文／玉山商業銀行股份有限公司 Core HR系統更換導入專案 玉山銀行自2002年導入Notes系統，15年來玉山人力資源處在Notes上的擴展，已依各部門提出之需求逐一開發並客製化成玉山特有的系統與流程。使用多年至今，因Notes系統所採用的資料庫及開發技術、架構已不符人力資源管理業務快速擴展，我們期望透過更新人力資源管理系統，導入國際最佳實務，並從玉山的組織、文化、策略、人員角度出發，精進人力資源管理的作業流程，及落實策略性人力資源發展，創造屬於玉山人力資源的最佳實務。 專案介紹 專案名稱：Core HR系統更換導入專案 CoreHR System Import Project 專案團隊介紹：本案由玉山銀行人資處、資訊處與安永顧問共同組成專案團隊，分工包含：專案督導監督執行、專案經理控管進度與資源協調、功能組成員協助需求彙整分析／測試案例撰寫／系統測試、技術組成員確認客製化規格文件／功能開發與測試、架構組成員則是系統／網路／備援機制程序建置。 專案目標： 一、實踐最佳實務，降低系統客製化：肇於先前導入系統的經驗，應參考國際最佳實務，並與玉山原流程取得平衡，減少系統的客製化程度並控制功能需求數量，以有利於後續維護與提高作業效率。 二、提升主管、同仁參與度與日常決策：不同系統資料整合提升資訊完整性、正確性、即時性，透過良好的資料架構設計，提升主管、同仁日常參與、決策用途。 三、優化使用者體驗(UX)：單一入口提供所有訊息，以導引輔助流程的直觀使用性，提高取得資訊便利性、透明度，並提供行動化解決方案，強化主管、同仁作業效率。 專案人數：31人 專案起訖時間：2018年04月02日～2019年12月27日 專案經費：123,007,000（萬元） 本專案目標是透過一年半的時間，成功轉換已使用15年的Notes人資系統，期望能將玉山的企業文化、組織設計和制度等落地應用，串聯並建置完整的人力資源管理系統，提升人資行政效率並促進人才數據分析，有利於後續協助人才管理，策略支援以打造企業的長期競爭優勢。 為使專案在範疇、時程、成本與品質上做好全面的控管，玉山內部成立符合專案管理所須能力之專案團隊外，並與有多次成功導入Oracle PeopleSoft系統經驗的安永顧問團隊合作，透過顧問豐富的經驗分享與協助，強化了利害關係人對本專案的信心，落實專案管理知識運用在專案的每個階段。此外為了讓專案執行與監控能夠更順暢且有效率，專案團隊深知本案成敗最大的三個關鍵因素在於「範疇管理、時間管理與溝通管理」，原因來自於本系統的終端使用者不僅為人資單一部門，而是全體員工，除此之外還有許多行內資訊系統也同時受到影響，因此專案團隊灌注了許多心力在上述的三個重要面向，齊心努力將專案風險降至最低。 為確保專案可如期如質完成，在執行過程中，團隊進行需求蒐集同時辨識影響範圍，並縝密地規劃各式應變計畫，一切規劃就是為了讓可預期的風險降低，即便如此，專案過程中仍遇到不少挑戰。首先透過數十場正式的跨產品線會議提早與利害關係人溝通需求，於專案初期即發現與最初規劃有某些認知的落差，因此團隊分析原因並提出多種解決方案，利用公開場合舉行溝通會議，其中更包含37場雙週會討論，以整體公司利益做為優先考量，最後再由高階主管決議採用調整制度流程或系統客製來降低需求差異。例如：績效考核系統雖有標準功能，但評估公司內部的管理機制後決定進行客製調整，而差勤管理則經過溝通與流程梳理後進行制度的調整。 　 此外，面對系統要準時上線的壓力、與日常庶務雙倍的繁重任務，專案經理於專案起始前即針對專案文件制定規範，並在工作代理制度上進行規劃與監控，為成員選定合適的職務代理人，明確劃分職務代理責任，完整的代理制度的建立，面對團隊成員、關鍵使用者因離職、不適任等因素異動時也發揮最大效益，尤其是專案期間一度面臨短暫的交接期，且同仁所負責內容又為系統核心功能的情況下，為了能確實盤點離職人員工作事項，同時幫助替補人員快速銜接工作進度，團隊利用最短的時間變換隊形，穩固內部人員凝聚向心力，也成為專案團隊快速成長的契機。因為成員們充分了解互相交流資訊的重要性，融洽的工作氛圍讓團隊有信心地去面對各種不同的變化與挑戰，此舉讓專案各階段里程碑均能如期達成，更提升不少團隊成員的成就感。 另一方面，資訊團隊透過顧問技術移轉教育訓練，與實際參與業務分析之工作，提高業務理解與系統掌握度，讓原本不熟悉產品與技術的同仁，為後續接手維運提前做好萬全準備。且因與行內資訊系統共用資料，在系統導入過程中，往往牽一髮而動全身，面對外部系統相依性調整，團隊透過數十場的跨部門整合會議，於導入過程中進行資料清整與流程梳理，讓資料規格得以統一，再利用中介平台正確且即時提供給行內資訊系統進行資料介接，達成系統資訊整合目的。同時也與Infra團隊合作進行系統建置，制訂維運計畫，提供穩定的系統服務品質，如今系統上線即將屆滿一年，使用者不僅可利用系統中的工具自行產出報表並彈性運用資料，資訊系統整合不僅提高作業效率也大幅降低維運成本。專案執行過程，業務單位、資訊單位及顧問所培養的良好溝通管道及合作默契，更為現今維運打下良好基礎。 回首專案期間的各項挑戰，深刻體會到長官的支持是專案最有力的後盾，而專案經理的決策與溝通協調，及團隊間的合作互信，是面對挑戰最佳的武器。2020年度首次評選的標竿專案獎，獲獎對於專案團隊而言，更是肯定了在專案前期的縝密規劃與執行的應變能力，深刻了解只要能夠掌握專案管理的知識，並且靈活運用，無論專案遇到再大的問題，都能夠迎刃而解，相信未來也能讓整個企業的專案管理制度，運作得更加順暢，許多重要的專案透過經驗傳承以及不斷精進的制度方法，培養更多具備實戰經驗的專案管理人才，越多的專案成功，必定能為企業創造更高的價值。 結語 在專案執行的過程中，不免會遇到各種突發狀況與挑戰，因此專案經理(PM)在時程、範疇、成本、人員、品質管理和專案負責人(PO)決策與判斷是專案成敗的關鍵。專案團隊在面對問題時，除了發揮良好的溝通能力之外，亦須冷靜的規劃下一步的方向，運用經驗與專業技能，繼續朝著目標前進。期許專案團隊能持續學習新的專業知識技能，並將這次獲獎經驗與專案管理知識向其他專案團隊分享與傳承，共同創造更多成功且具價值的專案。