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遠端工作成常態 團隊專案溝通管理學問大
2020/10/1 作家:專案經理雜誌
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文/劉嘉韻, PMP

新冠肺炎(COVID-19)疫情爆發之後,許多跨國工作者受到影響,無法出國洽公,或是受到疫情影響公司關閉,因此越來越多人採取雲端工作、在家工作。不論在哪裡工作,與工作上的利害關係人溝通都是不可或缺乏的互動,有人認為遠端工作受到旁人的干擾較少,更能專注於工作上,卻也有人認為遠端工作效率低,進公司工作比遠端工作較容易與人溝通。

專家歸納,遠端工作必須掌握專案時程與工作進度,適合自律性高者,並在環境干擾少的情況,更能進入工作狀態。


疫情影響 空中飛人成家裡蹲
某外商公司員工王凱樂,原本每年出國洽公次數高達二、三十次,自從新冠肺炎疫情爆發之後,今年只在農曆春節前出了一趟國,回來之後就成為居家工作者,每天透過Facetime或是ZOOM採取遠端電話或視訊會議。

因為疫情影響,許多國家不開放外籍人士入境,不少航線也停飛,就算能出國洽公,還有要返國之後居家隔離的問題,使得原本空中飛人的生活變成居家生活,「跨國工作變成居家工作,每天過著家裡蹲的生活,一開始還滿不習慣的」,王凱樂笑說,一直以來習慣與人面對面溝通,突然之間改變了溝通方式,剛開始確實花了很多時間適應。


在家工作 最怕家人干擾
在美國加州矽谷工作的林先生,公司因為新冠肺炎疫情影響而關閉,他從三月開始就在家工作,最近接獲消息指公司要一路關到明年六月,讓他連聲哀號「好想回公司上班」。

儘管在家工作省去了通勤時間,但透過遠距在家工作卻沒有想像中的輕鬆,儘管可以透過Webex 等軟體視訊會議,但遠距與人溝通卻沒有想像中的簡單。「原本有事要與同事溝通,只需要走到彼此辦公桌前,講個幾句話就可以解決,現在卻變成一場又一場的視訊會議」, 相當沒有效率,最慘的一次是從早上八時一直開會到晚上十一時,中間幾乎連休息吃飯的時間都沒有。

此外,林先生認為,在家工作很容易受到家人干擾,每天要開會前都必須提醒家人「不可以發出聲音」,原本他與兩個女兒共用一間書房,在家遠距工作幾天之後,就分別把兩個女兒的書桌搬去各自房間,以免彼此干擾。


遠端工作 學習溝通管理
持有美國籍、在中國大陸公司上班的康思平,也因為中國大陸禁止外籍人士入境的政策,在農曆春節後就一直寄居在台北親戚家,每天透過會議軟體跨國工作。「如果我留在美國家中,就會因為時差而使得工作難以進行,在台北雖然不是住自己的家,但與中國大陸沒有時差問題,工作還算能順利進行」。

康思平指出,不論是何種工作型態,都有很大的一部分是與人溝通,不論是與上司、同事或是與客戶溝通,而面對面溝通確實與遠距溝通的成效不一樣,尤其是透過非視訊軟體,例如:電子郵件或是微信,由於看不到對方的表情和語氣,有時必須揣摩對方真正的想法及用意,「我一面在家工作,一面也在學習有效的溝通管理模式」。

此外,在家工作不像在公司工作一樣,每天有八、九個小時必須被「綁」在公司,因此也需要具備良好的時間管理能力,康思平認為,如果自我鞭策性不夠,在家裡遠端工作很容易鬆懈,而使得工作進度落後,因此如何規劃每天工作的時間,自我追蹤工作進度,成為了是否適合在家工作的關鍵。


