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睿峯經營管理顧問有限公司 資訊透明化帶動公司 進一步躍進
2023/3/1 作家:專案經理雜誌
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本公司導入敏捷管理至2022年已是第三年,在前兩年大量的教育訓練,以及對經營的實際狀況進行敏捷管理調適,公司現已找到了可應用的敏捷管理機制,除了讓公司專案管理效益大幅提高外,因整體服務品質及交付成果水準提升,客戶給予的回應也是高度正面肯定。

本年度,公司在原有的敏捷基礎上,再加上大膽的資訊透明化策略,讓公司同仁可以有效地掌握專案狀況,公司不但可以更大膽地授權,讓同仁在執行專案時更有靈活度,同仁也在透明化資訊下,互相之間的合作更有默契。

此外,在本年度公司更建立了明確地記功嘉獎制度,讓同仁在主動為公司名聲著想下所創造的成績,都有快速地獲得公司的肯定及嘉獎,在公司整體工作效益提升的同時,也讓同仁提高了工作的熱忱,營造出了更好的工作氛圍。

公司名稱:
睿峯經營管理顧問有限公司

公司簡介:
本公司長期輔導台灣農村社區,而為因應農村社區之多元性,並善盡輔導顧問之責,以多元專業領域之人員組成,包括水土保持、專案管理、企業管理、策略管理運用、無形資產鑒價、資訊技術、農村營造規劃……等。

本公司憑藉各項專業導入,參與輔導社區推動農村再生跨域合作計畫、青年輔導、農村規劃與培訓,在業界甚獲肯定。

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善用敏捷管理提升公司競爭力
此次得獎無疑對本公司落實敏捷管理的決策,給了一個最大的肯定。也是為本公司同仁能不斷與公司配合,持續推動並精進敏捷管理,給予了最大的信心。本公司所承接之業務,從中央到地方政府都有,而且都是屬於建立制度,輔導管理,或是政策推動之重要專案。政府機關為了穩建推動重大政策,需要綜合能力及配合度俱佳的組織來推動這些專案,一般而言,不是大型管理顧問公司,就是大專院校才有能力承接,這些機關在評選時能選擇本公司,就是考量本公司是可能最大程度達到其工作要求。

為了能在競爭激烈的機關專業服務的市場中脫穎而出,本公司不斷地思考要如何讓公司的管理及專業能力可以大幅度地成長。在接觸敏捷管理後,發現靈活的敏捷管理手法,以及強調擁抱變更、強調客戶價值的核心價值,無疑是用來面對政府機關最有利的管理方式。

成功導入敏捷的歷程
從目前可以取得的各產業應用敏捷後的狀況來看,敏捷的手法確實可以讓專案的執行效能及成果產出有效提升,但同時,執行長亦煩惱於導入時可能遭遇的困難及限制,公司隨即與同仁討論導入敏捷管理的必須性及可行性。以知識面而言,敏捷管理的執行架構相當簡單,且多為原則性的規範,但真正要將敏捷管理導入,卻是相當不容易的,本公司在導入初期就遇到了將理論落實到實用時的困難。例如:Scrum的執行架構中有Daily Scrum,本公司初期操作,是為了符合Scrum的架構,及規定的方式直接推動,並要求同仁配合。只是,在一段時間的執行後,並沒有看到Daily Scrum的好處,反而覺得是多了一件形式的工作,同仁們甚至覺得Daily Scrum的時間,還不如用在執行業務工作上。因此,在試辦時,同仁都沒辦法對於Daily Scrum取得認同。

然而同仁認為,一個新的管理制度之所以會被重視,一定有其原因,因此,在同仁的齊心協力下,就Daily Scrum要達到的目的進行研究,再依公司的業務及人員狀況調整,最終找出了一個適合本公司,又能達到Daily Scrum效果的操作方式。同仁們一致認為,這樣的過程,是公司導入敏捷管理能夠成功的一個重要因素。

對於想要導入專案管理的組織,建議要經過以下包括「學習」、「導入」、「實用」、「修正」……等四個過程。
一、學習:指的是公司必須有先驅者先行學習敏捷相關知識,並廣泛地吸收相關知識,徹底了解敏捷的手法以及其背後的意義。此外,公司有權決策的負責人或主管,也是需要先驅學習的人,以先行確認所要導入公司的敏捷機制是符合公司可用的。

