各位朋友大家好，又到了約翰時間分享的時刻了。最近有不少朋友問我，坊間有沒有什麼好用的軟體工具可以拿來管理手邊的專案，而且是符合PMBOK® Guide專案管理的精神與架構？約翰很直覺地認為，企業倘若有心想要導入高品質的專案管理活動，就必須編列一些資本支出，投資在PMIS專案管理資訊系統上應該是必要的，像是大家所熟知的Microsoft Project Server or Personal Project Tool、亦或是Oracle Premavera… 等，還有許多知名的廠商都同步開發這套能為專案帶來實際利潤的管理工具，但這些軟體都不算是便宜的解決方案，況且大部份的企業多半是嘴喊PMP，手拿P&P （Pray & Please），CAPEX自然就不會發生在有用的地方了。有鑑於此，約翰把過去執行專案的經驗，結合PMBOK® Guide的精神，再輔以通用的Microsoft Excel格式，製作成一套低成本的個人化專案管理工具，約翰也稱它叫做PMIS，但全名為Personal projectMgmt Information Surveillance，中文為「個人化專案資訊監管系統」。 以下約翰將針對此系統進行摘要式報告及教學： Sheet / Project Dashboard通常使用於利害關係人及其專案主管的報告，因此本工作表全部以專案數據的統計為主，並針對Top Management所必須要知道的資訊作成報告。倘若各位欲修改統計圖表的呈現樣式，須先在底下工作表上按滑鼠右鍵「取消隱藏」部分工作表（WorkSheet）。 Sheet / Feasibility Study各位還記得PMBOK® Guide裡面提到當NPV與IRR相衝突的時候，應該要如何選擇專案嗎？如果你不小心忘了或印象有點模糊，快點趁約翰不注意的時候，偷偷地去翻開PMBOK® Guide找一找答案。現在問題來了，PMBOK® Guide裡面不會告訴你該如何把NPV跟IRR計算出來，本表就是在幫PM評估此案在財物面思考上的可行性有多高。首先，你必須要先知道本案預計投入多少人力及時間的成本總合，此動作稱為Pipeline立案階段。各位看了表格，可能會問，公司又不讓PM知道Team Member的成本，真如此，約翰就真的只能...祝福各位的專案一切順利，約翰目前的公司確實是有這些資訊的，閱讀此篇文章的主管們，專案管理真的不是只有專案經理一個人的責任喔！ 接著，我們必須算出專案的成本，如果您的角色是銷售的一方，藉此你就能調整出本案的報價金額。接下來，就能預算你的專案損益表了。以附件案例為例，毛利率是80%，算是超優質的專案囉。 再者，左下角的那一張NPV及IRR的計算方式，就是把損益表中的淨利放在現金流第一年可以回收的欄位，以軟體專案為例，每年可以簽10%的維護合約，故第二年起每年回收42萬元。而資金成本6%幾乎可以不用動，否則可以去問問銀行企業貸款利率，再適度修改此處利率百分比，最後再利用Excel好用的NPV及IRR公式即可求出PMBOK® Guide所說的數字了。依據財務分析概論，現金流可預估其樂觀值及悲觀值，各位可以適度調整。以本案來看投資報酬率有30.72%，是一個能為公司賺錢的好案子。 Sheet / WBS在此約翰假設各位都很清楚應該要如何建立一個可以被合理衡量的Work Breakdown Structure，從「WBS編號」開始一直到「實際完成日」都是各位可以自行編輯的項目，後面的J、K、L …等欄位都是系統自動計算，「資源」欄位的下拉式選單是從HR Mgmt這個工作表來的，直接選用即可。 Sheet / HR Mgmt人力資源管理中最重要的是成本，而這個人力成本會影響到前面的「可行性分析」及「WBS的資源」。其餘欄位都是該成員的聯絡資訊，方便掌握目前人力狀況。 Sheet / RAM這是大部分PM不會去做的資料，其原因不外乎是客戶不會看或專案主管不在乎，約翰做了一張淺顯易懂的矩陣表，假以時日需要放入任何文件就可立即借用囉。 