「每次失敗都隱含了成功的種子，就看您是否有用心去發掘它」，這就是PMBOK提到的Lessons Learend與持續改善。Lessons Learend 是持續改善的核心，透過歷史經驗的學習，才能粹取出引發出持續改善的動能。本文將以導入專案管理軟體Project Plus的經驗，與大家一起分享如何透過經驗學習與持續改善，提高專案的成功率。 企業環境因素 (包括系統、制度、文化)，對於專案運行的成敗，佔了很大的影響因素。 一個公司制度，在初始誕生時，並不是完美的，它是經過持續不斷的運行、改善，點滴累積，才有今日呈現在大家面前的風貌。這也就是PMP不斷強調的〝持續改善〞的精神。 一般公司很少專人專職在進行公司的制度改善，因為這些工作，都是高階主管甚至老闆才能做的事情，我們卻何其有幸參與其中，跟隨著老闆的思維，將一團糾結龐大的公司制度，抽絲剝繭的整併、精鍊到目前的明確分工，各司其職且擁有牽一髮動全身的效率，這股極為可貴的整體行動力，是我們花了四五年的時間，日復一日點滴累積而來。雖然公司並沒有正式倡導PMP，然而我們的所做所為，又恰恰的朝著PMP所指引的方向前進，對於每個想在企業推導PMP的同好而言，我算是一個幸運人兒。 為了能深入淺出的與大家分享PMP精神裡，最重要的〝持續改善〞精神。接下來，我會以我實際推導PMIS系統的經驗，來解說如何「持續改善」。 記得~導入專案管理系統，已經快6年了，這系統簡直就像我的另一個孩子一樣，我對它充滿了情感。那時候剛生完小孩，在家坐月子，主管發了郵件給我，說他找了幾套專案管理的軟體，讓我研究研究，打算要導入PMIS。希望我回歸崗位之後，就可以開始進行評估作業，為了滿足主管的期許，我的月子假，幾乎有一半的時間，是掛在電腦前面做功課、研究各大PMIS的優缺點…。 6年前的我，是一個初入門的小PM，跟催專案任務(活動)的進度，是用Excel 列表管理。 那時候身為PM，excel要夠好，才能夠應用excel的各種功能，達到專案管理的需求，如：篩選功能、樞紐分析…等。 記得，在導入PMIS之前，我們曾有過的迷思是： 1. 導入PMIS後，PM只要在電腦前面，就可以掌控大部份的專案進度，並可以降低開會的頻率與次數。 事實證明：PMIS是輔助執行制度的工具，它協助我們儘早發現問題(任務執行狀態的預警功能)，卻無法降低開會的頻率與次數。 但是，由於能儘早發現問題，便可以提早啟動因應措施，因此開會的品質提高了，討論時，不再是浪費時間的空談，而是切中目標的討論 &行動規劃。 2. 挑選PMIS的時候，功能要多更多？ 講到〝挑選〞這個詞~~就不得不佩服行銷人員強大的行銷手法，常常讓我們在不知不覺中，陷入了「買物陷阱」： 回想一下~我們買3C產品的經驗，當我們在做購買前分析、比較的時候，最常做的動作是什麼？是不是比較幾個類似的產品，看哪一個的功能比較多、規格比較‧‧‧總之就是考量產品的CP值 (性價比，用來權衡商品在客觀的可買性上所做的量化)，在選擇軟體工具時，您是否也經常蒙上這種購物經驗帶來的迷思呢？ 事實證明：其實有很多看似很棒的功能，實際上卻無法為你所用。 因為，很棒的功能，也必須要符合企業文化因素的要求，才有可能展現出功能的價值。 因此在選擇軟體工具的過程，一定要評估功能與企業文化是否相契合，釐清目標，不要被炫麗的功能所迷惑。不要忘記PMBOK提到的「最棒的資源≠最適合的資源」唷！ 