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「超級敏捷秘書」華麗變身
2024/3/1 作家:專案經理雜誌
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周純如 Chun-Ru, Chou

學歷
美國曼徹普利敦大學EMBA
淡江大學管科所
真理大學宗教所

經歷
1. 捷易通科技JetCom Tech.(股)公司 執行董事
2. 中華民國專業秘書暨行政人員協會 理事長
3. 中華產學職能發展協會 創辦人

敏捷專案代表作名稱
台灣超級敏捷秘書TSSS

代表作簡介
周純如在2022年Q3開始試行運用敏捷Scrum管理模式應用在行政工作上,在短短時間內,帶領秘書行政從業人員成功打破固有工作思維及傳統行政工作模式,突破關鍵年代秘書行政趨勢,運用四階段從敏捷模組將行政工作從執行者—管理者—優化精進者—傳承者演進,讓行政工作快速迭代,成為附有價值性之管理性質工作者,並且同時運用在2023年ASA亞洲秘書大會中實際運用,成立以Scum Master、Product Owner、設計組、規劃組以及國外公關組為主的專案小組,成功縮短期程,完成敏捷代表組織成功表彰。

心得感言
亞太秘書暨行政專業協會成立於1974年,包括菲律賓、泰國、印尼……等國,是台灣唯一參與的代表協會。為鞏固台灣在東南亞經貿地位,中華民國專業秘書協會致力於經營及維護亞太秘書暨行政人員專業協會會員國資格。
面對國際政治緊張,我們謹慎處理2023年的亞太秘書大會。在這過程中,秘書扮演關鍵角色,透過商機交流及投資計畫的串接,促進民間企業及個人參與的友好投資機會,加強與東南亞地區的經濟連結。

秘書協會由台灣各大上市櫃或中小企業秘書行政人員所組成,會員屬性多元,彼此日常工作繁重,故要齊聚訓練或參與各項事務訓練是一大挑戰,因此多年來每每有任務時,必須耗時很長時間做準備,為能打破專案協同及有效迭代及增量,故將行政工作以敏捷方式來演譯,將事項分割或定義成多個Sprint,定期召開Scrum的規劃會議,間隔一到二週或是二到三週,最長的時候可能到四週。

在運行敏捷會議的期間,Scrum團隊會從積壓工作當中,選擇要在最後期間的衝刺,處理的專案就參照優先等級來做。Daily Scrum可以確保團隊成員之間的透明化跟一致性,團隊會討論當天的進度,包括所遇瓶頸跟計畫,而Scrum Master會消除會議障礙跟確保正確地遵循Scrum原則,PO負責設置優先等級、定義專案目標以及制定有關待辦事項的決策。例如:大會說明介面不友善,遇到這種事件的基本流程是大會中心一層一層上報,直到團隊看到時,已經過了很長一段時間,所以要如何讓團隊應用Scrum經驗主義的三大支柱,是很重要的一點。

剛開始在運行敏捷時,專案面臨許多困難:人力短缺、會員召募不易、經費不足、籌備期限不夠、行前訓練期短且計劃未訂定、英文能力需加強、工作人員的統籌、與主辦國協商參加國籍身份爭取……等,經由多次會議討論及行政職能擴展,有效迭代及增量地產出價值,成功地縮短時程及訓練時間,並在國際大會上奪得亮眼的成績及賀彩。

透過競爭性的突破與運用敏捷方法,我們賦予團隊自主管理的權限,以短週期產生增量,成功將秘書行政團隊推向國際舞台,實現與世界接軌。台灣秘書的重要性不可忽視。透過敏捷實現每週增量迭代,將團隊由台下引領到台上,打造出閃耀的巨星。我堅信敏捷將持續引領企業邁向成功和創新的未來。

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