬火急、需要馬上完成,但缺乏全球架構規劃對公司總體無益;而中國區同事總認為瑞典總部處事效率低落、緩不濟急。

專案致勝關鍵二:人才與溝通
確保跨國專案有能夠扮演主要溝通角色的人才很重要。除了語言能力、文化背景,對專業領域的了解也是溝通是否有效的重要條件。有一回,我需要協助瑞典同事與中國同事進行一場會議,中國區同事們對於會議以中英文雙語進行感到又驚又喜,同時也因能夠自由地以中文進行問答,整場會議的互動極好。另外,了解了東西方在溝通問題上的不同之後,也更能針對特別敏感的議題進行會前會,讓同仁們有機會單獨表達各自想法,增加會議決策效率。溝通雖不易,但「持續溝通彼此的需求」能讓總部達到全球規劃的共識亦能同時符合中國區效率的方案,仍然是成功的關鍵。

有趣的觀察:Fika咖啡文化
瑞典人獨有的Fika文化是指一起喝咖啡,吃甜點聊天的休憩時刻。很多公司甚至在早上跟下午有固定的Fika時間,有同事會在辦公室裡吆喝:「Fika Fika」,讓大家一同加入休息聊天,老闆也不會因為你太專注工作錯過Fika對你加分,反而可能造成反社交、缺乏工作規劃的負面效果。瑞典人相信Fika是增加團隊凝聚力、交換工作寶貴訊息的時間。而這些,對提高工作效率、員工身心健康都有正面幫助。這跟台灣大家一起訂購與享用下午茶珍奶或晚上團隊聚餐,也有異曲同工之妙。全球化專案的遠距工作團隊,如何增進團隊互動也是一門大學問。

專案致勝關鍵三:社交與凝聚力
專案初期倘若能有面對面讓全球團隊見面互相了解的機會,將大大奠定將來遠距工作的默契。但在新冠疫情期間,出差限制很大,因此刻意規劃線上Fika時間讓全球團隊有更多社交、了解彼此的機會。有一次,有個瑞典同事想了解中國同事喜好什麼電影,是否可以推薦幾部在Netflix上可以找到的中國電影,才赫然發現中國根本沒有Netflix。

結語
執行全球專案仰賴全球團隊,除了總部的需求,考量各地區的文化、風俗與需求,加上必要的雙語人才,並在工作之餘建立社交管道讓團隊彼此了解互信皆是專案成功的必備條件。

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簡莘怡
從事商業分析、流程改造與專案管理的工作,協助國際品牌規劃進入國際市場時的策略、流程與科技相關準備工作。如果你對商業分析的課程有興趣,可以參考我在「Hahow 好學校」線上課程平台開設的課程:職場人必學的商業分析術。同時歡迎關注臉書的商業分析師筆記。