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決策之難,難於上青天? 掌握8個決策技巧提高成功率
2022/6/1 作家:專案經理雜誌
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文/季平, PMP

就算不是管理者,平民百姓每天也會遇到這樣那樣的生活小事或人生大事,必須做出這樣那樣的決策。研究顯示,一名健康成年人每天呼吸約1萬6千次;一名美國成年人每天平均要做3萬5千個決定,原來一個呼吸間我們已經做了超過2個決定!但是,我們必須承認,決定做得多不代表做得好,回頭看看自己曾經做過的糟糕決定不難得出結論:決策之難,難於上青天!

順了姑情逆嫂意,豬八戒照鏡子?!
管理決策更難!哈佛商學院教授約瑟夫.巴達拉克(Joseph L.Badaracco,Jr.)認為,成功的管理者必須有能力處理各種難題,了解人性觀點,才能做出好決策。

決策就是選擇、判斷及做決定,有是非題的二選一、單一選擇題,甚至複選題,如果答案明確,非黑即白,做決定不難,怕的是沒有「唯一解」,只有「最佳解」,需要斟酌的環節更多。管理上最多這種充滿陷阱的灰色選項,不論如何取捨或選擇,沒有非黑即白的唯一解,只有再三權衡利弊得失後才可能得出「最佳解」。

弔詭的是,以目的為導向的「最佳解」不見得符合多數人利益,極有可能「順了姑情逆嫂意」,甚至讓決策者裡外不是人,很難皆大歡喜。如何做出兩害相權取其輕、兩利相權取其重的決策,很大程度考驗決策者的分析與決斷力。

簡單的問題在決策過程中不用過於糾結,比方選擇用餐地點或看場電影,選錯了大不了承受花大錢買不開心的結果,因為多數的消費衝動影響不大,可以笑笑說「沒什麼」,但是如果決策牽扯到專案結果、職涯發展或公司未來,一個錯誤決策可能引來百千萬損失,一個不良決策可能就是人生勝利組或魯蛇的距離,甚至攸關公司存亡。如果你是專案經理人或公司領導者,對於決策這件事,能等閒視之嗎?答案當然是「不能」。

決策前先思考5個問題
越是重要的決策越讓人恐懼、猶豫,進退失據,因為害怕失敗或不想負責,然而,決策與責任是一體的兩面,當你做了決定,勢必得為它帶來的結果負責,尤其在職場上更是如此,權力與責任是雙面刃,所以不能盲目決策。

很多情況下,管理者就是決策者,但組織中做決策的不只管理者,所有成員在決策過程中都扮演某種關鍵角色,在做出決策前,需要找出問題、釐清問題、蒐集可能的解決方案、評估各種解決方案的利弊得失,最後做出決策。

避免決策出錯,哈佛商學院教授巴達拉克建議,決策之前先思考5個問題:這個決定可能帶來哪些後果?我該盡何種義務?決定是否能具體落實?誰在下決定?我是否能忍受這個決定?反覆推敲這幾個問題,決策者會發現自己可能走進一片灰色地帶,但是透過正反合辯證與梳理,真理越辯越明,最終可能找到分數最高的解答,那個解答就是終極決策。

除了思考巴達拉克的5個問題,在決策過程中可以掌握以下8個技巧,提高決策成功率:

技巧1. 直擊問題的根本
決策的目的是要解決問題,不論是企業合併、組織轉型、新部門成立或舊部門裁撤、選擇專案方法、資源配置與調整……,在決策之前必須先確認問題是什麼,而且要剝洋蔥似地找到問題核心,不能流於問題表面,否則決策本身無法發揮最佳效果,容易流於頭痛醫頭、腳痛醫腳,或者根本藥不對症,白忙一場。

舉例而言,如果專案團隊無法在既定時間內達成KPI,需要先找出關鍵問題,如專業不足、人力不足,還是目標設定與時間設定有問題,釐清問題的本質,抓重點、不失焦以及找到肇因,才能確保決策從一開始就走在正確的道路上。

技巧2. T型思考—深度與廣度兼具
雖然決策過程很燒腦也很具挑戰性,但抽絲剝繭釐清問題並找出解決之道正是企業管理者、專案經理人等決策者無可推卸的責任,也是證明其價值之所在。當然,決策難度與複雜度依決策所要達成的目的而異,但不論如何,決策之前都需要廣泛地深度思考,不能簡單粗暴或過於想當然耳,更不能憑感覺或運氣衝動決斷。

決策分析是從多選項中選出最佳解的過程,在分析思考問題點時,別忘了取得與問題相關的最佳資料,可以利用蒐集問題的技巧,如腦力激盪、召開促進會或諮詢適合專家等方式找出可能的問題癥結點。除了考量企業外部的金融、法律、社會等因素,也不能忽略企業內部的治理、架構、文化等因素,除了與組織有關的人事物,還要將可能受此決策影響的所有利害關係人納入考量。

做出最終決策時,也要確定伴隨決定而來的所有後果,如果決策可能伴隨其他衍生風險,必須思考有沒有能力承受與解決新問題,以免不小心提著汽油桶救火。

技巧3.設定決策目標
思考並釐清問題後,必須針對問題擬定相對應的決策目標。如果前述專案KPI無法達成是因為專案團隊人員專業不足,決策目標可能與人員培訓、聘僱新專案人員或導入新技術、外部專家有關。

如有必要,可以透過專案經理召集成員組成決策小組,蒐集資料並透過集體討論的方式設定決策目標。值得一提的是,決策目標必須符合個人或組織利益,決策目標一旦擬定,必須確保一致性,以免決策與目標漸行漸遠,此外,也要留意決策目標的時效性,避免正確的決策因執行不利或戰線拉長而失效。

