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《PMBOK® Guide》第七版深度剖析
2021/12/1 作家:專案經理雜誌
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文/戴劍文, PMP

國際專案管理學會(以下簡稱PMI)於2021/7/1正式推出《PMBOK® Guide》第七版,專案管理學會台灣分會已經取得授權進行繁體中文翻譯工作,即將在今年11月出版,筆者有幸參與這次翻譯工作,並撰文介紹新版《專案管理知識體系指南》與《專案管理標準》(以下將兩者合稱新版《PMBOK® Guide》),讓讀者先睹為快。

新版《PMBOK® Guide》從前一版本的756頁大幅縮減為370頁(以數位版本計算)。讀者可別誤會PMI把專案管理變簡單了,事實上,新版本在內容本質上產生重大變化,它既不是前一版本的增修,也不是取代舊版本,而是經過深入解析不同專案手法的共通元素與趨勢演進後,建構出更全面、更高層次及系統化的專案管理觀點、原則與活動等,算是澈底改寫的一本新書,適用於任何產業、規模或交付手法(如預測式、混合式及調適性)。簡言之,它與前一版《PMBOK® Guide》是共存的。前一版本的十大知識領域、49個子過程與ITTO架構,在預測式專案手法上仍有其價值與功能,而且與新版本內容並無衝突。

為什麼會有這麼大幅度的改變?按照PMI的說法,《PMBOK® Guide》提供的專案管理最佳實務,多年以來已協助無數專案從業人員透過專案交付價值。然而,科技的演進促使組織與專案從業人員必須快速跟上市場變化與顧客需求,當預測式、混合式及調適性等手法應用已成為必要的技能,《PMBOK® Guide》也必須具備相對的包容性與彈性1。

新版《PMBOK® Guide》有幾個特點:
1. 更強調交付成果與價值。
2. 《專案管理標準》從過程導向的標準,轉向以原則為基礎的標準。
3. 《PMBOK® Guide》從專案管理知識領域為主體的架構,轉向以專案績效領域為主體的架構,並以《專案管理標準》12項原則指引行為。
4. 根據專案的獨特性,對開發手法、治理及過程進行裁適,以適用當下環境。
5. 將專案管理工具與技術合併為模型、方法及工件。
6. PMIstandards+TM數位平台誕生,《PMBOK® Guide》變成動態的知識體系。

分別說明如下:
一、組織透過專案實現價值
組織為利害關係人創造價值,實現價值的方式是透過專案組合、專案集、專案、產品,以及營運,這些組件可以單獨使用或共同運用,當共同運用這些組件時,可構成一套與組織策略一致的價值交付系統,其目的是透過創造交付標的與成果,為組織與其利害關係人創造價值。價值的體現可能是滿足客戶的新產品或服務、對社會或環境的貢獻、效率與效能的提升、成功變革與轉型等。

二、以12項原則構成專案管理標準
專案管理原則提供專案從業人員執行專案績效領域工作時的行為指引,這些原則不具強制性,其應用程度與應用方式也會受到組織、專案、交付標的、專案團隊、利害關係人,以及其他因素影響。

這些原則的內在是一致的,即使可能重疊也不會互相抵觸。該12項原則分別是:
1. 成為勤奮、謙恭及關懷他人的總管
總管需遵循在組織內部或外部經正式授權的法律、規則、法規,以及要求,以正直、關懷及誠信的態度盡責行事,同時以全方位的觀點考量財務、技術、社會,及環境衝擊,做出負責任的決策。
2. 打造協同合作的專案團隊環境
專案團隊由具有多樣技能、知識及經驗的個人組成。相較於獨自作業的個人,協同合作的專案團隊更能有效率且有效能地實現共同目標。
3. 與利害關係人有效地互動
專案團隊在整個專案生命週期中,辨識、分析及積極主動地與利害關係人互動,促進專案成功與滿足利害關係人需求。
4. 專注於價值
價值是專案成功的最終指標與驅動力,為了透過專案實現價值,專案團隊應將焦點由交付標的轉移至預期成果,並持續評估與調整專案,將預期價值最大化。
5. 辨識、評估及回應系統間的交互作用
專案是由相互依存與相互作用的活動領域所組成的系統,專案團隊應以全方位的觀點辨識、評估及回應專案內部與外部的動態環境,以正面影響專案績效。
6. 展現領導行為
比起常態的營運,專案可能承擔更多外來影響與衝突,有效的領導更顯重要。任何專案團隊成員皆可展現領導行為以促進專案成功。
7. 依脈絡進行裁適
每個專案都是獨特的,故依據個別專案的脈絡、目標、利害關係人、治理,以及環境來設計最適合的專案開發手法,並在整個專案中持續的調適。
8. 將品質融入過程與交付標的
保持對品質的專注,以產出符合專案與產品的需求,且滿足利害關係人期望的交付標的。
9. 駕馭複雜性
複雜性是由於人類行為、系統行為、不確定性與模糊性,以及技術創新等因素,而造成專案或其環境難以掌握的一種特性,專案團隊可以保持警覺以辨識出複雜性的要素,並採取適當的手法與計畫來降低複雜性帶來的衝擊或影響。
10. 最佳化風險回應策略
風險可以是正面的機會或負面的威脅。持續評估、規劃及積極主動回應風險,以最大化專案的正面影響與最小化負面衝擊。
11. 擁抱調適性與韌性
在組織與專案團隊所使用的手法裡加入調適性與韌性,幫助專案適應改變、從挫折中恢復及推進專案工作。
12. 推動變革以達成預期的未來狀態
在整個專案期間和利害關係人共同合作,使獲得對於變革的認同。透過結構化的變革手法,協助成員、群體及組織從當前狀態過渡至預期的未來狀態。

