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透過事先規劃專案, 你也能輕鬆管理不卡關
2022/9/1 作家:鄭喬挺
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作者/鄭喬挺

瑪菲斯是一個剛進新公司報到的新人,過去的她也是製造體系的PM,對於雖然是不同領域但同樣是製造相關的工作,她充滿著信心。報到不久後主管便要求瑪菲斯要接手一個新產品開發的案子,由於過去的經驗,她一口就答應下來。

這專案計畫可大可小,你做過大計畫嗎?
不過現實還是超乎了想像,主管要求交出整體產品開發以及設備佈建與供應鏈的管理計畫,有點超乎了想像於是瑪菲斯感到很不知所措。但性子要強的瑪菲斯覺得這應該只比過去經手過的專案複雜一些而已,於是她展開了資料搜尋之旅,試圖在浩瀚無際的網路世界中找到解答並交出作業。

資深的同事安德魯正好得知瑪菲斯有此任務,好心的詢問瑪菲斯是否需要其協助?但瑪菲斯心想如果第一個案子就要靠別人,那主管應該會覺得自己的能力不夠好,於是一個星期後瑪菲斯帶著自己努力完成的計畫跟主管進行匯報。

主管花15分鐘聽了這個計畫,些許無奈的說道:「這計畫缺乏了核心的計畫方向,雖然有一些施行的細節,但還是沒辦法起到關鍵性的作用。我給你兩個星期的時間,下次帶完整的想法來找我。」

瑪菲斯感到非常沮喪,覺得產品開發計畫從EVT、DVT、PVT與MP各個階段都有了,問了身邊幾個也是做PM的朋友大概都是這樣的計畫內容,不知道為什麼主管就是不滿意。身為新人的她有些徬徨不知道這樣還能不能在這間公司生存。

人/機/料/法/環 專案計畫的結構起點
瑪菲斯的好友聽到這各狀況後提起她正好認識一個朋友,在這個領域不僅經驗豐富且樂於助人,應該可以給瑪菲斯一些幫助。於是好友就約了這位領域的大哥,找了天下午一起喝杯咖啡聊聊。

當天下午瑪菲斯跟好友先到了咖啡廳,兩個人邊聊邊等著這位大哥的出現。當這位大哥坐下來瑪菲斯一臉驚訝說道:「怎麼是你!」原來這位大哥不是別人,她就是瑪菲斯新公司的安德魯,瑪菲斯當時還拒絕人家主動伸手幫忙的好意,沒想到現在好友介紹的高手就是安德魯。

安德魯看了瑪菲斯一眼立刻聯想到之前的狀況,不禁莞爾。「我想我知道你的問題了,既然我們在同一間公司,今天又剛好坐在這那我們就一起來解決你的麻煩。」
主管要求你提出專案計畫必須包含設備與供應鏈的管理,那你就要先拆解出人/機/料/法/環的每個環節所必須思考的因子。

舉例來說:

● 你這個產品會需要多少個新製程,其相關的設備是什麼?
● 每個製程所對應的開發人員是否到位?
● 有沒有新的物料使用,供應商稽核等程序如何進行?
● 過程中要管理的開發流程所對應的文件何時要產出?
● 相關規劃是否有需要環境上的配合,是否安全?

瑪菲斯聽完之後茅塞頓開,原來自己第一次交出去的計畫真的是寒酸的可憐,很多面向都不周全,於是她帶著感激的心情回家展開了計畫。

專案計畫可小可大,你知道該做多大的計畫嗎?
兩個星期後瑪菲斯帶著雀躍的心情準備跟主管好好的說明一下新版的計畫架構。30分鐘後,
主管:「這次確實架構是完成了,但我沒看到除了RD以外的人員你準備讓他們什麼時候開始進入計畫,供應商也要跟著投新產線、你如何確保供應商如期完成呢?」

瑪菲斯聽了又冒出一身冷汗,沒想到主管連供應商的設備也要列入計畫,她心裡面很懷疑真的需要替供應商思考這一切嗎?但當下也不敢多說什麼。

瑪菲斯:「我們連供應商也要插手進去管嗎?他們應該要自行安排吧?」
安德魯:「供應商自己應該做好的管理沒錯,但我們不能把成敗賭在供應商上,所以我們應該要求他們交出如同你所做的計畫一般,由SQE與PM共同追蹤。」
瑪菲斯:「原來是這樣,為了將產品開發出來,我們要兼顧的面向比我知道的多太多,我以前只要確認RD有完成產品研發,進工廠時發生的問題都有處理掉就好,沒想到這邊專案的規模真的是複雜許多。」