技巧4.不要怕複雜
管理思想家羅傑.馬丁(Roger Martin)發現,一般人常陷入非A即B,越複雜越難取捨的困境,他認為,不怕複雜、拒絕簡化才可能突破選擇僵局,從複雜中創造更好的選項,他建議決策時多給自己一點時間找出各種難以看見的新可能。

在《決策的兩難(The Opposable Mind)》一書中,馬丁建議,在面對問題時首先要界定問題範圍,同時羅列明確的影響原因,第二步是思考問題重點之間的因果與關聯性,梳通彼此關係,第三是從因果關係中抓住問題架構,找出對應的解決途徑,若能充分整合這些思維模式,不怕複雜,就能有效拆解問題,找出適合的決策方案。

技巧5.懂取捨才能找出最佳方案
做決策時需要考量的因素很多,雖然前面說需要T型思考以釐清問題,但很多決策者擔心掛一漏萬,或者因為過於慎重,因此在決策過程中容易陷入疊床架屋的泥淖,過度發散的結果是無限上綱,選項越來越多卻不知如何「收尾」。

談判與決策顧問約翰.哈默德(John S.Hammond)指出,做出明智取捨是決策過程中最重要,也是最困難的工作之一,因為選擇越多,目標越多,要做的梳理與取捨也更多,從諸多備選方案中挑選最佳決策時更容易陷入兩難的局面。這時候當然不能射飛鏢或憑運氣決定答案,哈默德建議透過「決策因果關係表」梳理特定方案與目標之間的因果關係,當因果邏輯順暢之後,可以利用刪去法逐一淘汰非最佳解。

舉個例子,美國國父班傑明.富蘭克林(Benjamin Franklin)會利用「審慎代數」做重大決策,這個決策方式也被稱為「富蘭克林決策法」,步驟是:取出紙筆,將決策可能產生的優缺點分別寫於紙張兩側,同時簡單陳述優缺點的考量因素為何;每個優缺點項目給予主觀認定的加權分數;加總優缺點整體分數後,如優點總分高於缺點即執行決策,反之則不執行該項決策。

這個方式適用於Go/No-go決策,也適用於在數個備選方案中選取最佳方案。決策過程中也可以利用心智圖分析選項間彼此的關係,利用親和圖分類,利用柏拉圖逐漸收斂及排序優勢選項,透過分析工具更有系統地找出最佳解決方案。

技巧6.不要庸人自擾
很多決策不是只對自己負責,當決策牽連的人事物越複雜,利害關係網越龐雜,決策者越容易陷入「驚驚怕怕」的情緒中,因為動輒得咎,所以在每一項決策前總會假想可能招來的反對聲浪或不合作態度,對於決策心生動搖,其實大可不必。

猶豫不決容易誤事。管理學之父彼得.杜拉克(Peter F.Drucker)指出,很多人在做決策時擔心他人的接受程度,有時會預設立場特意避免說某些話或做某些事以免引起反彈,甚至預先擬定「妥協方案」,只要有任何不同的聲音出現就以妥協方案取代原先的決策。然而,這些擔心很少會發生,很多預設立場或各種可能的阻撓只是庸人自擾,因此,他建議不要在未經審慎思考的情況下做出妥協,輕易錯失最佳決策或有效方案。

技巧7.找對人,先溝通
經過一系列分析與比較後得到決策方案,之後則是以行動力執行決策,才能達到最終決策目的,獲得成效。這個階段,找對執行者與正確溝通很重要。好的決策如果所託非人,找錯執行者(包含團隊成員),輕則效果打折,重則滿盤皆輸。

當然,決策無法落實或執行不如預期,原因可能出在「豬隊友」身上,也可能出在決策者身上。在選擇執行者前,決策者有必要先說明決策可能帶來的利弊得失,可能有哪些風險待克服,以及為何而戰,贏得認同與支持,才能讓執行者或團隊全力以赴。

另一方面,決策者也要有能力挑選適合的執行者或執行團隊,否則再好的決策方案也可能黯然失色。

技巧8.反覆檢視,保持彈性
決策付諸實行後不是結束,而是動態調整的開始,過程中需要密切監督,最好擬定完善的回饋及回報機制,持續追蹤決策成效是否符合預期。值得一提的是,決策需要保持彈性,如果提前達成目標,決策計畫不一定要執行到底;如果執行過程中發現決策錯誤,也要及時停損,或者視情況動態修訂決策方法與作法。

別衝動!避免非理性決策誤區
前面說的都是如何做好決策,基本上,越能掌握8個決策技巧靠成功越近,然而,做決策的畢竟是人,決策過程中或多或少都會受非理性聲音干擾。美國企業家SM沃爾森曾說:「成功的決策是90%的資訊加上10%的直覺。」但卻不宜過度放大那非理性的10%。

諾貝爾經濟學獎得主丹尼爾.康納曼(Daniel Kahneman)指出,人的思考體系分為兩部分:一是重視直覺、感性的系統,二是重視分析、理性的系統。生活中多數判斷使用直覺判斷系統,快速、直接,也充滿偏誤,容易讓思考落入陷阱而不自知。這樣的習慣也很容易出現在「管理決策」中,許多「認知偏誤」可能影響決策,比方「直覺出錯」、第六感不靈、經驗法則失效等非理性因素,越是關係重大的決策越應該避免或降低非理性認知偏誤。

每100家破產倒閉的大企業中,高達85%是因為企業管理者決策不慎引來滅頂之災。很多原因造成決策的成功或失敗,因為需要考量的面向太多,所以說決策難,但是決策技巧可以靠長期觀察與練習提高成功率,唯有避免盲目或衝動,靠推理、判斷、分析、綜合評估獲得理性決策,才可能產出最有益、最經濟、最具效能的結果。

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