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Retrospective書摘
2022/12/1 作家:專案經理雜誌
139
文/林士智, PMP, PMI-ACP, PMI-PBA

下列團隊情境是否感到很熟悉呢?

● 你是產品開發團隊的成員,你做得還不錯,但並不傑出。
● 你開始在團隊中發現有些人際關係不合的跡象,而那些你希望能留在團隊中的人,正更新著他們的履歷表。
● 你知道在事情變得更糟之前,需要先調整一些做法,以緩和人際關係的緊張氣氛,因此你打算向團隊引進回顧會議。
● 你是一位團隊領導者,而且你曾聽過回顧會議,但從未嘗試過。
● 你聽說回顧會議可以協助團隊表現得更好,但是你不確定要從哪裡開始。
● 你已經舉辦了幾個月的回顧會議,但是你的團隊並沒有提出任何新的想法。


身為團隊領導者,解決這些困境或窘境的最好方法就是閱讀與實踐本書。作者提出回顧會議的框架,涵蓋五個步驟(如下圖所示):1.開場(Set The Stage)。2.蒐集資料(Gather Data)。3.產生洞見(Generate Insights)。4.決定行動事項(Decide What To Do)。5. 結束回顧會議(Close The Retrospective)。實際導入回顧會議後,將可協助你的團隊達成下列5項成果:

● 了解團隊成員不同的觀點。
● 了解團隊當前的方法與做法。
● 遵循思維的自然順序。
● 讓討論自由發展,而非預設其結果。
● 結束回顧會議時,能為下一個迭代提供具體的行動與實驗方案。


一、回顧會議的框架五步驟

1. 開場
開場可協助團隊專注於手上的工作,讓團隊著重當下的共同目標,且可營造出一個讓人們感到能自在討論問題的氛圍。回顧會議一開始,請先針對大家能撥出時間與會做個簡短的歡迎與感謝之意。然後重述回顧會議的目的與此會議的目標,同時提醒大家會議長度,畢竟大家時間寶貴,必定想知道其時間能否被妥善運用,而非只是一場漫無目的的會議。接著,你的團隊如已有工作協議,請將其張貼出來並檢視它。如有需要,請調整工作協議,以便適用於回顧會議。如果沒有工作協議,請當下就制定,然後再繼續往下進行會議。因此,請不要跳過開場,也不要草率開場。藉由檢視團隊的價值觀與工作協議,讓團隊在可接受之行為與互動方式的社交契約下進行。如此才可營造一個可以讓人們提出棘手的話題與具挑戰性對話的環境與有效互動。相反地,當他們不清楚會議的進行方式時,就很難保持專注,甚至會讓團隊偏離正題。

2. 蒐集資料
蒐集資料能為所發生的事情建立共同的畫面。完整的資料蒐集(包括事實與感受)可以為接下來的回顧會議帶來更好的想法與行動。你可以使用團隊任務板及大型可視化圖表來呈現資料蒐集結果。其能讓人們更容易了解過去一段時間的事實。如果大家只專注在查看自己的資料,團隊成員就難有全局觀,可能就無法處理對他們而言最重要的議題。而且事實只是資料蒐集的一部分,務必也要有一半的感受資料。因為感受能告訴團隊,結合事實與感受,才能看出什麼才是對團隊是最重要的,才能讓人們更容易地提出帶有情緒性的話題,以提升團隊成員彼此的信任感與默契。

3. 產生洞見
產生洞見是要讓團隊能夠進一步,看清全貌,並深入探究問題的根本原因。團隊考慮更多的可能性,也是彼此一起思考的時機。這將有助於團隊了解如何才能更有效率地工作,此乃是所有回顧會議的最終目標。如果跳過產生洞見這一步驟,你的團隊可能無法了解這些事件、行為及環境將會如何影響他們產品開發的能力。花時間產生洞見,有助於確保你的團隊在規劃改善方案時能產生正向的影響。

4. 決定行動事項
此時團隊手上會有一份實驗與改善清單,挑選最重要的事項(通常一個迭代不超過一到兩項),並規劃行動事項。而你的主要工作就是為團隊提供框架與指引,以利他們為這些實驗與行動進行規劃。並協助你的團隊選擇他們能夠承諾,與能產生正面影響的事項。確保大家都簽名畫押,對此改善任務作出承諾。若是沒有個人的承諾,大家會認為「團隊」將執行任務,但實際上卻沒有人會去做。

5. 結束回顧會議
此階段是協助你的團隊決定該如何保留從回顧會議中學到的事物。學習是屬於團隊與團隊成員的:不是教練的,不是團隊領導者的,更不是身為回顧會議帶領者所屬於的。最後,請感謝每個人在迭代與回顧會議期間所付出的辛勞,以此結束回顧會議。在你結束會議之前,花幾分鐘對回顧會議進行一次回顧。看看哪些部分做得好,以及哪些是你可以在下次回顧會議時有所改變的地方。

二、回顧會議帶領者與引導師在進行前該做的四件事

1. 了解歷史與環境
如果你帶領的是自己團隊的回顧會議,你早就了解團隊的歷史與背景。即便如此,請再檢視一次,以便確認你對團隊的歷史、士氣及專案狀態的假設都是正確的。如果你是與自己團隊之外的團隊合作,請先研究他們的背景。你所蒐集的資訊將可協助你與團隊一起挑選出適合的目標。你所觀察到的事情將對於你需要問些什麼,以及團隊可能面臨什麼問題提供一些線索。

