同事走在地毯上的腳步聲，是平常你不會去留意的，今天辦公室的空氣異常寧靜，說不上是一種肅殺的氣氛，但你就是會下意識地將自己武裝起來，約翰平常上班的時候，偶而會跟同事開個話匣子弄點笑話來輕鬆一下，但今天一個早上不管怎麼幽默就是不好笑。我的分機響起來，再平常不過的事了，怎麼會突然嚇了一跳，總之今天就是怪得令人混身不對勁。   副總：「John，你進來我辦公室一下……。」   「好，馬上過去！」我就說吧！約翰向來第六感就很準。   副總表情肅穆地對我說著：「John，你負責的這個高達26億元的案子，董事長很重視，你整理一份資料給我，下週我們先跟總經理報告一下。」   我們這種征戰專案多年的老PM，約翰立刻心中有一本報告的藍圖，我很有自信地對副總說：「我會先描述一下專案的概況，然後將我安排的人力資源說明一下，包括合作廠商，然後將專案時程表及成本做成統計圖表，輔以進度說明，最後再將本案的風險做重點式的報告，結束前再來個總結及例外說明，大約20頁左右，報告時間約15分鐘。」很專業對不對！約翰由不得佩服起自己過人的系統思考及組織能力，正在等候著老闆給予肯定及掌聲。   副總回應說：「John，你做專案有幾年了？」   John：「報告副總，沒有15年，至少也有10年了。」約翰繼續等待副總給我一個讚。   「John，你已經不是初階的PM了，公司處長級以上的員工，都同時肩負起公司營運及業務的任務，倘若你想讓自己更上層樓，你必須要試著調整自己的心態，那些你已經熟悉的專業就請同事幫你完成，你要報告的內容只有一頁，試著將你手邊所有的專案，目前的狀態，包括Pre-sales、PoC、進度、成本、人力資源的使用、以及Post-sales可能的商機都說明清楚。記住！資料不要多，只要一頁就行了，報告時間只有5分鐘。」副總臉色鐵青對我說著……。   約翰頭頂有很多隻怪獸、烏鴉、以及一些鳥類呼嘯而過，心中暗自想著：「是怎樣！一頁最好可以寫那麼多東西，要不然你自己來寫好了。」一開始約翰跟絕大多數PM的反應是一樣的，明明就是很複雜的專案，涉及公司內外部溝通，而且客戶的狀況又那麼多，心中的「看」聲此起彼落。   當然囉！約翰打滾職場江湖將近20年，肯定會謹遵老闆的話永遠是對的，以友善的表情，極富耐心的回應著：「好的！我回去努力看看，有問題再來請教老闆。」   離開辦公室前，老闆還不忘交待了時間：「明天早上前給我，剛好我下午要跟董事長開會，他如果問到此案，我可以先跟他報告。」   此時此刻約翰全身上下，所有的血液都流向五根手指頭的末梢，下意識不自覺得想要緊握雙拳……   回到座位後，約翰思索著副總交待的功課，嘴巴還是持續碎碎念，想著想著……約翰開始反省，如果我只能做教科書教過的東西，那我豈不跟一般的PM一樣？我應該要利用PMBOK® Guide的知識，做出一份可以讓老闆產生提問興趣的報告才對。   熬夜加班，爆肝血尿，已經是資訊工作從業人員的家常便飯，誰說SK II只有蕭薔才能用，約翰也是只睡一個小時，我的早餐就是服用SK II青春菁華液。到公司後立刻將思考整晚做出來的報告Email給副總，我很擔心又被叫進去，免不了一頓教訓，結果，一整天老闆都沒有召見我。   不管John的報告做得好不好，醜媳婦終究是要見公婆的，跟總經理報告的日子終於到了。   副總說：「等一下由你報告，我來補充，記得話不要多，老闆有問題再回答就行了。」   「阿…… 要我上台報告也不早點跟我說，現在到了會議室才陷害我，這樣應該算是上了賊船吧！」約翰心裡滴咕著。   總經理手中拿著杯子走進會議室，低沈的嗓音：「會議開始，John你先報告吧！」   約翰深深地吸了一口氣，屏氣凝神，心裡先想著「沒有什麼大不了的……」   開始報告：「總經理及各位同事早安，本計畫拆成5個子專案，目前有4個案子已經確定是我們公司拿到，仍有一個案子還在PoC中。其中C專案進度目前由於人力及設備因素，有嚴重落後的現象，大約落後31.2%；而D專案雖然規模較小且已經結案，但結算成本後超出原本預算921萬元。在人力資源方面，因James為系統設計及架構首席顧問，必須參與每個專案，形成單一人力瓶頸，無法再承接其他專案；而嚴重落後的C專案，因使用了過多人力，預估在結案後可能超支預算7,880萬。目前努力在跨部門協調及客戶需求確認及溝通上，期望專案順利進行，以上是我的報告。」約翰就控制在5分鐘之內說完，心跳快得很咧。   總經理：「專案資料整理得很清楚，你們對B專案的PoC有沒有信心啊？」   約翰回答：「一切都在掌控中，且A、B兩案有關聯，我們應該可以拿下這個案子。」   「C專案嚴重落後31.2%，既然肇因是人力及設備，有沒有什麼追趕進度的方案？」總經理臉色凝重地詢問著。 約翰前一天晚上已經想過這個必考且無法隱瞞的問題：「我會利用Fast Track趕工法追上進度，並且調整專案的Baseline（BAC），能夠平行作業的部分我會安排人力，並在不影響輸出品質的狀況下，將個別工作包的時程縮短，再觀察看看是否能夠降低損失。」   總經理：「非常好，各單位主管聽好，此案攸關公司重大商譽及收入，務必全力支援。請各單位下週提出人力需求，人資長務必全力獵才。」 最後總經理對約翰說：「你的報告做得很好，重點也摘要的很清楚，請繼續努力，有任何須要總公司協助的地方，請你的主管提出。最後Post Service是每個專案結束後的金雞母，也是公司創造持續性營收的主要收入來源，目前你還未規劃。」   「好的，下次報告一定會提出來。」約翰在中心呼了一口氣，會議過關了，但更艱困的專案挑戰還在等著我去一一克服。   「簡單」是最不簡單的事情了！One Page Report就是如此。你必須要懂得很多專業領域知識，才能將複雜的思考，透過有系統的整理，然後用最簡單的方式來呈現，將專案裡面雜七雜八的資訊整理成老闆或客戶聽得懂的語言，並在報告中留下對方看的懂也問得出口的問題，報告裡面可以展現你的專業，又可以讓對方產生詢問的興趣，才是會議良性互動的關鍵。比起你自以為完美的報告，在台上口沫橫飛來得有用多了。   爾後，當你們開始留意座位附近地毯上的腳步聲時，代表著你已經開始進入複雜思考的模式，此時你會開始…… 將自己的座位整理的很乾淨，排列的很整齊；也會在乎他人對你的想法；或總是喜歡看到餐桌上有魚有菜有肉又有湯……你心中的思緒會越來越複雜，想要的東西也會越來越多。假使有一種方法可以讓自己沒有欲望，如果有一天我們全身上下可以沒有名牌精品的話，那世界將會不同。物質上的簡單其實很容易做得到，但是能夠在心靈上也辦得到「簡單」這件事，那就真的不容易了。然而，執行專案又何嘗不是如此呢！「簡單」真的很不簡單！         更多精彩內容都在【明華園的專案管理】   各大電子書城 → http://www.pm-mag.net/Magazine/El_bookstore.aspx