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敏捷組織新型態—強化組織韌性 跟進市場變化,成為全方位的VUCA人才,你準備好了嗎?
2022/12/1 作家:專案經理雜誌
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文/季平, PMP

調研機構Gartner指出,全球約有87%的組織採用敏捷手法做為軟體開發,更有63%的企業導入敏捷以優化工作流程,希望快速回應客戶及市場需求。當全球產業巨擘如亞馬遜(Amazon)、網飛(Netflix)、谷歌(Google),台灣的國泰金控、遠傳電信……等龍頭企業,甚至美國聯邦調查局(FBI)、英國政府都在運用敏捷手法發揮最大效益,仍置身於敏捷轉型外的企業與職場工作者已經輸在新一輪競賽的起跑點。

新冠肺炎疫情(Covid-19)堪稱2007~2008年全球金融海嘯後衝擊產業最大的一隻黑天鵝。這場世紀災難尚未止息,造成多數產業停頓、被消失,也促使更多企業加速轉型,尤其是數位化轉型與組織轉型,希望從調整組織型態及運作模式中強化組織韌性,跟進市場變化,迎接充滿挑戰的未來。疫情改變了時代,改變了企業思維,也改變人們的工作型態,不少企業加入「敏捷式組織」行列,迎頭趕上多變的VUCA時代,一旦大環境與企業加速變革,職場工作者也不能停留在過去,而是跟上這波敏捷浪潮,想辦法讓自己成為全方位的「VUCA人才」。

從PMI的轉變看企業與人才轉型
VUCA指的是易變性(Volatility)、不確定性(Uncertainty)、複雜性(Complexity)與模糊性(Ambiguity)。隨著網路與AI等數位科技成為全球主流,疫情、俄烏戰爭、停滯性通膨、美國聯準會(Fed)強勢升息……等烏雲罩頂,「VUCA」特質越發明顯,為產業發展、企業或組織運作、專案管理、人才儲備帶來新一波挑戰,敏捷轉型刻不容緩。

1984年推出國際專案管理師認證的國際專案管理學會(Project Management Institute, PMI)早一步看見轉型趨勢,近年來逐步調整認證課程占比較大的傳統瀑布式(Waterfall)專案管理內容,增加敏捷(Agile)與混合(Hybrid)專案管理作法,將原來的「人才金三角(The PMI Talent Triangle)」思維調整為「工作模式(Ways of Working)、商業敏銳度(Business Acumen)、影響力技能(Power Skills)」。

強調專案管理者及職場工作者應該在專業技能外,具備更好的工作敏銳度、做事方式及柔軟性,如此才能協助自己及組織發揮韌性與戰鬥力,在VUCA時代敏捷轉型,不被時代淘汰。

組織如何敏捷起來?從調整架構與思維做起!
值得一提的是,並非只有科技業或數位轉型才與VUCA或敏捷思維有關,除了網路、資通訊……等科技企業,傳產及其他非科技企業也可以導入敏捷作法,成為敏捷式組織。

傳統組織結構習慣由上而下的科層式運作,訊息傳遞與執行多半循此模式,雖然便於管理及貫徹指令,但團隊成員容易流於「一個口令一個動作」,思考與動作習慣侷限於腳下的一畝三分地,但求不出錯,只對分內之事負責,對於組織這艘大船究竟航向何方如瞎子摸象,另一方面,各部門為爭取資源可能相互掣肘,容易降低組織的行動力與靈活性,茶壺內的風暴也可能成為不定時炸彈,為內耗埋下伏筆。所以組織轉型需要從調整架構與思維做起,而「敏捷性」是拉扯組織前行的那隻「看不見的手」。敏捷性指的是企業或組織要有能力快速回應競爭威脅和市場機會,並且在持續變動、未來難以預測的商業競爭環境中持續獲利,才能擁有生存力與續航力,關鍵在於「快速應變」,想在極短時間內做出應變,需要掌握速度、驅動力與核心價值。

組織流程越具有彈性,越可能因應內外部需求快速做出應變,由於組織是由不同大小的團隊「結隊」而行,目標與行動需要獲得團隊支持,才能激發更好的驅動力與合作力,朝同一個方向前進。此外,組織與團隊除了需要明瞭「為何而戰」,也要清楚行動背後的價值與回饋可能為何,越具有激發力的「誘因」越能點燃行動力與鬥志。組織越能快速應變,越能在瞬息萬變的商業環境中,第一時間抓住可能的機會,再透過靈活調整的敏捷性快速擬出適合的策略、營運與執行模式,才能貼緊市場脈動調整呼吸,贏在起跑點,勝在速度,強在靈活性。

