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專案虛擬團隊的資訊管理 訂定準則,善用工具!
2020/2/1 作家:邱榮嘉
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作者/邱榮嘉

中山大學信息工程碩士,竹科工程師出身,在大陸各城市工作,軟體開發及專案管理方面已有十數年的經驗,負責根據公司商業戰略,進行專案管理,通過技術架構及應用的梳理,對新技術的整合(區塊鏈、AI人工智能……等),有濃厚的興趣及經驗。

前陣子,國外的業務單位突然來了一封信給我負責的資訊單位,來信的同事並非英語系國家,英文寫起來難免有些「家鄉味」,加上我們也不是英語系國家,信件內容又是陳述當地的業務作法,不了解當地業務習慣再加上雙方語言都不熟練之下,溝通障礙可說是十分鉅大。

後來,我們請來信同事把他的需求用手機錄影下來,透過錄影下來的畫面,處理的同事一看就明白了他的需求,也很快的滿足他的變更。

隨著通信技術越來越進步,世界的距離也越來越短,越來越平,人員不再需要固定在同一處,大大地拓寬了公司在用人上的限制,除了可以廣邀世界英才外,也使得因出差所造成的金錢、時間等成本得以縮減,讓分散在各地的人才一起工作的成本逐漸縮小。

因為無法面對面的溝通,看不到彼此的工作表現及行為表情,要讓一群人為同一個專案,有明確的目標、共同行為準則,以及使用能模擬集中式團隊的工具,就更加的重要了。

明確的目標
在專案開始前,專案目標就會出現在章程上,隨著專案成員的互動,成員們會更加了解專案的目標為何。而在虛擬團隊中,專案成員僅能由有限的信息中得到專案目標,如何讓目標可以更簡單被了解以及如何確認每個專案成員不會因為語言文化,地域隔閡而有不同的理解,這也是專案經理需要時刻確認的。

共同的行為準則
虛擬團隊因為沒有在同一處辦公,無法看到彼此行為,從而有效率的互動校正,因此普遍缺乏信任感。為了讓團隊可以更融合,讓團隊的互動過程沒有意外,一套有共識的共同行為準則是必要的。

1. 標準的工作時間
虛擬團隊需要有標準的工作時間,包括何時為上班、下班以及午休時間。若是跨時區的虛擬團隊,則需要定義出重疊的工作時間,方便各個團隊成員在彼此都是工作時間時交流。

2. 約定信息發送工具以及使用規範
團隊中需要有共識,了解哪些狀況應該使用哪些溝通工具。例如:使用電子郵件時,可以彼此約定郵件的格式,主題應包括哪些資訊,郵件的接收者以及抄送者如何界定,是否需要群發,信件內容應考慮到成員母語的不同, 對用字遣辭會有不一樣的理解,需要盡可能的簡潔及明確,減少使用非必要的專業術語或縮寫等等。在接收到電子郵件之後,除了遵守郵件禮節之外,應該如何回覆,確保不會發生已讀不回的狀態。使用即時通訊APP時,也要注意各國的差異,例如台灣最流行的LINE,但在香港較多是使用What's App,到了大陸,就只能使用微信了。

3. 資訊安全
我們都知道虛擬團隊在工作上常常依賴網路,許多工作文件、商業機密都會透過網路處理,所以資訊安全是至關重要的。一般大企業常會使用企業VPN的方式,讓員工透過VPN的方式連到企業內網,以避免敏感信息曝露在網路世界上。對於沒有建立內網的企業,也可以選擇雲端服務,選擇上應盡可能選擇知名大廠品牌,都有完善的權限管理及防護機制,可以避免服務被停止或資料外洩等風險。

在資料的使用上,是分散在世界各地的虛擬團隊成員,縱然系統防護再強,也防不住特洛伊木馬,因此對於員工的資訊安全教育也是重要的,事前的約定與訓練,電子資料如何處理及交換,也是不可少的重點工作。

