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身為PM,你要人和還是產出? 三種有效專案驅動方式
2021/12/1 作家:鄭喬挺
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作者/鄭喬挺 (Ryan)

專案管理者通常會遇到以下的問題:
一、時間到了RD才跟你說東西做不出來。二、供應商說貨品要延誤5~10天才能交貨。三、要做到某一個規格,需要其他人的支援,但那個人現在沒空。四、工程師出包,功能沒做出來來跟你要了兩天時間。五、主管指指點點,大筆一揮改東改西。

我相信這些情況身為苦情PM的你一定都碰過。但遭遇到這些情形,我們只能含淚接受,還是能夠利用更有效的驅動成員的方法來突破困境呢?

在我多年的專案實務管理實務上,這是一個恐怖平衡的遊戲。只注重人和跟只重視產出都是單一面向的毀滅方式,如同1960年代美蘇之間的核恐怖平衡一樣,大家都有打爆對方的武力,不過一但你發射了核彈,你也休想獨活。

好的PM一定會懂得如何找到最適合自己且舒服的運作方式,以下是三種方式在我過去的職場中都有人使用得很成功,端看你能不能運用的好。

以和為貴型=70%人和+30%產出
有些PM特別注重人和,當遇到團隊任務衝突時,這種PM會安撫團隊成員優先。她會照顧每個人的心情,三不五時地噓寒問暖。出去玩時不忘帶名產回來,不在同一個辦公室還會打電話要你來拿。跟她合作會讓你覺得很溫暖也很受到重視,彷彿自己是她的家人一般。要如何做到這樣的方式:

一、大量的建立非工作談話
聊天大家都會,但如果你手上有很多專案要與跨部門的人員合作,忙都忙不過來了,會不會想花時間跟他們聊聊生活或興趣呢?
「你小孩最近還好嗎?疫情你都怎麼處理小孩在家的問題?」
「上次你說買了PS5,有什麼遊戲你覺得特別好玩的呢?」
「我上次去吃一家餐廳很好吃,聽說妳喜歡吃義式料理,推薦你去吃吃看!」

二、細心的記錄對方喜好
除非你是個記性極好的人,不然在隨口一聊中所取得的一些資訊,在一天後會只剩下26%會被你記住。何況在大量隨意與不同人交談後,這些資訊將會變得有點模糊不清,你會搞不清楚到底是誰喜歡吃義大利麵?誰休假去騎腳踏車?誰上次才去爬過五寮尖?

追問溝通型=80%產出+20%人和
理性思考的PM會偏這類型的操作,他熟悉邏輯以及流程思考,面對問題優先從談話中找可行的方式與解決方法,但他跟成員較無私交也不會運用友情當成工具來使用。如果你喜歡這種作業方式,你可以這樣做。

一、不斷的問來找產出的方式
很多RD習慣會保留空間以防萬一,有時工程師的直接回答並不等於是最終解答。你必須在得到回答後思考是否還有其他對策,然後繼續問問題來找出你想要的答案。
「你告訴我需要五天才可以完成,那這五天是怎麼來的呢?」
「剛剛討論到必須修改A處才能達成,那如果不能修改A處,你會怎麼做?」
「為什麼驗證只能照ABC的順序,如果ACB會發生什麼事呢?」
如果不會問也不敢問,產出勢必不能跟上你的需求。所以適度的學習提問的技巧,一定會對得到結果有所助益。

二、熟悉各種管理工具使用搭配
每家企業有不同的流程、文化以及對應的管理工具搭配使用。多數企業是混合型組織,混合型中又包含了以部門經理為主的Functional Manager(FM)型態,或是平衡型PM和FM一起負責。

但不管是哪一型,除非你在專案型的組織(PM擁有這個團隊的考核權),不然就是沒有辦法對團隊成員有控制權。所以你必須從企業文化以及管理規章去著手找出適合你管理的工具,舉例來說,你在某一家以創新為企業價值的企業中,與你合作的工程師卻因為害怕失敗而不敢挑戰創新想法,你就可以拿這個去挑戰他。

中庸平衡型=50%人和+50%產出
我們常聽到一句話「過猶不及」,意思是說過度與不足都不是好現象。對某些追求中庸 之道的PM來說,這才是一個完美的選項。既不用過度的討好、經營人情事理,也不用深度鑽研公司規章來準備心機攻防,一樣能達成想要的產出與表面上的和諧,你可以這樣做。

一、先餵他吃飽,再準備打他一棍:標
知道鮮美的鵝肝醬是怎麼來的嗎?法國在中世紀發現小米、玉米、黃豆等主要穀物餵食更容易生成「肥肝」,也就是所謂的脂肪肝。而在面對這些專案成員時,我們平常先以大量的讚美的話來餵養他們,把他們寵的肥肥地。等到哪天我們需要宰割的時候就可以順理成章地取用了。
「小伍哥這次真的只能靠你了,如果我們團隊沒有你我真覺得過不了這關。」
「文文,我就知道最後能倚靠的人只有你,你每次的作品都令客戶感到驚艷。」

二、用數據的來框住不受控的專案劇情
有些時候大家好來好去最後也沒辦法收拾手上的問題,有些人就是會軟土深掘,尤其當你重視互動勝過產出。這時候為了收拾他們,你還是得要做些功課的,要重視數據的蒐集。不妨開始整理經手專案的任務數據。有些公司一年可以會開5個案子,有些一年會開30個。但不管怎樣總有你負責的幾個,把自己經手的專案開始做一些數據的整理。原則上公司的任務大都是固定的,也就是說完成某些相似的任務所需要的時間大同小異。
「Joe之前Sketch都只要4~5天,你這次要7天,你有足夠的理由嗎?」

身為PM,你覺得人和重要還是產出重要,會反應在你日常專案的運作方式中,人和是注重感覺把關係建立在同事的合作中,產出是注重效益把關係建立在主管對你的評價中。想清楚、執行中不斷調整,會找到讓與你合作專案的人都感到開心的模式。

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本期的封面故事包含了6個團隊管理心法,及獨家收錄第七版與六版的差異及第七版深度剖析,將為讀者揭開專案管理嶄新的面紗。除此之外,由PM...
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鄭喬挺
我是Ryan,職場上有2種人1.對現狀不滿,不求改變的人、2.對現狀不滿,但努力成長的人!如果你是後者,我將透過總結多年的職場心得,來告訴你如何改變你現在所面臨的困境,透過實際的操作方法,來幫助你改善你遭受的問題,升官進爵。如果你是前者,當你釐清你為什麼需要改變時,相信你也可以開始邁向不一樣的人生。
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