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數位時代職場新常態,自己做主!愛上遠距工作!
2023/6/1 作家:專案經理雜誌
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作者/簡莘怡

什麼是遠距工作
遠距工作是指工作者不需親臨公司,而可在遠方進行工作。這種工作方式不需辦公室,而是透過網路和其他數位工具進行溝通和協作。在家工作、遠程教學、遠程醫療、遠程客服、自由職業和跨國企業……等均屬遠距工作範疇。

遠距工作為什麼那麼受歡迎
在COVID-19大流行期間,人們被迫開始接受遠距工作。筆者在倫敦也自此開始了回不去的遠距工作。其次,數位化時代使得具有特定知識的人才能夠從世界各地參與全球項目,這讓許多公司有了更廣泛的尋才範圍。

此外,隨著COVID-19疫情的控制和人們對工作生活平衡的需求日益增加,靈活的工作方式變得越來越普遍。例如:倫敦許多公司為員工提供每月只在辦公室工作兩次或每週在辦公室工作一次的選擇與福利,其餘時間可以在家工作,員工特別喜愛這種工作模式,它不僅提供了更多的靈活性和自由度,節省通勤時間和交通費用,對於那些想要在家陪伴家人或在旅途中同時工作的人來說,這是一種非常吸引人的方式。

遠距工作的誤解
遠距工作是當今趨勢,不過有些人對此仍有疑慮。以下從企業角度探討一些人對遠距工作的誤解:

一、年輕人學不到經驗
一些人認為年輕人在遠距工作中不能得到來自有經驗同事的指導,無法學習到更多經驗。但實際上,通過現代科技,遠距工作已不再是限制交流的阻力。例如:公司可以使用視訊會議和線上聊天室等工具,進行實質交流和知識分享。另外,公司還可以給予員工遠程培訓和指導,使員工可以得到更多的學習和成長機會,加上遠程培訓通常都有錄影功能,員工更能藉此重複觀看,增加學習效率。

二、員工在家工作時可能「偷懶」
另一個誤解是,員工在家工作時,可能會偷懶或不盡職。然而,這種想法也是不正確的。事實上,遠距工作可以提高員工的工作效率和工作滿意度。員工可以更自由地安排自己的時間,並且避免了通勤和其他干擾,從而可以更專注地完成工作任務,而不是被同事的談話或其他噪音打擾。此外,公司也可以使用各種管理工具,衡量員工的工作進度和效率,彈性工時並非衡量員工是否連續上足8小時,而是工作成果是否令人滿意才是最終目標。

三、遠距工作會降低效率
還有一種誤解是,員工在家工作可能會使效率降低。意想不到的是,員工在家工作時,更容易集中注意力。筆者所認識的很多朋友因為遠距工作而發現工時反而變長,他們為了通過在家工作來證明自己的價值,工作時間變長也更有效率。例如:一位軟件開發人員可以通過在家工作,將大量時間花在解決問題上,而不用花費大量時間在社交活動和辦公室噪音中浪費時間。

四、缺乏團隊合作和創新能力
一些人認為在同一個地方工作會更加容易進行專案管理和協調,並有助於團隊的合作和創新。然而,遠距工作團隊可以使用各種數位工具來進行即時通訊、虛擬協作和共享資源。這些工具可以幫助團隊之間進行高效的溝通和協作,使團隊能夠更好地合作,發揮出彼此的優勢,並創造出更多的創新。許多遠距工作團隊使用Slack、Zoom、Google Drive、Trello……等工具來進行即時通訊、遠程協作和資源共享。

筆者平日習慣在實體會議室進行的工作坊也全數搬到線上,透過線上會議,反而更有效率地即時更新與會人員的想法,會議結束的同時,所有文件已經全數更新完成。另一個例子是外商在中國建廠,由於國外工程師無法輕易進入中國,因此建廠的過程中,總部的知識轉移全部以線上進行,一開始有很多需要與當地員工適應與協調的地方,但最終工廠仍然神奇般地完成遠端遙控建立。

遠距工作的優點
遠距工作的確有很多優點,以下舉幾個例子:

一、時間更充裕
例如:不需要花時間在通勤上,能夠更充裕地分配時間,早上多睡一會兒,或者在午休時間跑個腿,父母可以輕鬆接送孩子上學,或在需要時去看醫生,而無需請半天假。

二、舒適的環境
在家工作還可以創造更加舒適的工作環境,不必穿正式服裝,可以隨心所欲地調整工作環境,例如:使用立式桌、雙螢幕、瑜伽球椅子、方便使用且乾淨的洗手間……等,還可以運用時間,例如:一邊洗碗一邊聽不需要互動的會議。

三、更多自由和彈性
對旅行愛好者而言,遠距工作可以同時遊玩和工作,只要有網路跟電腦,到處都可以是辦公室,例如:咖啡廳、公園、海灘……等。

四、服務的公司範圍更有彈性
在工作上你可以與世界各地的人合作,不再受到地理位置的限制。例如:你可以與歐洲的某家公司合作,這家公司可能需要你擁有特定的專業知識,而你恰好擁有這種知識。筆者本人現居台灣,透過遠距工作接案,協助瑞典企業進行全球與亞洲區的專案管理與商業分析。

五、更好的專注度與更少的壓力
有些人在辦公室總是容易分心,但在家裡工作可以更專注於自己的工作。辦公室中經常有許多不必要的社交互動,但在家工作可以讓你更加輕鬆自在,減少了壓力。

遠距工作的缺點和挑戰
遠距工作的確有許多優點,但也有其缺點和挑戰。以下是一些遠距工作的缺點及挑戰:

一、與家人共享空間的挑戰
由於遠距工作的地點是在家中,許多人面臨與家人共享空間的挑戰,尤其是有孩子的家庭。例如:小孩可能會在工作時間進入辦公室或開始哭鬧。為了解決這個問題,可以在辦公室門口貼上「請勿打擾」的提示,並和家人溝通工作時間。如果有孩子需要照顧,可以在工作時間之外專門安排時間來照顧他們或者輪流照顧小孩。

二、工作和生活平衡的挑戰
另一個遠距工作的挑戰是工作和生活平衡之間的分界模糊。由於在家工作,很難將工作和生活分開。這樣可能會導致在工作時間進行家庭事務,或在非工作時間進行工作相關的事情。進而衝擊工作和家庭的平衡,對身心健康造成影響。

為了解決這個問題,可以創建某種儀式感,以幫助自己切換工作和生活模式。例如:起床後更換衣服,避免穿睡衣上班,以區分工作和休閒的時間。另外,設置辦公室的界限,只有在工作時間內進入這個空間,結束工作後就離開,以協助改變思維模式,讓家庭環境更適合休閒和娛樂。

三、社交和資訊共享的挑戰
缺乏與同事的面對面互動,無法像在辦公室那樣與同事實際交流,不僅讓人感到孤獨,也無法在休息時間抽菸或一起小酌時聯絡感情及從中得到一些公司內幕消息。然而,有許多方法可以緩解這種情況。其中一個方法是設置線上喝咖啡的時間,與同事一起線上喝咖啡,並透過視訊會議交流。也可以定期舉行實體聚會,增進同事之間的情誼。如果同事們分布在不同的國家或城市,可以在公司的年度計畫中考慮定期實體聚會。當然,也可以在工作之外尋找其他社交團體,以保持健康的社交生活。

遠距工作已成未來趨勢,雖不是所有職業都可以遠距工作,但的確提供人們更多選擇,雖有挑戰,但只要善用現代科技、制定良好計畫與習慣,便可以讓你的遠距工作之路充滿樂趣和成就感。

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