三、8項專案績效領域
專案績效領域是對有效交付專案成果至關重要的相關活動組合,存在於每一個專案中,而且在整個專案期間相互影響、相互關聯及相互依存,必須以整體的方式同時運作。這8項專案績效領域分別是:
1. 利害關係人績效領域
該績效領域說明與利害關係人相關的活動。利害關係人是受專案影響或自認為被影響的個人、群體或組織,相對的,他們也會對專案的決策、活動或成果造成影響。不同的專案階段有不同的利害關係人,他們的影響力、權力或關注程度會隨著專案發展而發生變化。專案團隊善用人際關係與領導技巧與利害關係人合作、引導利害關係人參與專案活動,與他們互動以培養正面關係與滿意度。書中建議有效地引導利害關係人參與的步驟,包含:辨識、理解與分析、排序、參與及監視。
2. 團隊績效領域
該績效領域說明與人員相關的活動,這些人員負責產出專案交付標的,實現商業成果。該績效領域涉及專案團隊的發展、管理與領導,包含建立團隊文化與環境、裁適符合專案需要的管理與領導風格,促進人員從一群不同的個體逐步發展成為一個高績效專案團隊。高績效專案團隊應具備開放式溝通的環境、共同理解、共享主導權、信任及協同合作等特質。
3. 開發手法與生命週期績效領域
該績效領域說明與專案開發手法、交付節奏及專案生命週期相關的活動。本書讓讀者先認識開發手法,交付節奏,及專案生命週期,以及彼此之間的關係,幫助讀者瞭解預測式、混合式、調適性手法的主要差別與適用的情境與時機。整體來說,交付標的會影響開發手法,開發手法會影響交付節奏,交付節奏會影響生命週期。專案團隊可以參照書中建議的考慮因素,選擇及調適合適的開發手法。這些因素可歸類為產品、服務或成果變數(如:創新程度、需求確定性、變更難易度……等)、專案變數(如:利害關係人參與度、交付時程限制、資金可用性……等),以及組織變數(如:組織結構、組織文化、組織能力、專案團隊規模與地點……等)。
4. 規劃績效領域
該績效領域說明規劃的相關活動。規劃的方法與內容在整個專案生命週期中持續不斷的演變與調適,目的是產生專案交付標的與成果。無論是專案前期還是整個專案,需要花多少時間規劃,應視情況而定,例如:考量開發手法、專案交付標的、組織需求、市場條件、法律或監管限制……等因素。規劃所花費的成本或時間若大於效益,是沒有效率的,因此,從規劃中取得的資訊只要足夠讓專案可以適度地向前推進即可,不需要過於詳細。
5. 專案工作績效領域
該績效領域說明與執行專案工作、管理實體資源、管理變更及培養學習環境有關的活動,包括建立最適化專案過程與執行工作、持續評量與平衡專案團隊的專注力,使專案團隊能夠交付預期的交付標的與成果。
6. 交付績效領域
該績效領域說明與交付專案所需達成的範疇及品質有關的活動。專案交付著重於符合需求、範疇及品質期望,並產生期望的交付標的,以達成預期的成果。同時也要考慮對於財務、技術、社會,及環境產生的長期影響。
7. 衡量績效領域
該績效領域說明與評量專案績效相關的活動,評估在「交付績效領域」中所完成的工作是否滿足「規劃績效領域」中所定義的指標,並採取適當的回應措施,以保持最佳績效。
8. 不確定性績效領域
該績效領域說明與風險及不確定性相關的活 動。不確定性代表威脅與機會,專案團隊成員應在整個專案中主動與持續地辨識風險、規劃與執行回應策略,監視殘留風險,以避免或最小化威脅帶來的衝擊,並觸發或最大化機會帶來的影響。