掌握變形蟲原則與5個敏捷轉型重點
因為強調快速與靈活,敏捷式組織通常具備因地制宜的「變形蟲」特質:隨時可組建、隨時可解散,甚至隨時可重組,彈性運作,依照專案任務快速整隊,也可以隨時從一個任務編制轉到另一個任務編制。換言之,是以工作或任務為導向,每一位團隊成員都是一枚「活棋」,可以快速調整自己的戰力並融入任務編制。過程中,團隊仍須時刻檢視策略與執行方式的成效是否符合預期,同時蒐集內部利害關係人及外部顧客及市場反饋,隨時進行動態分析、調整各環節,才能澈底發揮敏捷組織的優勢,而機動性與滾動式檢討也符合敏捷快速應變及修正的管理原則,在有限時間內創造最高價值與工作產出。

組織敏捷轉型需掌握以下5個重點:

1. 拋開舊包袱,重組工作模式
科層式的傳統部門制度需要打掉重練,除非必要,應以更具彈性的小規模、短期專案為單位,設定具體的單位目標、KPI或OKR,團隊成員可以橫跨不同職能,來自不同功能部門,透過敏捷手法快速溝通、快速修正及追蹤當日進度,在時間內集中團隊資源,完成最有價值、符合目標的任務。

2. 改變溝通方式,面對面最有效
打破「必要時」召開跨部門會議或專案會議的溝通模式,也要修正透過電子郵件或通話等方式溝通的習慣,團隊成員最好能在同一個空間內工作,面對面溝通及討論,即便是虛擬成員也要儘可能透過視訊等科技提高與團隊成員的互動頻率,才能更好地發揮敏捷團隊的機動性與即戰力。

3. 改變用人策略,留意斜槓人才
多留意跨領域人才或鼓勵內部員工學習自身專業以外的其他職能。敏捷式組織與敏捷式管理方法需要「敏捷性」人才,由於打破建制、跨部門敏捷合作成為組織常態,無法適應前述「面對面工作及溝通」或無法積極學習、不夠「斜槓」、無法強化多元技能的員工恐難適應高彈性、高靈敏性的敏捷組織。

4. 改變領導風格,大象變跳蚤
科層式領導者習慣由上到下布達命令或決策,敏捷式組織與管理風格則是授權各任務團隊更多決策權,以縮短層層上報、蓋橡皮圖章的時間,如此才能加速執行流程。許多傳統企業與組織架構一如笨重的大象,習慣由上而下、必要時橫向溝通的樹枝狀執行方式,敏捷式組織架構反而像跳蚤,因為身體小、不累贅而得以靈活、快速地做出各種反應。大型企業或組織也可以透過前述「變形蟲」策略因地制宜,隨時組建、解散,甚至重組專案小組以提升效率,扁平化組織架構並簡化流程,大象思維也可以秒變跳蚤。

5. 敏捷敏捷,終結無效率!
敏捷式組織的最大特色是靈活、快速調整與應變,如果可以將大象塞進跳蚤的身體裡,大象也可以成為小飛象,而快速的最大好處在於消弭組織運作過程中的各種「無效率」,如:會議無效率、溝通無效率、決策無效率、反饋與調整無效率……等,並以顧客或市場價值為決策主軸,這樣的運作模式可以避免組織無效,也有助組織新陳代謝。

人才如何敏捷起來?掌握PMI「新金三角」原則
當「敏捷式組織」成為主流,人才端也必須跟著敏捷起來,才能卡位成功。掌握PMI「新人才金三角」原則,敏捷式人才需要具備以下8項特質:

1. 自助人助:高度自我管理
很多人在團隊中習慣「被管理」或「被動式管理」,遵守組織規範,消極一點的「不求有功,但求無過」。不過,敏捷式組織下,團隊成員都要有自我管理的能力,甚至需要「主動管理」、向上管理,而不是等待專案負責人蒞臨指導。誠然,組建或帶領團隊的負責人需要為團隊成敗、績效及成員負責,但在過程中,敏捷團隊中的每一位成員都有應該承擔的責任及應達成的任務目標,同時需要主動管理自己、協助隊友朝團隊目標邁進。

2. 斜槓人才:跨領域、跨職能
除了高度自我管理,敏捷型人才也要發揮「敏捷精神」,培養自己成為靈活、反應快速的斜槓人才,跨領域、跨職能,像「變形蟲」一般在任何專案中都能游刃有餘,創造個人及組織價值。雖然團隊成員各有不同的專業職能,但團隊目標一致,成員之間不應侷限於既定功能或角色,而是在團隊互動中相互學習,努力提高個人技能,發揮優勢,同時學習團隊夥伴的不同技能與優點,在不斷磨練、學習與修正中優化自己的專業職能,開發更多職能專長,讓自己成為有價值、可取代性低的敏捷型人才。

