文／聞又萱 曾經榮獲第32屆香港電影金像獎最佳導演等多項大獎的香港警匪片《寒戰》，劇中由郭富城飾演警務處管理副處長，與內賊挑起警匪鬥智諜對諜精彩劇情，讓人印象深刻。不過，専案管理師徐文達卻洞悉，真正扭轉警方膠著局勢的關鍵，是由劉德華飾演保安局長的一句話「非常時期，用非常方法」，對的時間，做對的決策，才讓案情露出曙光。 大學時期主修氣象的徐文達，出社會後當過工程師、寫過程式。2011年因緣際會上了専案管理課程，取得PMP證照，為了持續維繫専案管理思維的熱度，徐文達要求自己不斷地透過網路寫作，傳達専案管理的理念，因為喜歡看電影及寫作，因而有了《電影生活與専案管理》部落格，雖說看戲的是儍子，徐文達卻從電影劇情中看出専案管理的門道，數年下來累積了146篇精闢的影評分析，也吸引了將近5萬人次的瀏覽。 讓他印象深刻的是2012年上映的《寒戰》，劉德華飾演保安局長說的一句話「非常時期，用非常方法」，雖然只有短短幾秒鐘的時間，卻點出了専案管理重要概念，徐文達說，専案管理實務操作上，與公司文化密切相關，並非一成不變的流程，若是既定的流程走不通，決策者就必須跳出來，站在更高的角度思考，非常時期，是否有別於平常的做法。 目標管理 著重過程 實務上，徐文達也曾處理過類似的案例，因為公司曾經委託他執行一個網路専案，在他經手之前，因故延遲了一段時間，從構思、規劃，開發拖了2年多還沒看到結果，又因為老闆相當企重這個案子，希望能早點測試上架，必然會壓縮上線的時程。 另方面，還有許多內部的問題極待解決。由於該案牽涉新開發技術，需要花時間跟許多單位協調，同時還要審慎評估潛在的風險，若是稍有閃失，錯估情勢而讓計畫失敗無法達成專案目標，不但使團隊白忙一場，而決策者可能也因此要背負更大的責任。 在徐文達接手後，發現時程規劃不夠透明，也沒有跟老闆做有效的溝通，他自己重新擬定一份進度，但是跟老闆原定的時間有2、3個月的落差。為了達到「完成專案」這個目標，徐文達認為，應該先讓老闆了解實際狀況。他評估各種可行方案，也包括所需的資源、成本以及可能潛在的風險，並讓老闆理解，「無法如他所預期提早3個月完成」的狀況。 同時，為了避免計畫趕不上變化，被不可抗拒的意外狀況延誤時程，徐文達強調評估風險時，還需提出相對因應對策，執行過程時，隨時與工程師溝通、掌握進度，同時定期跟老闆回報進度。 由於這項計畫在上線之前，原訂需要經過很冗長的測試階段，但是考量需縮短測試時間，又要確保系統上線後的穩定性，徐文達與工程師討論後，決定採分批測試，每完成一個階段，同時進測試，最終還是順利趕上進度。 鎖定目標前　先理解「為何而戰」 徐文達說，其實執行専案管理首要面對的課題就是「為何而戰？」、「你的目的是什麼？」，若是老闆丟給你的専案要你去執行，要先弄清楚執行這個案子的目的是什麼？要創造什麼樣的價值？再根據你定出的目標，再訂出時程和工作項目，評估潛在風險及因應對策，對於達到目標沒有幫助的事項予以排除，避免徒勞無功，浪費時間。 除了在工作上應用専案管理的概念外，生活中，徐文達也融入了専案管理的思維，為了要求自己養成習慣，定期在部落格發表専案管理文章，藉此自我學習，為了避免因為懶散荒廢，他會評估自己的習性，定出符合自己生活型態，且具可行性的執行計劃。 一般人常遇到的問題是，擬定目標很容易，卻常常敗給自己的惰性，或工作太忙等藉口，最終不了了之。徐文達建議，要先依照自己的生活習性決定執行步驟，例如每天花車程10分鐘的時間背單字，或是睡前花半小時的時間閱讀書籍或寫作，執行上不致造成負擔，沒有壓力，也比較具可行性，每天要求自己，自然就養成習慣。 專案管理還有一個重要部分就是時間管理，徐文達說，若一年後希望能存到第一桶金，絕非定了目標就能一蹴可幾、水到渠成，期間需定出短、中、長期目標，以及執行方案，同時隨時追蹤進度，若能確實執行，一年後才可能實現理想目標。