舉例：你買到的PMIS有10個功能模組，實際上可以配合公司制度運行的，只有7個模組，其中可能有3個的模組功能，是不符實際需求的。以我們自己本身為例，購入Project Plus系統之後，就針對各模組功能進行分析了解，將不符合公司運作的模組停用。 也許你覺得沒有把所有的模組功能都應用、發揮，很可惜。但是各模組功能全部啟用的結果，很可能是增加使用者的負累，造成事倍功半的負效益。 再想想看您的智慧型手機，功能何其多，所有功能您都使用了嗎？ 一個優秀的PMIS應用經驗，絕對不會只取決於軟體本身的功能，更重要的是在於導入的過程 & 導入之後的應用，那才是整個專案管理導入最有價值的地方。 好的軟體工具，一定還要搭配良好的管理制度，如此才能相輔相成，事半功倍。 舉例來說：在一般公司，負責導入PMIS的，大部份是MIS部門，PM則屬於使用者 。 在筆者所屬的公司，最初的導入者是PM，最後的管理者卻是STD制度設計部門。 為何是制度設計部門，因為軟體工具只是「公司制度」運行的輔助工具，公司整體的運作，都是經由制度設計、部門分工來執行。 我們將PMIS收歸由STD制度設計部門管控，當使用者對軟體系統有feedback的時候，都會經由STD制度設計部門，進行分析、評估，以了解是由改善制度著手，或是申請修改軟體、強化軟體功能的不完美處。 換句話說：制度是水道，PMIS(或其他工具)是船隻，公司 / 專案目標是終點彼岸，當水道順暢的時候，就會收到如順水行舟之效益。因此，我們不斷致力於改善水道的順暢度，以及航行於上的船隻等級(工具)。 「持續改善」的本質是什麼？它絕對不僅止於改正缺點，預防再發。換個角度想想，它也有可能是擴增想像，為舊事物帶來新價值。你想想看，PMIS系統，是應用來管理專案的。還可以拿來做什麼呢？我們擴大的專案管理的層面，將它應用在測試部門的例行委測工作的監控，讓申請人隨時知道委測單的進度…跳離了〝專案管理〞的範圍，換個角度從軟體功能面延伸發想，將PMIS應用到不同的領域，這就是應用持續改善的精神，為PMIS帶來新價值的一個例子。 Lessons Learend：經由推導制度的經驗學習，因此在導入系統軟體時，採用分階段導入的方式。 持續改善會帶來新的事物與新的工作方式、價值觀，但是，導入新制度、工具，卻是一條看似簡單卻不易行走的路。因為，會有許多的關係人，必須配合制度或是工具的改善，不得不改變他們原本的工作習慣。 請記得~人性基本上是抗拒變動的，因此，導入的步調、方向，應從使用者端出發，而不是從系統管理(導入者)端出發。唯有讓使用者明確知道，工具帶來的效益大於增加的工作負荷，使用者才會願意嘗試。 另外，分階段導入的作法，可以將改變帶來的不適應程度，切割成關係人可以承受的數個小幅度變更，並透過分階段導入，在每階段結束時，確認是否符合導入的預期效果，以評估是否展開下一階段行動。(如同專案，切分為幾個不同的phase，在階段終了，逐一檢查每個phase的交付成果是否符合要求)。 結論：藉用了制度改善的經驗，對於導入PMIS，我們做了很好的可行性評估，因此找到了與我們的企業文化契合度極高的專案管理軟體。在導入時採用分段式導入，配合我們的持續改善的PM制度，讓PM的管理實力有了驚人的成長：3個PM管理四五十個專案，不僅管理到得心應手，任何專案資訊也都能立即同步給所有的關係人。這就是工具與制度結合後，經由持續改善而獲得的強大效益。 親愛的朋友~Lessons Learend與持續改善，是協助專案邁向成功的二把珍貴金鑰，您是否已掌握了呢？