3. 團隊精神:溝通磨合求進步
敏捷型組織強調快速與靈活,敏捷型人才也需具備同樣的特質,而確保不出錯,有賴正確溝通。因此,無論扮演何種角色,團隊成員應相互信任和尊重,即便發生不可避免的爭執,也要有能力自行溝通及化解歧見,在不斷磨合中培養團隊默契。敏捷團隊的另一個特色是過程透明化,不論是每天的站立會議、專案進行中的衝刺審查會議(Sprint Review Meeting)及專案結束前的回顧會議(Sprint Retrospective Meeting)或其他溝通方式,都要力求透明化,讓所有成員都知道彼此在做什麼,如果遭遇困難也要即時、快速反應,有助團隊調整執行策略與人力配置,更快達成目標。

4. 越挫越勇:有面對失敗的勇氣
敏捷手法中提到,可以面對快速失敗,但是要將失敗視為經驗及教訓,迅速調整作法,並將其化為新的養分與機會,便於未來縮短學習曲線或推動更好的團隊體驗及客戶體驗。此外,敏捷團隊成員也要具備分擔團隊領導責任的特質,除了自我調整,也要適時協助團隊其他成員排除各種障礙,讓每一次的專案任務順利達成目標。

5. 熱情不滅:5個價值觀持續完善
敏捷團隊成員可以透明化的工作流程掌握專案進度,透過每一次的迭代交付產出,同時透過衝刺審查會議及回顧會議掌握需要改進及調整之處,持續改善,避免重複同樣的錯誤。每一個開始與結束間,敏捷團隊成員都應全力以赴,對工作充滿熱情,並持續在執行過程中尋找創造性的想法以解決各種複雜問題。因為成員間相互支持、協助與鼓勵,無形中落實Scrum的5個價值觀:勇氣、承諾、開放、專注與尊重,形成正向循環。此外,敏捷團隊成員相信團隊的成功勝過個人成就,專案成功是重中之重,在這樣的價值觀下督促自己及協助團隊持續精進。

6. 掌握多元精髓,善用突破性思維
PMI「新人才金三角」中提及工作模式(Ways of Working)的創新,而創新工作模式的先決條件是具備「突破性思維」。思維一旦固化,很容易在遇到問題時「比照辦理」,依賴既有的解決方式而不思進取,終將成為轉型與改革障礙,無法發掘更多創新作為,靈活面對新挑戰。因此,敏捷型人才需要養成突破性思維的習慣,同一個問題找出10種可能的解決方案,再從中篩選最適方案,藉此也可以累積多元的工作模式與經驗,未來遭遇更多問題與挑戰時,這些解決方案都可以成為備選方案。

7. 不是天才,也能培養商業敏銳度
商業敏銳度就是能及早洞察新的市場變化及商業機會,先發制人。很多成功者具有敏銳的商業嗅覺,除了與生俱來的商業天賦及靈敏嗅覺,不是天才的「地才」們也可以透過後天累積與磨練,藉助專業的專案管理軟體或技巧優化專案技能,逐步培養敏銳的商業嗅覺。敏捷型人才除了具備捕捉新商機的敏銳嗅覺,還要能結合組織與團隊條件,選擇對組織或團隊來說最有利的解決方案,並協助制訂專案戰略目標與執行做法。

8. 影響力,領導力的另一種展現
在組織轉型、專案管理、團隊運作中,溝通與協調能力相當重要。不僅管理者需要具備溝通管理能力,敏捷型人才亦然。除了積極主動和表達想法,也要學會做忠實的傾聽者,換位思考,在傾聽過程中適時表達自己的看法與建議。這樣的正向交流除了展現專業能力、減少摩擦與不良溝通造成的成本及損失,還能散發人格魅力、提高影響力,也是領導力的一種展現,無形中使溝通變得更順暢。

敏捷轉型已經成為一種全球運動,而疫情這隻黑天鵝加速了轉型的力道與速度。不過,敏捷轉型或開發不僅是管理手法或工具的改變與應用,應該包含組織文化、管理心態的調整與融合,組織與人才都要同步轉型與改變,否則可能流於形式,徒留敏捷框架,但骨子裡一點都不敏捷。

敏捷組織新型態—強化組織韌性 跟進市場變化

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