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活用社群工具 創造專案管理 別讓疫情讓你失去了相處的溫度
2021/4/1 作家:李建勳
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突如其來的COVID-19病毒肆虐,2020年不只間接讓物種的習性改變,更直接地將產業生態大大的翻轉,COVID-19更成了傳產和數位產業間數位轉型的一個試煉和契機,過去專家學者常言道的叮嚀及媒體報導的數位轉型概念,將在一年後的2021放大檢視企業和個人對於專案工具和數位工具間的活用是否了解其功能和找出符合自己的操作方式!

數位轉型工具 就在你我日常中
對於想趁疫情數位轉型,用專案管理操作卻不了解專案概念或對於專案工具執行操作的您,其實最快能將企業快速導入數位轉型概念和習性養成的工具,就屬每個人日常生活中就在用的社群工具,舉凡我們每天要使用的LINE、FB、Google Trend、VidIQ……等都是社群工具的一種。

專案管理五大流程 成為生活的一部分
專案管理是一門運用管理的知識、工具、和技術於專案活動上,來解決專案的問題或達成專案的需求。雖然是這樣說明,但好好檢視日常生活是否如同上述說明,就會明白專案管理的邏輯無處不存在,那該如何藉由社群工具落實專案管理呢?

首先我們要明白基礎式的專案管理分五流程:1.起始、2.規劃、3.執行、4.監控、5.結束。

1. 起始 :
起始的規劃概念,套用於社群工具上如:各社群工具的應用,我們將要清楚知道團隊成員可能也會有其他社群工具,如FB和IG等工具,此時要明白分辨各工具對於你和專案成員溝通的目的,此時已經不再是社群工具,而是分辨工具屬於輕重緩急、市場目的的地方。

這也意味者,社群工具的知識除了傳遞,也變成分類的場域,如同專案檔案名稱和會議主題,如此能清楚分辨各社群工具的成員在各自社群工具間的定位,將不會混淆或時常將訊息傳遞錯誤和模糊了曾經傳過哪一個社群平台中。

當開始有了起始的概念,也依照筆者的思緒建議,那我們將可以往規劃的專案管理前進,如清楚分辨同一個人在不同社群平台下的對於事物的規劃和社群工具的重要貼標將有清楚的執行規劃輪廓。其實在沒有數位產物前,一切的專案管理不也是將紙本和場域劃分清楚後,才好進行規劃不是嗎?! 當有了數位工具後,只要清楚明白社群工具間的定位,哪怕參與議題的人相同,但專案規劃出來的結果則不盡相同。

2. 規劃 :
由於規劃屬專案管理中需要最清楚明白定義和規劃的階段,通常要投入最多心力,因為計劃得越周詳,活動切割得越細緻,顧全的層面越多,進展到執行和監控階段時,就會更加順暢、有效率,進而協助專案目標順利達成。

當你越讀到這段時,請好好思考,社群工具功能大多大同小異,但總會有些微的工具開發核心差異,如:FB雖然有通訊和附件功能,但多數人不是以這個為主要使用功能,所以我們就不能將重要的附件和訊息放置於此;而LINE雖然有貼文串,但即時性溝通和記事本可能又比FB更讓使用者上手,別忘了! 長輩圖是怎麼快速傳遞的,而這些操作行銷的單位,就是分辨清楚社群工具的功能定位,方能將屬於行銷的專案發揮到想要的計畫目標之中。

3. 執行 :
當明白了社群工具對於專案的幫助後,社群工具將不只是社群工具,而可能是一種專案團隊執行的工具,能夠讓專案團隊彼此間快速溝通、快速應用、快速掌握利害關係人期望,有什麼工具是你平時最熟悉也最快速找到關係人的呢? 在疫情期間,距離可能是專案管理團隊間的一大挑戰,資料蒐集更要善用社群行銷工具來輔助你的專案管理,這裡筆者提供Google Trend 這個社群行銷工具更可以讓你快速的了解「每日搜尋趨勢」和「搜尋熱度趨勢」(註),藉由了解數據背後的趨勢,便可整合管理知識,快速建立之前所需的起始、規劃到之後的監控到結束。

4. 監控 :
由於社群工具並非專為專案管理開發的工具,當然無法成為長期性和重要專案開發為主的工具,但疫情時代的封城和遠距離溝通,對於一般數位化不足卻只能靠數位社群工具來執行的單位卻是最快速上手的一種類專案管理工具,若你對於社群工具不陌生,也依照筆者所說的嘗試運作專案管理的階段規劃,此時監控就是平時用社群工具時,對於重要聯絡人我們都會再三確認訊息傳遞的行為,專案管理的監控,是在專案要進入尾端後的最後檢視,當不斷的從你所熟悉的專案操作下,我們就要開始優化和檢視流程,則要思考是否放棄和因應新變數加入後的影響,方能成為真正的專案管理。

善用社群工具 翻轉疫情 危機方能變轉機
用社群工具引導成為專案管理的操作,進而導入數位轉型的概念和嘗試,是最無負擔和產業區分的,只要清楚知道工具定位和社群習性的輪廓,找到能夠記錄、規劃、執行和監控的數位工具,就能快速掌握並且發展出屬於你自己的專案管理思維。

5. 結束 :
一個好的初階專案管理操作,在進行最後一個階段時,專案除了運用管理知識,更要能夠進行結案和稽核審查,在每一次的專案過程,記錄各階段和專案結束後所學的成功和失敗經驗,轉化為可供閱讀和理解的記錄下來,做為日後專案參考值,而要用社群工具引導成專案管理的操作,從專案管理導入數位轉型,更需要不斷的優化和檢視成功與失敗的過程。

疫情讓世界轉變的不只是生活,疫情讓過往2000多年的人類史澈底的大改變,遊戲規則將大大的改變,新興的人類將要能隨機應變在能夠承擔的風險下蛻變和進化,有誰說專案管理一定要用專案工具呢?初起的專案管理若您清楚知道專案管理的邏輯和方向,未嘗社群工具不是一種進入的門檻,願2021年的我們,能夠從許多經驗下累積清楚知道自己要的更專業技能和發展。

畫出你的專案管理

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李建勳
台灣知名營銷專家,商總會務顧問,擁有國際 CPMP 和高級專案數據分析師等證照,擁有實務跨產業經歷,專精於「行銷營運」、「數據分析商業應用」和「雇主品牌」等領域。

為台灣職場少見從行銷企劃助理完善歷經各行銷職務至上市高階主管經歷;並曾任阿瘦皮鞋、早安健康、大豐環保、春樹科技、瘋狂賣客及Litv..等知名企業顧問。

目前活躍於亞太華人市場,曾被媒體封為「全方位行銷鬼才」頭銜。
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