Sheet / Cost Mgmt成本管理中的人力是借用RAM工作表中的資源，再加入每人投入的「時間」及「成本」再乘以「人力管銷比例」所得的「個別人力投入成本」，一般而言，台灣企業管銷成本大多在1.5〜1.7之間，這個比例太低不合理，太高則表示公司內部管理有問題。 接下來的銷貨收入、成本及毛利都如同之前的「Feasibility Study」工作表的數字一樣，但是…隨著時間過去，「人力投入的總成本」就會起了變化了。各位可以回去看之前的損益表，說本案預估可以為公司賺進199萬，但此表的淨收入卻只有958,000元而已。藉由此表可以發現人力投入變多了，直接增加了專案的成本，其淨收入自然不會太理想。約翰曾經有位前同事跟我說：「專案人力成本不關我的事，只要能結案就好了！」各位朋友們，如果你們想成為一位優秀的PM，一定要引以為戒，效法不得啊！ Sheet / Issue Tracking此表是用來記錄與追蹤專案執行過程中所發生的大小問題，把問題加以分類，並且寫上「處理人員」，可以很快知道此事該找誰處理，然後再以不同的顏色標示此問題的目前「狀態」，可以很快速地知道還有多少問題沒有處理完成。此資訊會利用樞紐分析後顯示於「Project Dashboard」工作表中。 Sheet / Function Point, Requirement List, Bidirectional Traceability一連三個工作表都與軟體開發有關係，此處約翰利用Software Development Life-Cycle中的雙向需求追溯表，熟稔軟體開發的朋友從這三張表不難查覺約翰想要表現的重點。簡單的說，任何一個「使用者需求」都會影響到「系統分析」與「系統設計」，反之，任何一個「系統設計」都攸關著「使用者需求」，系統分析的愈完整，記錄得愈詳細，就愈能知道每一個需求變更會影響到那些細節。 Sheet / Change Request需求的變更是在記錄該項變更處理的過程，以及影響等級，最後記錄下「需求導入」的狀況。需求變更必須配合個別公司不同的作業流程，此處僅單純提供記錄。 Sheet / Risk Mgmt計劃永遠趕不上變化，將專案中每一個風險利用圖表記錄下來，並且持續觀察監控，以免讓風險變成真正的問題。依據PMBOK® Guide的指導，將風險標示好「可能性評分」以及「影響度評分」，兩個數據相乘後即可得知「風險等級」，並找到對應的替代解決方案。此資訊會利用樞紐分析後顯示於「Project Dashboard」工作表中。 Sheet / Communication Mgmt是用以記錄專案執行過程中任何口頭或會議上討論的話題，不論是正式或非正式的互動，皆可記載於此處。請記錄對專案有用的資訊，流於形式恐怕對專案產生重工的現象，反而浪費時間哦！ Sheet / Deliverables是專案在一開始的時候，就將所有該交付的東西，不論是有形的硬體設備，或是看得見的軟體系統，乃至於是無形的服務，皆應該在此處詳實記錄下來，才不會丟三漏四的。在每一個交付項目中記錄著狀態，就知道自己離目標有多遠，而且藉由驗收準則可以得知自己交付的品質是否真能受到考驗。 Sheet / Documents專案文件是大家都不喜歡做的工作，偏偏客戶就是會要求，留下專案文件可以讓後面的人有所依據，在經驗學習的部分會更完整，借重歷史資料也會更精確，本表會記錄文件的交付狀況，以及這些文件在專案管理五大流程的分佈情況。 Sheet / Corr. Materials另外一種文件是跟結案相關的文件，這些文件跟專案管理過程所須的文件大不相同，依據各位擅長的領域，其文件的種類因專案而異，以軟體專案來說，如同Excel內容為範例。 各位朋友們，每一個專案就如同嬰兒出生般，他們對這個世界是陌生的，從無知到長大的過程，存在著太多的經驗與回憶，無論好壞都加以記錄下來，可以成為明鏡，亦可當成借鏡，曾經胼手胝足換來成功的專案，能夠讓你一再回味的關鍵因素是因為你們曾經記錄下來的點點滴滴，這些靡足珍貴的記錄將成為下一個案子最佳的Lessons Learned… 本期約翰以此PMIS系統Personal projectMgmt Information Surveillance分享給大家，誠摯歡迎大家的回饋及批評。並祝各位專案成功順利〜