4. 正視文化差異
有一次的報告,大陸同事要報告一個案子的處理方式,還沒報告幾頁,就被美國上司打斷,並直接提問他對這個案子的疑問,原來大陸同事習慣性的由前面的PPT逐步說明背景,再說明發生的原因,最後提出建議的解決方式,但由於美國上司單刀直入的打斷,讓大陸同事只好直接翻到後面的PPT直接說明解決方式,不足之處又得翻回前面的PPT做補充,顯得有些狼狽。雖然事情有了結論,但雙方卻對此次的報告有些不悅,美國上司覺得中國下屬的思路不夠清晰,討論問題沒有重點,總是講得太虛;而中國同事覺得美國上司咄咄逼人,不等他把話講完就斷章取義。

其實這也是東西文化的不同,東方人思考問題習慣性由面到點,講話總是百轉千迴;而西方人則是由點到面,喜歡開門見山。所以讓團隊可以正視文化差異,對團隊成員的彼此理解是很重要的。

5. 建立信息共享機制
人往往在不確定的環境下,都會有不安全感,不安全感會造成虛擬團隊的成員做事有所保留,進而沒辦法全心全力的為專案付出。所以提升專案的透明度,建立信息共享機制,可消除虛擬團隊在地域上的阻隔,達到更即時的溝通。普遍的作法,是會舉行一個例行性的週期會議,在這個會議中,會讓所有項目成員匯報並交流工作的進度,以及碰到的困難,透過這樣的定期交流,可以讓團隊成員更加清楚彼此的工作進度,能夠做適當的調節。更好的作法是可以利用一些可視化的表格或者工具,例如電子看板,讓大家的進度得以透過網路的方式共享給所有的團隊成員。
因為虛擬團隊成員中,每個人的價值觀、優先事項、看事情的視角、工作環境和工作習慣都大不相同,透過明確且透明的工作流程,能讓每個人的工作量得以呈現,提早找出工作瓶頸,專案成員可以通過對工作整體的方向以及即時的動向,來調整工作進度,而專案中的每一項任務也可以追蹤。

常用的工具
工欲善其事,必先利其器。虛擬團隊固然有其優勢,但無法如同集中式團隊的溝通效率,卻是不爭的事實,所幸隨著科技的進步,只要能夠善用工具,就可以模擬出接近集中式團隊的效率。

1. 溝通類工具
電子郵件做為最老牌的溝通工具,一直是書面溝通的最佳選擇。若是要追求溝通時效性,也可以選擇使用 LINE、WeChat、What's App、Facebook Messenger、Skype、Slack這些即時訊息工具,除了最基本的文字功能,更可以使用語音留言、語音通訊、視頻通話以及檔案傳輸。使用語音、視頻的功能,可以補足文字所沒有的身體信息,讓溝通更有效益。

2. 開會型工具
電話會議是最老派的分散式團隊會議方式,召開時因沒辦法知道彼此情況,總是顯得混亂,在會議中,成員間所看的文件內容可能都不同,造成討論聚焦的難度較高。所幸目前已
有多款線上開會的工具,
例如:Zoom、TeamViewer、
Hangouts、Skype……等。這些工具除了良好的多人語音傳輸外,也可以分享彼此的桌面,讓討論可以更聚集,加上WebCam更讓彼此可以看到對方表情,促進開會效率。除了有手機版的App讓大家隨時隨地都可以開會外,自動錄制的會議紀錄也讓無法參加的同事能事後參與,使用電子白板功能,更能讓交流形象化。

3.協作型工具
虛擬團隊最頭疼的問題,就是當文件由多人完成時,大家手上的版本可能都不一致,每個人改的地方都不一樣,要把文件做統合更是一個艱難的工程。因此,諸如Office 360、Google Doc、石墨文檔等協作工具便產生了。使用協作工具,可以讓多人同時編輯一份文件,也有編輯歷史紀錄,能支援的功能更已涵蓋桌面上的Office系統常用功能了。

4.專案管理平台
以前專案經理在管理專案,常用的工具可能是Mircosoft Project,隨著虛擬團隊的產生,專案經理沒辦法有效的和各專案成員一一核對工作進度,使用專案管理平台就是一個較好的選擇。

透過專案管理平台,虛擬團隊的每個成員,都可以在管理平台上看到專案的整體進度,也能回報手頭任務處理的情況,而不止是專案經理,包括其他的專案成員,都可以藉由專案管理平台得到他人的進度,使專案透明度提高。目前專案管理平台包含Google 協作平台,還有Trello、Teambition……等都是值得使用的平台。

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