作者／ 彭奕婷, PMP Tegan擔任快樂科技媒體公司的社群編輯，負責該公司當月文案方向之一「挖掘出高績效公司的團隊管理祕訣」。Tegan恰巧認識在智慧家電產業內，營收逐年飆高的傳奇龍頭公司Brilliant Home的Scrum Master Jazmin，於是想盡辦法在雙方繁忙的排程中，敲定了訪談的日子。 今天，是Tegan與Jazmin訪談預定日，Tegan依約來到Brilliant Home在台北的總公司。一進Brilliant Home的辦公室，Tegan看到一群又一群帶著開心笑容、昂首闊步的員工們此起彼落地討論，有些人在白板上畫出各種線圖討論議題解法、有些人圍成圈熱烈地討論工作流程，她頓時強烈地感受出這間公司帶給大眾市場的印象「自信」、「快樂」與「熱忱」。 「真」的自我管理 進到會談室後，看到Jazmin已在內等候。Jazmin露出大大的笑容說：「Tegan，看到你真開心！最近一切好嗎？」由於在訪談前，雙方已明確訪談目標，因此在彼此愉快且短暫的寒暄後，Tegan便單刀直入地提問：「我想知道Brilliant Home作為高績效公司的團隊管理秘密，請問你認為在團隊管理上『最重要』的要素是什麼？」 Jazmin眼神散發光芒、自信地回答：「建立『真的』能進行自我管理的自主團隊。」看到Tegan露出「怎麼說呢？」的表情，Jazmin微笑著回答：「你知道的，我實踐敏捷約八年，真正開始像『真實』實踐者是從四年前開始，那時也是我加入Brilliant的那年。這邊的『真實』是指『對Scrum精神和運作的熟悉，以及有成功帶出高績效團隊的經驗』。」 「確實化」團隊改善 接著她望著遠方，似乎在回想些什麼的淡然說：「當時公司團隊還小，我只有負責一個團隊，不像現在要負責十個團隊，當時公司業績不好，大家精神壓力也很大，要經常性加班，工作氣氛常是憂鬱沉悶。還記得當初訓練完團隊後，在前三次的Sprint Retrospective非常不順暢。」 「團隊其實有向心力，大家都很想成功，很慶幸不是不敢開口的團隊。」Jazmin停頓了一下，繼續說：「真正的卡點在於團隊對於『行動』的執行還不夠深入。」Tegan趁機詢問：「怎麼說呢？」Jazmin溫暖而堅定地回答：「對於成功這件事，美國企業家Scott Belsky說過『It's not about ideas. It's about making ideas happen.（這無關想法，而是如何讓想法落實。）』我們現代人常對事情有很多自己的觀點和想法，但對於想法的執行力，卻十分匱乏。」Tegan接著說 ：「常常剩下一張嘴，像我減肥就是，哈哈哈。」 「哈哈哈，我們是思考的動物，所以很自然會有想法。」Jazmin繼續說：「至於實際付出行動、改變長久的習慣、調整根深蒂固的思維，則是很辛苦的。」 Tegan點點頭說：「對，就像我太喜歡吃炸雞、甜點而發胖，每次下定決心要減肥，卻常忍不住挨餓，所以經常偷吃而失敗。哈哈哈！」 「哈哈哈，謝謝你的誠實。」Jazmin笑著繼續說：「在那幾次的不順暢中，我觀察到『落實』是急迫要解決的事。當時團隊只反省、只提出想法，雖然有收斂觀點，但執行力卻極度不足。所以，我採取了『Kaizen』的做法……」 Tegan 插嘴問：「這是什麼呀？」 Jazmin回答：「這是改善，『Kaizen』是日語的『改善(カイゼンン)』，這觀念來自於豐田汽車(Toyota)的管理精神『持續不斷的改善(Continued,Relentless Improvement)』，他們認為持續不斷的改善會發生在產品功能以及每一位員工身上，大家持續追求進步，讓整體提早成功。」 Tegan好奇地問：「這聽起來真棒！該怎麼運用呢？」 「高效化」團隊改善 Jazmin再度露出大大的笑容，回答：「這問題問得很好！一般來講，我們認為改善事情，只要起個頭，要做的時候才去注意、去處理，但這樣常會有執行上的困難，因為人腦記憶有限，若要做的時候才注意，我們會容易忘記。所以，當下採行的做法是：把每週討論出來的『Kaizen』列成一條又一條的工作任務，我把它設成User Story的一個類別，讓團隊選擇『哪個對於團隊而言，最能夠幫助改善團隊績效』，接著和User Story一樣採用比大小的估計方式，計算出該任務的點數，並將它放入下次的Sprint Backlog內，並請團隊把它視為最高優先順序的任務處理，充分授權團隊自主處理問題。」她拿起手邊的馬克杯，喝了一口水後繼續說：「再來，就是最重要的事情了，我們會在之後的Daily Scrum中，每次都優先討論這件『Kaizen』是否已完成，若未完成，則會優先討論如何順利完成它。」 「哇！這個作法好令人驚艷！」Tegan驚呼一聲，繼續詢問：「剛提到User Story會用比大小的估算方式，那麼，會有過大的『Kaizen』嗎？」 Jazmin對Tegan點點頭，說：「正確，『Kaizen』的確一樣會有尺寸大小的狀況，由於『Kaizen』屬於User Story，所以處理方式也跟User Story一樣，若尺寸過大，會需要拆解成一個Sprint內能被團隊完成的大小。」 「數據化」團隊改善 「原來如此。」Tegan好奇地接著問：「那麼，這作法是如何幫助團隊績效提升呢？」 「數據化結果。」Jazmin滿意地回答：「我們將一開始實行『Kaizen』的Velocity、實質上每次Release後得到的營收、使用者行為改變的相關數值、平常已提供給客戶的滿意度量表……等的數據都整理成趨勢圖表，結果呈現出來的就是持續上漲趨勢。當團隊看到自己的改變，能讓團隊、產品、組織都有好的結果，除了團隊向心力越來越好之外，帶來的成就感也讓工作氣氛越來越歡樂，其實，我們改變的不僅是實質上的業績和工作氣氛，甚至加班都變成罕見情況了。」 「聽了好感動，謝謝你的分享，我要把這樣的好方式也帶回公司，希望我們都越來越好！」繼續訪談一陣子後，Tegan和Jazmin都各自帶著滿滿的收穫和愉悅回到工作崗位上，充滿力量地繼續為目標而努力。