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落實專案管理 實踐科技玉山
2021/2/1 作家:專案經理雜誌
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文/玉山商業銀行股份有限公司

全球Banking 4.0趨勢,顧客行為改變、科技技術不斷進步,金融法規逐漸鬆綁,這三個因素正加速金融市場的變革。為因應數位浪潮的挑戰,玉山銀行近年來積極推動數位轉型,用科技領軍,翻轉金融服務模式,用科技提升消費者體驗,更強化全體人員的數位領導力,從內而外地培養金融科技人才,矢志要成為金融創新的領航者,打造科技的玉山。

人才和科技是成功企業的先行指標,也是關鍵指標。因此,為了快速發展金融創新產品及服務流程,玉山打造一支全方位科技聯隊,並使所有科技人才擁有更寬廣的發展舞台及自我實現價值。而人才是專案最重要的資源之一,為了因應市場變化需要運用科技及專案來迎接挑戰,建構卓越的專案打造科技的玉山。

匯聚玉山人集體智慧 成就群體參與式決策
為使各項業務依循玉山策略目標發展,有效管理組織資源之應用,整合組織資源並依策略發展方向進行佈局,以達到跨部門、跨單位之資源整合管理。玉山於每年11月召開策略會議,由各事業處不同世代、不同職系的玉山人共同討論決議,讓年輕世代能有機會參與公司決策並適時表達意見,制定玉山未來3~5年發展目標,並藉由研討會,讓全行同仁共同參與決策結果,了解未來策略方向,凝聚玉山人的力量。

此外,藉由資訊策略委員會決定資訊策略應用方向,確保各單位資源運用效益、提出業務應用及改進建議。為落實資源的有效管理與分配,本行於2016年成立隸屬於總經理室的需求管理與審查單位—需求管理小組,授權負責統整並審核全行之專案與需求提案,做為協調各單位專案資源調度的最高指導單位,評估專案執行優先序及協調各單位專案資源調度,以確保組織資源投入於高重要性、高策略性、高績效性的專案中,並設置計畫管理辦公室、專案管理辦公室依循專案性質從旁指導專案執行,同時確保依循制度進行。

落實專案管理 實踐科技玉山
導入專案管理迄今已行之有年,隨著專案管理制度於組織內部持續推行,為使專案管理執行具一致性的準則,制定玉山銀行專案管理作業要點,使全體人員對專案流程認知一致及達到專案管控有效性,建立標準化專案流程。

從起始的專案提案,落實資源的有效管理與分配、到專案規劃訂定專案時程及風險評估等完成錄案,進行專案進度與績效的追蹤與管控、並依循議題追蹤與管理流程,於各事業單位資訊月會呈報,使利害關係人掌握專案執行的實際狀況,達到風險管理、議題協調與討論的效益,當專案結案完成歸檔,藉由專案產出包含結案評比、專案經理及供應商評比等紀錄,透過專案管理知識庫達到資訊交流及經驗傳承。

2015年為有效管理各專案運作狀況,協助各專案執行、給予必要協助,進而成立專案管理辦公室,同時亦自行開發專案管理系統,增進管理專案效率,降低管理成本並提升專案績效及時程目標的達成率。隨著市場環境變化,專案管理應用越來越重要,由過去軟體、硬體、單一部門或單一系統的專案,逐漸演變為同時涉及軟硬體、跨部門與多系統的整合開發專案。

故於2016年導入外部專案管理系統軟體,打造專案管理整合平台整合各項資源、標準化作業流程、建立範本與回報機制,使資訊透明化、有效且精準管控專案進度,進而強化期中風險與資源管理能力,提升組織整體專案產出績效。

領航數位轉型 實踐敏捷精神
為提高順應市場的能力、發展金融創新產品,專案管理制度也隨著組織規模與運行狀況調整,傳統瀑布式管理方法已不敷使用,玉山整合敏捷式專案管理流程,以因應業務發展,推廣至今,已陸續有金融產品透過敏捷式開發並上線,像是玉山的Only卡紅利倍多芬以及近期對外推出的e.Fingo服務。透過敏捷的流程,持續迭代進行,於每雙週呈報各敏捷專案進度至高階主管。藉由敏捷制度不斷重新修正產品及敏捷的流程,持續精進產品,曝光本行品牌、增加顧客黏著度,打造耀眼的成績!

打造全方位學習場域 培育多角化人才
在迎向瞬息萬變的市場,企業該如何累積能量,培育人才呢?招募優秀人才是第一步,更需要的是建立能夠讓他們一展身手、勇於嘗試的職涯環境。因此玉山和國際級顧問合作,在四大專業領域,金融、資訊技術、數位場景及數據經營,建構出15個專屬的職系,例如:系統分析、數據分析、顧客體驗等,明確定義各種職務職責及不同績效管理方式,讓每一位玉山同仁清楚了解所嚮往的職務及未來職涯須具備何種能力,進而在玉山長遠發展。

在玉山,所有人都可以用自己的雙手打造未來。從新人到中高階主管,都需經過完善的階層式訓練模組,特別針對需實際執行專案的科技聯隊提供專案團隊成員多元的講座課程,培育優秀的團隊成員持續提升軟實力與硬實力,優化與資訊相關之軟性能力,如:溝通能力、團隊領導力、資訊事件的危機處理能力……等,以強化並打造高效能資訊團隊的能力,除自身專業能力及基本文化認識外,期望能建立正向的觀念、強化執行能力並凝聚團隊力量。

傳承專案經驗 發揮知識管理之效
每個企業皆會投注大量資源於專案內,而在玉山銀行為避免專案資源的浪費,會將所有專案經驗進行系統化的管理,從初期的教育訓練課程、或是資深PM於專案過程中Coach指導、甚至是跨單位、跨部門交流平台的資訊交換、到專案尾聲的Lesson Learned分享及所有專案產出歸檔,專案管理辦公室設立專案經理交流網站,供專案經理分享專案執行之經驗與方法,透過討論區的方式讓專案執行經驗能以便於吸收討論的方式達到傳承的效果,並增加專案經理交流會議,請資深專案經理以案例分享的方式,帶領其他專案經理彼此分享自身經驗,將其所有資訊留存並分享至各專案團隊,透過建構交流的機制,發揮最大效益。

結語
走向科技的玉山,從導入ISO27001全方位提升資訊系統的發展與資訊安全,進而訂定專案管理規範與流程,並藉由專案管理系統輔助專案執行與管控。經由過往專案與供應商管理數據的分析報表、每半年內部稽核、或是邀請公正第三方進行落差分析等,由內、外部機制的檢視與回饋,發現流程中須優化的部分持續精進,讓玉山從優秀到卓越。培育並提供優良的工作環境與發展舞台,栽培科技人才,因為擁有科技人才,才能使玉山不斷精進,讓所有志同道合的夥伴,一起為台灣這片土地努力,編織美好的玉山夢。

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