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專案管理的「溝」與「通」
2023/6/1 作家:DK 耀尊
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溝通是什麼?
你有沒有過這樣的經驗?在做整合性報告而向同事要資料的時候:「報告要交囉。」「什麼報告?喔,那個啊。案子都來不及了,哪有時間做,下禮拜再說。」然後,下禮拜就變成下個月,下個月變成下半年,然後大家就都忘記交了,尤其是需要跨部門整合報告的時候,更是容易遇到。

在許多朋友圈裡,只要談到跨部門整合性報告的時候,大家的共同心聲都是「難搞」;這個難搞不是報告書很難寫,而是很難跟每個部門及時拿到合適又正確的資料。

「跟他們要資料,就好像要他們老命一樣。」、「都開會溝通好幾次了,還是拖超久。」、「這不是每年都要做的嗎?怎麼都還是資料亂填、亂給,頭好痛。」這些大概都是常看到的無奈委屈心裡話。但其實不管是不是跨部門彙整報告或執行專案,只要是需要人與人之間互相達成共識合作的事,就離不開一次又一次的討論與交流,傳統上來說這就叫作「溝通」。

普遍認知的溝通誤區
看到這裡,你應該會覺得我在說廢話,「溝通不就是多討論、多交流,在大家建立起共同語言之後,就能更容易了解彼此的想法,然後進一步達成共識,皆大歡喜啊。」

老天啊~事情有這麼簡單的話,那給每個人一杯茶,坐下來面對面聊一聊,就不會有戰爭、每個人都能開心快樂,手牽手高唱世界大同了。想法很美好,現實很殘忍,想也知道是不可能的事。

你想想看,當你和另一個人因為想法不同,而需要好好溝通的時候,多討論與多交流,真的就能讓對方了解,甚至接受你的想法嗎?還是會變得更爭鋒相對呢?你跟你的上司、同事、男友、女友、爸媽、家人,真的只要多討論與交流,就會達成共識嗎?

先不論雙方的個性差異可能有多大,我們應該思考一下,之所以會發現雙方意見不同,不就是已經有過好幾次討論與交流,才會知道有所不同?甚至發現差異很大?

這時候,要讓想法不同的兩個人達成共識,是繼續討論與交流嗎?為什麼談過這麼多次,還會有如此的差距呢?當然啦,我不排除這個差距會有縮小的可能性。但如何讓你們能在感到安全、心甘情願的氛圍下,更快達成共識呢?你和對方之間的這條「鴻溝」,該如何跨越並「心意相通」呢?「信任」就是最重要的角色。

信任才是溝通的開始
你有沒有過這樣的經驗?當你信任一個人的時候,即使他的想法和你很不一樣,但你依然願意去思考,甚至採用對方的想法。

我想每個人都有過這樣的經驗,也許是你的爸媽、兄弟姊妹、祖父母、家人,也許是恩師或崇拜的偶像,又或是你的另一半。但即使在最信任的人面前,我們還是會有想法和意見不同的時候,而在彷彿被雷打到的那一刻,任何人都還是會閃過一個念頭:會不會他說的才是對的?

我在這裡不是要勸大家那句老話:「要站在對方的立場去思考。」而是希望告訴你,這句話背後沒說的重要前提:只有在你信任對方的時候,才會比較願意站在對方立場上去想。

什麼叫做信任對方?也就是與對方相處的時候,你會感到自在與安全,知道對方不會傷害你,甚至願意保護你、為你著想。如果你有孩子(毛小孩也算),就會感受到總有某些時刻,你是被孩子完全信任的。你知道在那當下,孩子的感受是什麼呢?對,就是自在與安全,他知道你不會傷害他、願意保護他、為他著想,而這就是信任。

回過頭來想想,在專案裡的信任不也是如此嗎?你會不會願意和一個讓你感到自在安全、為你著想的人,針對不同意見盡力達成共識呢?我相信會的,至少我很樂意如此,因為這就是互相扶持、互相協助的真正意義,想要做好專案,不就是要和團隊擁有這樣的氛圍與共識嗎?小專案如此,大專案如此,跨部門、跨公司甚至跨國的巨型專案更是如此。

怎麼做可以建立信任?
還記得在某次會議中,我和同仁們談到要如何做好跨部門溝通的時候,大概10個裡有9個都苦笑著跟我說:「你講得很簡單,但要實際做到卻很困難。」在那當下,我只笑笑地沒再說些什麼。

的確,如果我光是告訴你:「信任是溝通的開始,所以,你要去取得彼此的信任。」然後就在這裡跟你說「掰掰,我們下回見」,你大概看到這裡,就會覺得世界上又多了一個愛說廢話的「自以為是的專家」,然後快速翻頁跳過,以後看到我的名字就打個叉叉。

為了不讓我臉上多兩條斜線,也為了讓你能了解建立信任沒那麼難,你可以先想想,為什麼對方願意信任你?而在什麼情況下,你會信任對方?對方做了什麼事,讓你願意信任他?

為了回答這個問題,請先停下來慢慢想一想,別急著往下看答案。

想好了嗎?答案其實很簡單,就是當你感受到對方對你的善意,而且這個善意彷彿是無時無刻都存在的時候,你就會願意信任對方。另外,也回想一下,當你向別人傳達善意的時候,你是怎麼做的呢?當感受到善意的時候,別人是怎麼對你的呢?

答案也很簡單,因為這時候你會談論對方的好,不帶著特定目的性,稱讚對方真正做到的好事;你想想,如果別人這樣對你,你會不會感受到對方的善意?你是否願意更信任對方一點呢?答案是肯定的。

所以,回到企業與專案情境來看,要讓你和同事彼此信任,是不是就簡單多了?你可以觀察對方達成的大小工作成就,並不帶目的性地在他背後稱讚他的好或是在工作上幫助你的大小事。當你做到這點的時候,就已經開啟了一扇通往信任的大門。

只需要不論階級高低,幫每個人宣傳他真正達成的大小成就,真心地持續這樣做,在人前人後說真話、說好話的你,你認為對方會怎麼看你呢?好人?值得信任的人?還是馬屁精?虛偽的人?

這些都不用擔心,只要你傳達的是真實做到的成就與好事,那些試圖傷害扭曲你的人,都會被自己射出的口吐芬芳,插得全身都是箭。當大家知道跟你合作時的好表現、幫助過你的事,你都會幫他宣傳的時候,信任就會以你和團隊為核心擴散開來。如此一來,不僅能靠著信任,跨過彼此間的那道「鴻溝」來「互通」雙方的想法與意見,而且當互相信任的時候,共同達成的共識與成果,也就會更加穩固與長久。

看到這裡,你相信我說的話,是真心地為你好嗎?不,千萬不要現在就相信我。因為我還不認識正在看這篇文章的你,還不知道你的好,也還沒跟別人談過你有多好,所以,你還感受不到我的善意,因此還不會真的信任我。

但也許,你可以從自己向別人傳達善意開始。然後漸漸地會發現,周圍開始有更多的信任和好運向你奔湧而來。這就是建立在信任上最有效的溝通。

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DK 耀尊
AGI 人工智慧科學家/商業暨產品規劃顧問;10年技術創業,10年業務、專案與產品管理經驗;樂於分享關於策略思維、經營管理、商業分析、組織領導的知識與技巧,還有一些有點腹黑又真實的人性與人生經驗談。