二、導入:其實也是學習,但這裡指的是公司其他同仁也要學習,以利與先驅者可以充分配合。

三、實用:指的是要將敏捷的架構慢慢地在公司落實。這時,將會遭遇的就是公司裡的同仁都不熟悉操作,可能錯誤百出,也可能效果不彰,此時最重要的是要維持同仁的信心與士氣,在錯誤中仍然能保持樂觀的心態,並能共同討論可能的調整方式。

四、修正:指的是在執行過程中遇有不順利的情形時,同仁能共同討論可能的狀況,並且不斷地回到敏捷的基本原理及架構,並就公司的實際狀況,調整可用的落實方法。

專案管理讓執行效能大提升
本公司有幸於早期就接觸專案管理,並在早期就開始導入部分管理方法及技術,在實際使用過程中意識到這個狀況,所以,十年來幾乎每一年都有自我調整、精進的項目,再加上不斷地學習成長,在導入敏捷管理後,專案的執行效能大提升,近年來,公司的突出表現更讓本公司在業界成為標竿,持續獲得業主肯定。

本公司就是因為具有高度的創新力,強大的應變、成長能力,以及過往相關計畫的表現,在無數次的服務建議書評選中,與大型公司或大學競爭後,脫穎而出。在實際的經營績效上,在導入敏捷管理後,因為敏捷操作過程有大量的溝通,有利於在公司內部導入資訊透明化之文化,公司更將專案執行過程相關資訊,透過自行研發之系統,以儀表板方式揭露給同仁知情,因此也能讓每一位同仁充份了解專案狀況,更能有效地控管專案,也讓同仁的時間間隙顯露出來,讓彼此間的合作更加有效率,使得公司在沒有增加人力的情況下,能營運更高的營業額,又可以不影響同仁的正常生活。

對本公司而言,專案管理機制的成熟,使得同仁間可以緊密配合,代表著公司資源的合理運用,進而讓公司可以在比同業更正常的上下班狀況下,執行超過同業的業務,而且品質更好。回顧本公司在未導入敏捷管理,對於專案期程、成本、人力管理不彰之狀況,再對比目前同仁能通力合作,敏捷管理的靈活性以及溝通力確實能給企業帶來絕對的正面效益,因此如果企業是一個以執行專案為主的組織,在面對專案時,最好盡早學習專案管理手法。

同心協力持續進步
本公司雖然只是一個10多人的小公司,但是公司所有同仁整體學習意願極強,持續成長量能極大,內部管理機制完備,專案管理制度更為先進,整體而言,並不輸給任何大型管理顧問公司。本公司在專案管理制度上的落實,以及將專案管理手法系統化後實際運用,並不斷使用及測試各種可用之工具及技術,淘汰或調整不適用的部分,專案執行及管理能力,年年均有長足之成長,此應為本公司可榮獲此一獎項之最大原因。本公司此次獲得標竿企業獎典範企業,除了公司同仁均感榮耀,也讓公司士氣大為振奮,也表示導入敏捷的這個決策是正確的,雖然目前公司尚在處理Review會議以及回顧會議的精進,類似這樣的調整工作必須持續進行,以及同仁共創的智慧投入,調整敏捷管理在公司專案管理上的適用也還需要一定的時間,目前公司幹部也同步在吸收相關經驗,同仁都有信心,每一段時間之後,公司還會有另一階段的成長。

結語
本公司目前仍不斷試用預測式專案管理以及敏捷管理手法互相搭配使用,透過近年來在實際專案上運用經驗持續修正。為了能擴大敏捷影響力,也將本公司所得之經驗與有需要的企業共享,本公司目前已就經驗上實用之手法完成線上管理系統,也完成了公司的人員訓練,並依實際的運作狀況,持續優化,或新增需要之功能,在近期測試完成後,系統將可順利上線。本系統一旦上線,不但能為公司帶來新的收益,也能造福相關需要導入敏捷的組織,減少其導入過程的困難。

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