每一項績效領域的活動,仍需視組織、專案、交付標的、專案團隊、利害關係人……等因素進行裁適,以符合個別專案的需要。新版《PMBOK® Guide》在每一項績效領域中提供對應的檢核方式,以檢驗該績效領域活動是否達到預期成果,例如:可以從觀察利害關係人持續參與專案的動向,來檢驗專案團隊是否與利害關係人維持高效的工作關係。

四、依專案獨特性進行裁適
裁適是指對專案手法、專案治理及專案過程進行審慎的調整,使其更適合於特定的環境與當前的工作。例如:建築工程專案可能比較適用預測試手法,軟體開發專案則可能比較適用混合式或調適性手法;大型、安全性高或高度監理的專案,被要求的嚴謹程度、檢核及報告頻次相對也會較高。

本書提供四個裁適步驟:
1. 選擇合適的開發與交付手法:專案團隊應用他們對產品與交付節奏的知識與選項,選擇最合適的開發手法。
2. 為組織裁適:許多組織都有專案方法論、通用的管理手法或開發手法,可以此作為裁適的起點。
3. 依專案屬性裁適:根據專案的交付標的、專案團隊、文化等屬性進行裁適。
4. 持續改善:透過定期審查或經驗學習來逐步完善,找出需要進一步裁適的徵兆。

五、模型、方法及工件
新版《PMBOK® Guide》提供一系列在專案管理上常用的模型、方法及工件簡介,以及可能適用於哪些專案績效領域。
1. 模型:
模型是解釋過程、框架或現象的一種思維策略,如:情境領導、溝通、激勵、變革……等模型。
2. 方法:
方法是為實現成果、產出、結果或專案交付標的之手段,如:資料蒐集與分析方法、估算方法、會議與事件……等方法。
3. 工件:
工件泛指範本、文件、產出或專案交付標的,如:策略、紀錄與登錄表、規劃、基準、資料與資訊視覺化……等工件。

模型、方法及工件的選用,會衍生相關的時間、成本及專業能力需求,專案團隊在決定使用哪些元素時,仍應把握避免增加不必要的工作、選用對專案團隊與利害關係人有用且正確的資訊等原則。

六、PMIstandards+™
PMIstandards+™是一個整合現在、新興及未來的實務、方法、工件,以及其他資訊的互動式數位平台,也更能反映出專案管理知識體系的動態本質。讀者將可以從PMIstandards+™找到更多補充《專案管理標準》與《PMBOK® Guide》出版品的資訊與資源。


七、總結
新版《PMBOK® Guide》將全書的重要元素整合成一張關聯圖,除了幫助讀者建立整體輪廓,也建立與自身的連結。
1. 專案的目的是創造預期成果與價值,是專案從業人員的核心思想。
2. 專案管理標準的12項原則,是專案從業人員執行專案的行為指引,需要不斷反思,可視為內功或心法。
3. 8項專案績效領域是實現專案成果的關鍵活動組合,可視為專案從業人員功夫的施展。
4. 專案從業人員根據專案屬性及內外環境,裁適合適的專案手法、治理及過程,而且夠用就好。
5. 模型、方法、工件是專案管理的工具與技術,是專案從業人員的工具包。
6. PMIstandards+™是《專案管理標準》與《PMBOK® Guide》的動態延伸,是專案從業人員的知識庫。

參考文獻:
1. https://www.pmi.org/pmbok-guide-standards/about/current-projects
2. Project Management Institute (2021). THE STANDARD FOR PROJECT MANAGEMENT - Seventh Edition, p.10. Retrieved from https://www.pmi.org/pmbok-guide-standards/foundational/pmbok
3. Project Management Institute (2021). A GUIDE TO THE PROJECT MANAGEMENT BODY OF KNOWLEDGE - Seventh Edition, p.173. Retrieved from https://www.pmi.org/pmbok-guide-standards/foundational/pmbok
4. https://standardsplus.pmi.org/
5. Project Management Institute (2021). A GUIDE TO THE PROJECT MANAGEMENT BODY OF KNOWLEDGE - Seventh Edition, p.154. Retrieved from https://www.pmi.org/pmbok-guide-standards/foundational/pmbok

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