文／林采薇 高階主管最大考驗 要能做出「對的決定」 2016年，許博惇剛就任RICOH台灣理光營運總經理，坐在這個位置上，他面臨的是替公司找到「對的產品」重責大任，幫助公司達成業績成長目的，因為對的產品，正是公司主要命脈。 許博惇分享，日本知名品牌理光在台灣一直都有穩固的市場與忠貞的粉絲，不過飄洋過海來台，仍要經過「在地化」的考驗，並非所有產品照單全收，必須挑選適合在台灣販售的商品才行。 他指著日本現正火紅的Handy Printer表示，這台「手持式印表機」輕巧的外型走到哪都能印，在年輕人間引起很大的討論，客戶紛紛問，什麼時候要引進販售，「但身為主管要考慮的不是只有話題，面對新產品，在國內沒有其他競爭產品時，要怎麼定價？如何成為一個商業模式，是非常困難的」，並非貿然引進就一定能獲利。 「挑產品不是最難，而是挑到一半放棄才最困難」，許博惇說，「市場可行性低」例如：競爭產品已經很強大時，除非商業價值到達一定規模能帶來利潤，才會引進產品，而這就有賴準確的商業分析，需要足夠的資訊才能決定，尤其理光販售商品包含後端服務，當公司規模不變，若商品需要大量服務人力，就必須斷腕取捨，這就是領導者的挑戰。 從營運長到董事 看待專案視角策略大不同 身為高階主管，專案要成功最重要就是監督各項風險評估、效益評估，以及時刻追蹤進度，這是在哪個位置都不會改變的工作，但隨著位置不同，專案思考的角度也會改變。 許博惇分享，三年前自己擔任營運長期間，提出「開立新的分公司」專案。當時，他看見某些區域沒有分公司和服務站，一旦該區域影印機損壞或是需要補換碳粉匣，工程師就必須大老遠騎車前往維修，人力和往返時間耗時耗力，他提出設立新服務站構想，認為能因此提高維修綜效也能帶給客戶良好觀感。 但提出專案沒多久，他隨即升任董事一職，在掌管了人事和財務後，他看見的是公司整體營運規模，在公司人力尚無擴編計畫時，增加服務據點就得考量當地的經濟效益，許多經濟規模不大的區域若貿然開設新的服務站，恐讓人力應接不上甚至入不敷出。 最後他轉念折衷，將專案名稱改成「局部優化服務範圍」，在這些沒有設立服務站的區域添購公務車，專車專線接送工程師往返修繕處和公司，才一年時間修繕效率大為提升，雖然作法大為不同，卻能透過改善服務工具就能解決問題。 許博惇表示，營運總經理的角色就是要把每件專案管得「如質如實」，將每件專案視為單一個體，逐案追蹤風險與效益，十件專案件件都要做到好；而職位到了最高的董事，看的卻是公司的未來策略與方針，十件專案看的是之間的關聯性，例如：預知三年後公司的發展重點，就能發現十件專案哪些和未來目標互斥、哪些則需要優先執行，重新排定專案的優先順序來引導員工，以確認不做重複浪費的投資。營運長手握營運和行銷大權，事事追求效率和效益，但到了董事，又增加了人事和財務權，對於已知和未知風險的評估變得完全不同，「在不同職位，就要用不同角度思考問題。」 無紙化誰還要影印？ 好的領導者帶員工想像、改變 當世界潮流已經朝向無紙化、數位化邁進時，全世界最大的影印事務機品牌，要如何面對這個危機？2016年接下管理棒子的許博惇正好面臨了這場數位化劃時代的考驗，他也直言，老公司、老品牌，最怕員工沒有競爭心。 「無紙化是轉機」，許博惇告訴員工，人人都不印，就是轉型的時候了！他說，過去業務員要挨家挨戶推銷影印機，現在每棟大樓都有警衛，你還沒見到客戶就被趕出去了，誰跟你買影印機？「我要求員工想像，有什麼方法能讓產品到達客戶眼前，有什麼新方法可以賣一樣的產品。」 於是，理光一方面下大數據關鍵字廣告，推出協助企業把紙本資料數位化服務，同時企業更啟動OA轉型到IT，從過去靠大量人工服務走向雲端導入物聯網系統。 對事務機產業來說，販售後更重要的是後續服務，如：機器維修或補碳粉匣，過去客戶要打電話、等待工程師前往維修，往返確認耗費不少時間，走入雲端後事務機能自動判定狀況類型，主動回傳訊息給台灣理光，當客戶還沒發現辦公室影印機快要損壞，維修人員已經在前往維修的路上。 自啟動轉型以來，台灣理光近3年來，連3年營收呈現雙位數成長，在工業4.0的時代，更帶領台灣成為亞洲事務機聯網比率最高的國家。目前理光八成事務機已經透過聯網服務客戶，透過雲端掌握每台販售出去的事務機功能，現階段營收占比超過50%仍是事務機設備，約20%則是空間規劃，未來會逐步提升，持續轉型之路。 他表示，在管理上不是只告訴員工要怎麼做，而是告訴他「為什麼需要轉型」，員工將原因內化後才有辦法才會追求將每件專案做到最好，而不是只是照辦，「我不會只跟員工說，你不能走到大樓賣產品，而是跟他說明原因，他了解後，才會想出不同的解決辦法。」 同時，對於員工業績管理，則設數位業績量表，公開每個人的表現，每件專案的負責人透過電子看板一覽無遺，主管能隨時找到負責窗口，掌握進度。對於表現優良或是尚待改進的員工，許博惇則是當下、立即的給予員工回饋與建議，管理上兼具透明和即時。 此外，許博惇更重視帶領團隊直接走到市場，與客戶面對面，而不是只聽產品經理回報客戶的反應，「只有面對面，最好是對產品不滿意的客戶，聽聽消費者實際的問題，才能不斷滿足消費者的期望。」 市場變動快 要有更好的管理工具才跟得上轉型 有感於現在市場變化快速，企業各種內外整合、或是轉型專案都同時進行，對內、外專案管理的能力變得越來越重要，許博惇分享，自己透過進修專案管理課程取得國際證照後，在管理上更有效率，還因此選送優秀員工免費進修，一方面企業內部溝通有共同語言，能減少溝通傳達的時間與避免錯誤，更能透過專案處理能力提升，帶動整體效率。 PM2.0時代已經來臨，許博惇表示「過去好的專案經理只需要讓一個專案在不超出預算下有始有終。」現在則是要能具備商業分析能力、領導能力、專案管理專業技能，在專案上線後了解帶來的效益在哪，甚至兩、三年後，再來與同期比較檢討，才能協助企業做出正確的商業決策，帶來正面效益。 對於未來，想要晉升主管的專案經理，許博惇建議，必須在公司表現出「企圖心」，讓人看到你，尤其要了解公司優先性目標，並告訴老闆你的想法，畢竟在公司每天都有很多事情要做，但哪些是老闆會喜歡的，當你做出超出期望的水準時，就能加乘你晉升的機會。