安德魯:「專案的範疇可大可小,有些案子只要管幾個人產出產品,有些案子要跨國合作,專案預算可能達到好幾十億。所以千萬不要被框架住了,在不同的企業帶領專案要有不同的思維,這樣你才能改變思考的邏輯。」

瑪菲斯:「每次我以為很靠近終點時都會被無情的打擊,你能告訴我到底還差多遠才能完成這次的計畫嗎?」
安德魯:「你其實很靠近這次冒險的終點了,弄懂了架構關係你就懂得根據專案規模來調整自己的計畫,接下來我來跟你說明一下專案管理的十大知識領域。」

1 專案整合管理
2 專案範疇管理
3 專案時程管理
4 專案成本管理
5 專案品質管理
6 專案資源管理
7 專案溝通管理
8 專案風險管理
9 專案採購管理
10 專案利害關係人管理

運用專案管理架構,幫助自己達到目標
「專案整合管理」主要是一些基礎工作,比如說:發展專案章程、計畫書、監管專案……等或是進行啟動或結案。我相信你一定執行過,只是沒有意識到這些也是一大領域。

「專案範疇管理」顧名思義就是要確立範疇,是要開發一顆齒輪還是一組齒輪?必須事先就定義清楚,然後才能根據範疇去拆解WBS。專案時程與成本以及品質管理都是大家較為熟悉也是日常工作的重點,我想應該不需要解釋太多。

「專案資源管理」一般來說就是人、時間、錢、設備……等,由於這些資源大都是跨專案共用,所以也需要根據所產出的效益來分配相對應投入資源。專案溝通管理每個PM一定都有其方法,如果你想做得好也可以花點心思思考。
接下來我們多花點時間討論「專案風險管理」。風險與問題一個在前一個在後,差異在被管理的風險變成問題的機會比較低。然而風險之所以叫做風險,就是因為他還沒發生,管理還沒發生的事情,先天就令人比較抗拒,做法如下:

● 識別風險
● 分析風險
● 安排優先順序與決定應對方式(通常採用避開、降低、轉移與接受四種方式)
● 指派負責人員
● 追蹤、監控

「專案採購管理」就是你這次欠缺思考的面相。有些案子由於在公司內部生產零部件並不划算,或是公司沒有相關的設備以及生產經驗,所以會找供應商採購,這時候就必須先考慮到如何管理採購物料及確保供應商品質,通常來說採購會有以下流程:

● 確認採購產品(服務)之內容
● 尋、比、議價
● 與供應商核對交易內容與品質
● 採購合約
● 內部請購
● 對外採購
● 供應商的製程管理

「專案利害關係人管理」是近年才新增的範疇,簡單的來說專案中會影響專案進行的人不只專案成員,可能還包含其他影響力大或對此專案有興趣的利害關係人。你必須對這些人員進行識別才能有效地判斷哪些人必須採用何種方式應對,來達到完成專案的目標。

經過了安德魯系統性的指導後,瑪菲斯總算開始踏上了更為廣闊的專案天地了,現在的你/妳有體會到結構性規劃專案的重要性了嗎?如果還沒有,試著去做做看吧,當你有意識地規劃這一切你會發現問題好像真的變得少一些了。

PM職場學

「職場」二字,可延伸許多不同時期的人都會處在的環境,例如:一位剛畢業轉換環境,對未來憧憬的新鮮人,或是一位入職場已有些許經驗,但還在...
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鄭喬挺
我是Ryan,職場上有2種人1.對現狀不滿,不求改變的人、2.對現狀不滿,但努力成長的人!如果你是後者,我將透過總結多年的職場心得,來告訴你如何改變你現在所面臨的困境,透過實際的操作方法,來幫助你改善你遭受的問題,升官進爵。如果你是前者,當你釐清你為什麼需要改變時,相信你也可以開始邁向不一樣的人生。
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