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專訪CNS利害關係人 PMI-TW前理事長陳威良
2023/6/1 作家:專案經理雜誌
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文/吳宗洲, PMP、吳昆澤, PMP、吳俊達, PMP、李盈諺, PMP、劉珈伃, PMP、蔡宗儒, PMP、談秉澄, PMP、黎秋苓, PMP、薛宜蓁, PMP

支持與推動CNS 21500與CNS 21502的動力
ISO(International Organization for Standardization,國際標準化組織,簡稱ISO)在2012年發布了第一個專案管理國際標準ISO 21500,而臺灣在2016年發布第一個專案管理國家標準CNS 21500,其中歷經很多單位與團隊的努力。由於臺灣並不是ISO的會員國,所以我們並沒有在第一時間參與這個標準的制定,但在PMI的分會交流活動中,經由南韓分會的分享,發現專案管理不再只是美國PMI所訂的標準,而是像ISO這樣全球公認的國際標準,所以我們更應該加緊追上腳步。

陳威良於2016年初甫接任國際專案管理學會台灣分會理事長後,邀請幾位專案管理先進,包含時任考試院保訓會葉維銓副主委、中華專案管理學會許秀影理事長、國際專案管理學會台灣分會常務理事周龍鴻博士⋯……⋯等,並拜會經濟部標準檢驗局,促成了標準檢驗局專案管理技術子委員會的成立,同時在各方協助下,2016年9月正式發布第一個專案管理國家標準CNS 1500。有了國家標準之後,也期待未來進一步促成相關專案管理的法案或法規。目標不只是產出國家的專案管理標準,而是希望讓這些標準落實到所有的公營與民營組織,讓台灣未來變得更美好,更有希望。

企業導引的方向與目標
CNS 21500最新版是依據2021年發布CNS 21500的第二版,不僅與2012年第一版差了近9年,內容也完全不一樣。第一版是專案管理的指引,而第二版雖然標準編號一樣,但其內容則改為專案、專案集到專案組合管理以及專案治理的整體指引,並對應CNS 21502專案管理、CNS 21503專案集管理、CNS 21504專案組合管理及CNS 21505治理標準,所以CNS 21500橫跨4個不同的標準。

現今多數的企業營運都脫離不了專案型態,因此都用得到專案管理,也會配合策略目標訂定專案組合,或將大型複雜的專案透過專案集來實踐,所以先界定企業管理需求是專案、專案集或是專案組合的面向,再進一步參考CNS 21502、CNS 21503、CNS 21504三份不同的標準,而CNS 21500則是更高層級的文件,如能定位清楚,才能正確實踐。

專案經濟與專案生態
國際專案管理學會近幾年倡導專専案經濟概念,宣導企業要能脫穎而出,就須具備好的專専案能力,因為今日有效率的經濟活動絕大多數都與專案有關。

以往很多企業認為只要努力就能獲得成功,但現在卻發現表面上接了很多案子,獲利卻有限,這是因為過程中做了很多虛工。照理在專案前期,特別是傳統的瀑布式專案,需要花時間做好啟動跟規劃,但實際上卻常看到反其道而行,先想辦法最快拿到合約,等拿到訂單後再克服萬難去解決,導致爆肝加班拚交付,結果仍是客戶不滿意、團隊不高興的局面,惡性循環下形成不健康的專案生態。追根究底,就是因為沒有落實專案管理,也不重視合約精神,所以要先建立共識、專案規範與各項基本規則,以降低模糊空間,並獲得利害關係人的支持才能把專案做好。

對於專案管理轉型的建議
幾乎各行各業的營運活動都有專案,以製造業為例,雖然一般認為生產製造是一種常態運作,但很多企業是少量多樣的接單式生產,或是與客戶協同設計再進行生產,這個過程須跟客戶頻繁地溝通並進行滾動式地調整。或像大型設備的歲修,也是計畫性的作業,需要確保在預先規劃的時間點,有足夠的人、機、料,以便有序地執行維保計畫,而這些都是專案型的活動,自然需要實踐專案管理。

對有意進行專案管理轉型的公司,在企業內部依循CNS框架建立共識後,如要務實地應用,要選擇最適合組織的特性與專案型態進行裁適,以定義適當的流程與方法,轉換成適合公司的專案管理標準。有了概念與標準,再透過資訊系統工具來落實執行面,並不斷因應內在環境與外在場域變化,靈活運用敏捷或混合式逐步完善,以最有效率的方式轉化為自己的實踐。

公部門運用CNS標準
公家機關經常需要執行各種計畫,所以本身就是計畫管理單位,而各類型專案的專業屬性有所不同,如:工程類專案、技術性專案、勞務類專案⋯⋯……等,機關也常委外辦理專案或計畫管理技術服務,但建議主辦機關除了辦理委託服務外,也盡可能訂出共通性的規範,同時藉由專案經理,要求與強化各級承包商的管理能力。尤其在建立共識心態方面與在委外專業分工和專案管理的平衡之間,參考CNS專案管理標準訂出適當的制度跟流程。希望公部門扮演領頭羊的角色,適度將CNS的專案管理要求納入標案規範中,在跨出這一步後,承攬廠商自然會跟進並重視,將來進一步進行推廣並協助企業組織實踐與落實,就會水到渠成。

後續的挑戰跟努力的方向
當初推動專案管理國家標準的動力是為了要跟國際接軌,但畢竟標準僅具參考性,並不具有法律面的強制性,若要落實還是要先由政府帶頭做起,有強大的公權力支持並透過帶頭示範來起作用,自然容易形成共同的習慣。雖然這條路可能還很遠,但這是團隊長久以來的目標,至少現在已經有國家標準,未來再從規範到法規,就更有機會逐步達成。

最後,很歡喜跟志工團隊共事時,一直被志工的全心投入所感動,也一直被團隊鼓勵、激勵,因為大家都希望專案管理更好,也正是有共同的理想和目標,大家齊聚並不分晝夜的投入,心緊密地凝聚在一起。謝謝團隊的鞭策與共好,也因此相信台灣的專案管理一定會更好。

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