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敏捷回顧會議,團隊處理關係的衷心時刻
2022/12/1 作家:專案經理雜誌
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文/呂思穎, PMP、黃綉媚, PMP(依照姓氏筆劃排序)

現今世界上有許多工具和技術可以幫助公司實現產出的價值最大化,敏捷工作法是最近很熱門的一種,由敏捷教練(Agile Coach)所帶領的回顧會議(Retrospective Meeting)更是不可或缺。

“I use the Agile mindset to coach my teams to be great.”是本次專訪人物敏捷教練應盛煒(Garfield Ying,簡稱Garfield)在其LinkedIn首頁寫下的一句話,從中可以感受到他對敏捷工作法的熱愛。與Garfield是在參加PMBOK® Guide第七版繁中版翻譯專案時認識的,當時他在團隊中擔任敏捷教練,每個迭代結束時帶領團隊進行回顧會議。從第一次參加他所帶領的回顧會議開始,才知道一位好的敏捷教練總能在潤物細無聲的情況下,讓團隊隨著他的引導達到方向一致,發現最有價值的改善點,讓每次的迭代越來越進步。因此,在這次參與的敏捷大師著作《Agile Retrospectives》中文版的翻譯專案時,第一時間就想到找Garfield分享他的敏捷之路及對回顧會議的操作心得。

與敏捷工作法的結緣
Garfield早期做編程時,就留意過敏捷的方法,當時並未多想,只是想要為技術及合作所遇到的問題找出更聰明、更好、讓自己可以更輕鬆的解決方式,在2012年開始做Scrum Master前,就很喜歡用eXtreme Programming(極限編程)的方法。直到開始做Scrum Master及Agile Delivery Lead後,每次和團隊一起做專案就常在思考,怎麼樣可以讓團隊互動起來,可以把編碼(Coding)的品質提高。

他知道,通常被客戶罵有二種情形:一是怎麼還沒有完成,另一是太多錯誤。這其實是同一個問題,不僅是時間的問題,也是我們有多了解「結果」要的是什麼?對同一個需求,團隊中每個人可能會有不同的解讀,需要有一些方式來使團隊的想法一致並且共同理解。開始時Garfield零零碎碎採用一些敏捷方式,對發生的問題找出解決方法,但沒有一個完整的方式;直到上了CSM課程後,才可以比較完整的來進行。

Garfield認為,敏捷本身是很實在的,遇到了問題,以該有的態度與想法來看待事情與問題,並且和團隊一起解決;只要實戰過一次,之後就可以一直重複,成功是很容易的。很多時候,人們會把敏捷和瀑布式手法來做比較,但這二者不可以比的。敏捷是個想法,是個思維,是價值觀;瀑布式手法則是流程,是如何執行這個項目這個專案。敏捷不會失敗,失敗是因為人。

回顧會議等於檢討大會?又跟每日站立會議有什麼不同?
對於敏捷工作法中的回顧會議,相信仍有許多人心中的第一個想法是檢討大會,Garfield認為這多少是文化的問題。他進一步說明,其實在國外「Retrospective」是一個中性的字,不是負面的;但在華人地區説「檢討」,就會比較負面,是有問題才要檢討改善。在回顧會議初期,通常會面臨二個問題:一個是不知要做些什麼,另一個是要開多久?沒那麼多時間可不可以短一點?因此,第一次和團隊進行回顧會議時,他會告訴團隊以一個小時為主,並且告訴團隊不會有超時的情況,時間到就結束;如果可以早點完成,也可以早點解散。就Garfield的經驗來說,如果前二、三次的回顧會議做得好的話,之後就不會有太大的問題,團隊已經知道要做什麼,也知道這是有用、有幫助的,不論是想法或是團隊的合作。簡而言之,前三次的回顧會議是比較關鍵的。

為避免誤解產生,Garfield也解釋了每日站立會議(Daily Scrum)與回顧會議的不同。回顧會議是個很特別的時間,敏捷工作法中其他的會議主要是在討論產品和交付,只有回顧會議是集中討論你的團隊怎麼合作。每日站立會議所提出問題,通常團隊在每個Sprint的審查會議(Sprint Review)前都已經解決,在Sprint審查會議就會知道是否被允收。回顧會議則不一樣,它要處理的是團隊的「關係」,不單是團隊內部本身,也可能牽涉到團隊以外的關係。這些「關係」的處理會影響團隊的效率。舉例來說,在平時每日站立會議可能是從做事方法的層面解決一些問題,這也許是其中二、三個成員想到好的方法去做,但整個團隊是否有共識?這時,就可以在回顧會議處理。有時候,Garfield也會在回顧會議帶一些遊戲來讓團隊更認識自己,或是更認識敏捷。簡單來說,回顧會議是用來凝聚團隊的共識,是留給團隊的。