自律性高者 適合遠端工作
但也有人認為,遠端工作只要環境對了,受到的干擾反而較少。台灣籍的王天舟原本在新加坡工作,農曆春節前談妥新工作,原本預定三月下旬至中國大陸赴任,不料受到疫情影響,農曆春節之後,他就返回台灣遠端工作,開始了為期二個多月的遠端工作生活,一直到四月才抵達中國大陸的公司報到,而在中國大陸也有十四天的隔離期,他也在隔離飯店上班,在遠端上班期間,他除了帶領專案團隊,完成專案目標之外,還透過視訊參與了兩場大型的專業評審會。現在回想起那段時光,他認為遠端工作效率高,受到同事的干擾較少,但遠端工作適合自律性高者,且需有一個組織能力強的專案經理帶領團隊,才能跟上工作進度,達到目標。

由於疫情爆發,中國大陸自春節之後仍關閉工作場域,也限制外籍人士入境。以王天舟工作的國海亮教育研究院為例,該校有大量的外籍老師,全數都得在原本居住的國家遠端工作,由於學校也不能開學,老師和學生就透過視訊軟體上課,從事行政職務的王天舟,則透過ZOOM和同事遠端開會。

「多數人認為一定要和同事面對面才叫做上班,但遠端工作有遠端工作的好處,我其實滿樂於透過會議軟體遠距離工作」,王天舟指出,在辦公室裡,同事一有事情馬上就會走過來談,其實這樣常常會打斷正在進行中的工作,遠端工作少了同事的干擾,可以選擇在什麼時候回應同事的訊息,反而更容易進入工作狀態。

過去,王天舟的工作就屬於常常出差的性質,遠距離辦公對他來講已屬常態,此次因疫情耽擱而無法至工作地報到,他除了在家工作之外,也試過去咖啡廳等處,後來發現咖啡廳有人聊天,環境噪音太多,干擾性高,在家裡如果有家人在的話,也多少會受到影響。

「用ZOOM開會時,螢幕上有人戴著髮捲,有人家裡傳出孩子哭鬧的聲音,有人家中不時傳來狗叫聲,還有同事的媽媽端來水果要他吃,這些都不是遠端工作時的專業表現」,王天舟說,上班要有「儀式感」,會受到干擾的環境,並不是好的遠端上班地點,最後他選擇去租了一個Coworking space ,少了家人的干擾,更能夠很快就進入工作狀態,有效控制工作時間。

他也建議,遠端工作者未必得像他一樣,去租一個工作空間來工作,但最好家裡能有獨立的書房,再不受到干擾的狀況下,才能最快進入工作情緒,也才能樂於遠端工作。


從產出成果倒推工作目標
身為專案經理角色,王天舟在台灣遠端工作期間,仍然必須帶領團隊成員完成專案目標,在從未與團隊成員碰過面的情況下,專案經理必須要有強大的組織能力,才能夠帶領團隊向前行。

王天舟表示,除了花了一點時間了解每個團隊成員的長處與能力,並給予他們相應的工作項目之外,對於整個專案,還必須從產出成果及工作完成的期限,預估整體專案所需的時程,並預留10%的彈性時間以免專案延遲,再從整體時程倒推回每週甚至每日需要完成的工作目標,最好每天都可以寫好工作進度報告,並做好下一個工作天的工作預估,如此一來,就可以明確分配團隊成員的工作,並良好掌握專案的進度。

透過專案管理模式遠端工作,王天舟更能彈性安排自己的時間,儘管是中國大陸公司的員工,但在台灣,他的日程安排卻跟著台灣的假期走,例如:228假期他也事前就將該完成的進度提早完成,才有時間跟朋友一起度假,但他也說,採取這種模式必須要在網路通訊好的地方,以免團隊成員臨時有事要溝通,才能夠隨時透過通訊軟體彼此聯繫。

他歸納,遠距上班的好處是時間可以自己控制,受到同事的干擾較少,「在辦公室裡,同事一往你的桌邊探頭,就必須回應他,但遠端上班卻可以選擇什麼時候開會、要不要即時回應訊息」,但遠端上班的時程彈性較大,適合自律性高的工作者。不過,除了因為疫情使得公司關閉,員工不得不在家上班之外,其他時間也必須看老闆願不願意放下權力,讓員工獨自在家完成工作,才能實現遠端上班的可能性。

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