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良好迴圈的專案管理
2021/2/1 作家:專案經理雜誌
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文/致伸科技股份有限公司

良好迴圈的專案管理
致伸內部每年都會規劃不同面向的開拓改革,維持既有的基礎,橫面向上展開各制度環節,以及系統面的自我提升精進,朝著公司策略、人才成長、業績永續經營的目標前進。為了提升專案經理人的專業,內部亦每年有設定目標,從1.0朝著2.0、3.0、以及目前已經進展到PM3.5階段,2021至2022年將往PM4.0的里程碑前進,完善整個專案成熟管理的良好迴圈。

期初PM1.0為每個專案經理人負責完成各自專案的目標日程,PM2.0則在2016~2017年目標設定為讓專案經理人亦拓展到新技術的共同開發研究,以及量產後品質穩定控管,並管控到整個產品EOL計畫,完成整個開發到產品生命週期結束。

2018~2019年順利進行PM3.0計畫,方向設定為擴展專案經理人從產品開發,進而能掌握各種專案或是大日程的移轉,不再侷限於產品本身開發控管,例如:中國人力需求競爭上升,2019年致伸拓展海外廠區至東南亞,而在東南亞基地尚未塵埃落地之前,為協助客戶避免因為美國301條款課稅問題,先將部分會被影響產品,移轉到台灣生產,立即尋找專業的協力代工廠,委外生產,並蒐集相關訊息,集結成冊,做為日後其他單位,或是移轉東南亞廠的經驗參考學習。2019年第三季泰國廠開始建廠,專案經理亦帶領整個移廠小組,進行產品移轉的重大計畫,在在都是篳路藍縷,披荊斬棘的前進,並完成公司預設的目標。

2020年邁入PM3.5階段,主要為加入商業分析,目的幫助各產品線透過大數據分析,找出產品趨勢,突破業績開發困難點,找出內部問題點,並著手改善,讓整個事業群能往更蓬勃發展的目標前行,帶動業績利潤的提升。

針對專案管理組織規劃,2019年PM組織成立專案管理辦公室PMO,來協助每一個專案經理人的能力提升,使其工作效能達到最大優化。目前規劃PMO(Project Management Office)&PSO(Project Support Office)兩大單位。PMO負責兩大方向,一是導入管理階層的策略,並確保能有效執行。二為蒐集彙整專案資訊,建立分析數據指標,使高層能夠有足夠明確的訊息,進行整合的方向,並明確帶領各單位,朝能為公司帶來最大獲利的決策執行。

PSO目標分為三大方向來分工進行,一是PSC(Project Support Center)支援專案經理系統文件處理,例如:架構需要耗時核對的BOM,或是其他繁瑣的文書規格工作,都會由專業的產品材料架構人員來處理,讓資料處理更有效率,也能讓專案經理心無旁騖,專心致力於產品開發端的日程控管。二為PMCoE(Center of Expertise)制度化所有規範,提升效率,並安排新人教育訓練,定期專業課程,強化PM專業能力。三是PO(Project Office)專案辦公室負責處理規格變更等小型專案導入,目的亦為培養專案經理人新秀。

PMO秉持服務公司所有專案的精神,解決流程面、系統面的問題,改善專案執行的效率與順暢度,服務所有專案成員能夠更高效的達成客戶滿意與專案成果交付。此為組織設計以及執行上,達到良性循環,並持續執行改善執行計畫的範例。

專案面對困難的解決,透過制度系統的運作與監督得到管控,從初期的資源預估與投入,到期末結算,並利用專案週會、跨專案週會做兩個層級的進度管控,PDM系統的專案文件成果追蹤,以及每月稽核確認專案進度符合計畫,最後透過專案結案檢討會,針對專案過程的錯誤提出分析改善,與不二過報告,導入新專案的點檢表或是追蹤流程改善計畫,讓專案流程持續改善。

為了運轉專案管理成熟度的良好迴圈,亦採用了幾項做法讓專案成員能夠具有專業的技術水準,來面對變更管理跟突發狀況:
一、淺移默化的教育
公司時常會安排員工教育訓練課程,來讓同仁們明白要如何達到良好的團體合作關係,並建立良好的團隊精神與文化。
二、良好的企業文化—當責
「當責」是一種對自己負責的態度,更是一種對自我要求的精神,只要同仁們了解「當責」的行為表現,以及其所需要的心態與性格,在面臨工作上的困難,自然都可以迎刃而解。
三、高效的執行力
內部教育課程中,我們可以學習到身為經理人的職責為何,與如何建立有價值的管理效益。其次是到了解高效執行力的各項構面,從規劃到執行、該為團隊設定怎麼樣的目標,以及該如何達到目標。
四、專業知識的培養
運用了內部各單位的研發能量,與時間累積而來的知識,替每位同仁安排了多種不同的專業訓練課程。良好的知識分享可以為團隊帶來許多效益,降低了專案開發過程中出現無法預計錯誤的可能,更提升了團隊的工作效率。
五、無縫接軌的經驗傳承
系統相對應的修改,製造經驗的傳承,各國法規的了解,都參考台灣移轉手冊內的經驗,都立即尋求並蒐集相關資訊,做為日後初次接觸移轉專案人員之教戰守則,以避免重蹈覆轍,並提升效能,進而按照公司年度目標日程,順利完成所有專案之進行。
六、隨機應變的超前部屬
2020年突如其來的COVID-19疫情事件,致伸配合政府各種政令,實行相關配套措施,不論是台北總公司,中國東莞/重慶/昆山廠/泰國廠等,皆配合各國政府的防疫措施,以期能早日回歸正常生活工作軌道。各國封關造成的人力缺口,則按照專案的優先緩急,由各廠區調度人力支援,讓各專案能照日程順利進行。

結語
2019、2020年致伸連續兩年獲得典範企業獎,並都有專案經理人獲選為十大傑出專案經理獎,今年亦拿下典範專案獎項,很感謝專案管理協會的三重肯定。而致伸在專案管理領域的領先經驗,配合公司策略目標,追求不斷的自我突破,讓客戶滿意度提升,亦達成雙贏的成果。

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