2. 制定回顧會議的目標
考量你們團隊的背景,並與其共同找出一個可以協助自身團隊的目標。以下是一些實用的回顧會議目標範例供你參考。

● 找出可改善我們做法的方式。
● 找出我們做得好的地方。
● 了解沒有達成目標的背後原因。
● 找出可提升我們回應客戶能力的方法。
● 重建受損的關係。


3. 決定會議的時間長度
回顧會議的時間長度並沒有既定的公式,而是需要取決於以下四個因素:迭代的長度、複雜性(技術面、與外部單位的關係,以及團隊組織)、團隊規模,以及衝突或長期爭論的程度。因此,為期一週的迭代可能花一小時開回顧會議就已足夠;為期三十天的工作則可能需要半天的時間才夠。以此類推。

然而,身為引導師的你,第一次嘗試進行一個並非只是詢問「哪些地方做得好?」與「我們應該在哪些地方改變?」的回顧會議,你是需要花點時間準備,包含需要花時間去確認目標、決定會議的進行方式及流程、選擇活動,以及準備好如何帶領回顧會議。如此的準備時間可能會與所預計的回顧會議時間長度一樣。之後的每一次,準備時間將隨著熟練度而越來越短。但你永遠不可能不花時間準備,若真是如此,那就表示你根本沒把這件事情放在心上。

4. 建立回顧會議
本書制定了一個五步驟的框架:開場、蒐集資料、產生洞見、決定行動事項,以及結束回顧會議。其納入了所有團隊成員的觀點、遵循著處理資訊的流程,來推動團隊朝著所承諾的行動邁進。此外,回顧會議的地點可使用團隊空間,好處是所有的圖表與資料都在身旁,但也可找一個空間夠大的地方來容納你的團隊,並請挑選一個有長長空白牆面的空間來張貼時間線、圖表及活頁掛等資料,要讓人們能更容易地看相關資來以利討論進行。

5. 選擇活動
當你了解回顧會議的基本內容─目標、持續時間、與會者、會議室及其設施,接下來就是活動安排。這些活動提供了可以協助團隊一起思考的框架。然而礙於時間限制,不要把它浪費在「只是為了好玩」的活動上。重點是玩得開心之餘,也要能夠達成回顧會議的目標,才能讓團隊成員認為值得花時間來參與回顧會議(滿足)。

三、帶領者與引導師如何帶領回顧會議
身為回顧會議帶領者,你的主要責任是主導會議流程與框架。藉由關注團隊的需求與動態,協助團隊實現目標。即使回顧會議帶領者有著鮮明的立場,也必須在討論時保持中立。流程共涵蓋三項:管理活動、管理團體動態及管理時間,將詳述如下:

1. 管理活動
每個回顧會議的設計都包含像是建立工作協議、制定時間軸、腦力激盪及排序優先等級等活動,以協助團隊共同思考。你需要介紹每項活動、在活動期間監視會議狀況,並在活動完成時進行總結。對上述每項活動進行小結,可以協助團隊檢視他們的經驗並萃取洞見。

2. 管理團體動態
在回顧會議中管理團體動態,就是在管理大家的參與程度:確保有話要說的人都有機會發言。藉由徵求意見的方式,讓比較安靜的團隊成員開口說話。管理者如果在回顧會議中,他們特別容易主導整個對話。就務必事先與管理者見面,教導他們如何適當地參與會議。

3. 管理時間
當你帶領回顧會議時,你應該要回應團隊的需求,同時也需要注意時間,並將其維持在時間盒內。但事實上這是兩難的處境,當預定的時間已經用完,請詢問團隊他們想要如何進行,將時間決定權交給團隊。引導者也可事先準備替換成時間較短的活動。但你仍然有責任達成回顧會議的目標─確認並規劃實驗與改善事項。

4. 管理自己
管理團體動態是理解與管理自己的情緒狀態及回應。如果你不管理自己的狀態,那麼任何技術或手法都將無濟於事。因此回顧會議的帶領者控制情緒很重要。

5. 將你的技能提升到更高層次
身為引導者的你,請務必提高自身帶領的技能,擴充你的工具箱。可考慮在以下五項領域深耕你的引導技能:

● 善用各項活動:
發展、引進及總結各項活動並進行模擬是一門藝術,它可協助成員一同思考與學習。

● 協助團隊制定決策:
你可以藉由學習何種決策流程,找出適用於你們團隊的情況,以及如何協助團隊彙整決策,以提升團隊在決策制定上的品質。

● 了解與管理團體動態:
了解人們與群體是一項終身學習。你在這方面的技能將可協助你建立與培養高績效團隊,並打造出絕佳的回顧會議。

● 提升自我覺察:
自我覺察是個人效能的基礎。當你對自己習慣性模式的覺察,是能夠選擇適當反應的第一步,而不僅是簡單的下意識反應。

● 建立與使用視覺化呈現:
如果你與團隊一起工作,請學習如何以視覺化方式呈現資訊,這能協助團隊快速且有效地處理資訊。

總結:
本書主要專注於讓讀者了解規劃、設計及帶領回顧會議的流程,以及如何使用回顧會議的活動與指導方針。即使你的團隊沒有採用敏捷方法,你一樣可以採用本書的建議,在專案結束前檢驗與調適你的流程與團隊合作模式,例如在每個月或在專案的各項里程碑時舉行回顧會議。如此你的團隊就會有機會在每個增量開發之後進行反思,並找出有哪些改變與改善方案,將可提升產品品質與改善團隊成員的日常工作。而且越來越多公司的財務與經驗顯示,持續進行回顧會議可以為公司節省經費,並獲得改善。相信本書將是文章開頭所述之各項問題情境的解決方案,各位團隊領導者與引導員就大膽嘗試書中框架與活動並小心求證,將能讓你的團隊擺脫困境邁向成功。

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