回顧會議框架
這次專訪前也邀請Garfield閱讀即將出版的《Agile Retrospectives》中文版。對於書中提到回顧會議必要的五個階段,分別是開場(Set The Stage)、蒐集資料(Gather Data)、產生洞見(Generate Insights)、決定行動事項(Decide What To Do)以及結束回顧會議(Close The Retrospective),Garfield覺得開場一開始是會比較困難。團隊從審查會議轉換到回顧(Retrospective),心態與想法上得要有些轉變的。審查會議時,可能要想的是我的交付哪裏做得好,而回顧要想的是團隊成員間合作上有什麼樣的問題、有什麼地方可以改進。因此,在回顧會議的開場是有一點點考驗帶領者的功夫的。團隊成員在回顧會議開始時可能是有些疲憊的,那就需要用些方法讓他們輕鬆些,比如:可以說一下現在的心情,或是這一、二星期(迭代)來有什麼發現,有什麼可以慶祝地方;亦可讓團隊中原本就比較常發言的人先說,帶動氣氛。所以開場是一開始比較困難的部分。

如果要說最重要的階段,Garfield則認為是蒐集資料階段。產生洞見、決定行動事項雖然也很重要,但更重要的是在蒐集資料階段,讓團隊成員說出心中真正的想法。通常大家都喜歡講一些很表面的事情,但表面的事情是沒什麼太需要去討論改善。找出背後真正想法,才是後續深入探討及決定行動事項的依據。因此在回顧會議時間分配上,Garfield建議要給蒐集資料多一點的時間。通常在1小時的回顧會議中,他會用到20分鐘在蒐集資料;即使表面相同的障礙,背後的原因不同,解決的方式也會不同。只要能夠找出肇因,就可以有更好的回應方式。

敏捷教練在回顧會議的角色
《Agile Retrospectives》中的個案是由敏捷團隊成員輪流擔任回顧會議的帶領者,讓人不禁好奇對專業的敏捷教練來說,由敏捷教練帶領或者由團隊成員輪流帶領的回顧會議,哪一個可以得到較佳的成果。

Garfield覺得這要看公司中團隊成員對引導(Facilitation)的了解是什麼,這是很決定性的關鍵。現在一般公司的教育訓練、培訓,是沒有Coaching、Facilitation、Mentoring、Teaching,但這四個都是敏捷教練的核心技巧。團隊成員自己帶領是很好,但這個人也應該要有表達的權利,他要不停地在二個角色中轉換,是參與者也是引導者,這是蠻困難的,更別說是沒經過相關訓練的人,所以Garfield不太建議這麼做。但如果是團隊成員裏的Scrum Master,就可以來帶領回顧會議。這個角色本身就有這樣的訓練,而且在團隊中,這個角色就是中立的。若是連Scrum Master也沒辦法保持中立,另外找敏捷教練來帶領回顧會議,可以得到比較客觀中立的成果。

在學習敏捷教練專業的過程中,Garfield被教導也需要注意團隊成員的情緒。他曾經在一份研究報告看到,我們所有的決定,不可能是完全理性而不帶一絲絲情感。推動我們做任何決定的其實是情感,由感情來驅動事情的發生。如何理解自己的感情是很重要的,當你了解自己的情感,就會知道如何控制與管理自己的感情,也就知道如何做決定。比如說,運動健身是為了健康,這似乎是理性的決定,但背後的動機是因為對自己的身材不滿意。「不滿意」就是一種感情。理性是由感情來推動,感情卻要由理性管理,避免造成自己無法承擔的後果。

如果在回顧會議上碰到不理性的、情緒性的回應,Garfield覺得這個成員的情緒性反應,就已經是一種想法的暴露。你可以問對方這麼的不開心、這樣的表現背後是發生了什麼我們不知道的事,才讓對方覺得我們的方法不好,大聲反對。可以試著引導他說明,了解他所遭遇到的狀況,找出背後真正的原因。最怕的是從頭到尾都不出聲的人,會無法了解他的意見與想法。既然每個人都花了這個時間來開會,如果不發言告訴大家你的想法,等於是你放棄了這個讓自己做得更好的機會。這個「做得更好」是關乎於「你」,不是「我」,不是帶領會議的人。但做為一個合格的引導者(Facilitator),你一定要問,要讓團隊中每個人都有同樣的機會來表達他的意見,這非常重要。他不說是他的選擇,但你不能不給他機會。雖然《Agile Retrospectives》這本書是在講回顧會議,但都架構在做為一個合格的引導者基礎上。

千里之行,始於足下
《Agile Retrospectives》書中也提供了許多活動的做法,Garfield覺得大家可以照著實做一次。只是看書,不會明白也感受不到為何這樣簡單的活動會有如此強大的效果。像寫在便利貼上貼出來的方式,這很簡單,大家都寫了貼上,然後你就可以總合看出大家的想法,即使不能明白便利貼上所寫的內容,也可以馬上讓寫的團隊成員說明;甚至在要找出解決方法時,都還可以回頭再去看。要注意的是,相同的活動,在不同的回顧會議,可以加上一點變化,讓團隊成員有新鮮感。坊間也有不少關於回顧會議的書,各有不同;Garfield曾經試著要操作別的書中所提的一些活動方法,並不是那麼容易。這本書比較經典,採用的活動與方法是大家通常都會用到的,不會太高深莫測,而且告訴你如何一步一步來操作。作者會希望你在看完後可以很容易上手並得到實證。如果你發現問題的肇因是在團隊,那就按照書中的方式,找一個合適的活動來實做吧。

想更了解應盛煒敏捷教練或者與他進一步交流嗎?歡迎訪問他的LinkedIn專頁(https://www.linkedin.com/in/garfield-ying)。

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