專案管理知識體系指南裡已經說明了「溝通管理」是PM很重要也很關鍵的能力，事實上，沒有任何一個專案是順暢且不需要溝通的，所有你會的硬技巧（像是你所在產業的知識、或是專案管理所提及的範疇、成本、時間⋯⋯等管理技巧），我們都不能天真地認為跟你一起共事的專案成員，他們都應該理所當然地知道並配合。努力不懈地溝通是PM的天責，基於上述，我們專案經理所提出的簡報或文件，儼然形成專案的關鍵報告了。 相信各位在工作的場合裡，一定會有許多上台簡報的經驗，而約翰過去在各種不同角色扮演上，承蒙長官們的愛戴，時常踏上演講台，不敢自許翹楚，只是對這個議題較有興趣，在此分享並跟大家共同學習⋯⋯ 簡報製作的原則 1. 一分鐘須完成兩頁的報告，故單頁的簡報內容不可太複雜， 每頁約30個字以內，說重點，故每頁所使用的文字忌諱長篇大論，很多人害怕自己忘了要講什麼，就把所有要講的話都放在簡報裡，這是犯了簡報的大忌，當然也有老闆們喜歡這類型的簡報資料，那⋯⋯這就不是一個競爭型的組織企業。 2. 簡報前必須使用會議主題（Agenda）來引導聽者本次所報告的內容，最重要的是預告共有幾頁。人們的預期心態很奇妙，你沒有事先說，要花多少時間，聽者連10分鐘都沒耐心，你若預告了「內容」及「時間」，就算要一個小時他們都會全程參與。 3. 簡報資料中盡可能以「圖形」或「表格」的方式呈現。（因為人類對於圖像的記憶深度遠超過文字） 4. 為達到第3項的要求，所欲呈現的簡報內容必須經過「分析」及「歸納」，切勿雜亂彙集，想到什麼寫什麼！ 5. 為了讓聆聽者得留下深刻印象，簡報所欲強調的重點不要超過三項，避免處處都是重點，就形成「什麼都不重要」。 6. 注意「起承轉合」，把想要表達的重點放在最前面，因為老闆都沒什麼耐心，同時他們的時間都很忙碌，而且重點可以觸發他們的興趣，例如「本案可以幫公司上半年度獲利比去年同期增加60％」，接下來他們才會仔細聽你抽絲剝繭地分析，捉住聆聽者的興趣，你的簡報就成功一半了！最後，使用什麼主題出發，就使用什麼主題結束。 7. 「你所知道的」與「你所應該表達的」，有著很大的差異，這是科技人做簡報最常犯的錯誤。 8. 舉例闡述你的報告重點，可以引用「故事」或「實事」，能讓你的簡報更生動不流於教條式的報告，那樣枯燥乏味，但切勿使用政治或宗教話題。 9. 簡明扼要，簡報前做足功課，就有信心，就不會亂瞎掰。 簡報的時間 1. 10分鐘以下的簡報，僅能傳達1~2個重點或理念，勿貪「多」，聆聽者消化不良，時間過了，就忘了，等於沒做過這場簡報。 2. 20~30分的簡報，須掌握聽眾的水準，才能深入淺出，觀察出一些重要性的關鍵人物，以他們聽得懂為主。 3. 簡報時間為長達40分鐘的話，是一教育形式的簡報，內容不怕多，但怕水準不夠。 4. 任何簡報都不要超過1個小時，如果有這個必要， 就辦一場Training，而非Presentation。 簡報的器材 1. 投影機：簡報前先詢問場地的主人有無此設備，縱使有，最好也自行攜帶平時熟悉的設備，好的開始是成功的一半，約翰就曾經參加過一場因設備問題，延誤了將近20分鐘的簡報，與會者者多半已經沒了耐心，再好的內容也是枉然。 2. 書面資料：雖然代表尊重對方，也表示你的準備充足，但也是「分心」的機會，聆聽著多半時間會自行閱讀書面資料，而忽略了你在台上想要報告的重點。因此，大部分的情況下，除非對方有強力要求，否則約翰不會主動提供簡報資料，你果您遇到這種業主或企業，代表這個組織還有很大的進步空間，那⋯⋯我們就配合執行囉！ 3. 簡報筆：引導聽者聚焦的工具，要善用，適時地在投影幕上，明確地指出你正在說明的重點，可以讓聆聽者快速進入你的內容與節奏。再者，如果你是站著報告，更可以利用肢體動作來傳達一種專業感。 分析聆聽者的特性 1. 根據對象調整內容 a.) Key Man（參加人員）：簡報以這些人為主。 b.) Background（知識背景）：簡報內容要跟聆聽者知識對稱，才是有效溝通。 c.) Age／Level（年齡／階層）：年輕人用年輕人的方式，老人家就用老人家的方式，很難解釋，我想大家應該知道約翰想要表達的意思。 d.) Interest（興趣所在）：你舉的例子最好符合聆聽者的興趣，才能誘發討論。 e.) Understand（了解程度）：用簡單的語言來闡述一個複雜的專案，這是一種內化的功力，要練習。 f.) Size（參加人數）：大場合人多的簡報，要用演講的方式；反之，對象只有一兩位，則是一種對話的模式。 2. 見人說人話，見鬼說鬼話：要以聽眾的立場準備報告，而非自己想說什麼，所以事前的溝通與諮詢很重要，約翰習慣在簡報前先跟業主溝通，有共識才有簡報，你的報告內容，不要讓業主有嚇一跳的感覺。例如業主說：「這件事情我怎麼都不知道？」接下來的專案就棘手了，可不是嗎？ 簡報者的特質 1. 把你的想法或理念賣出去之前，要先把自己賣出去。 2. 儀容：男著深色西裝、白襯衫；女穿套裝、裙子；取下無用的裝飾品和個人用品，體面大方即可。 3. 姿勢：切勿搖頭晃腦，身體四處走動，宜小幅度調整姿勢。 4. 語調：運用不同的聲調技巧，抑揚頓挫，平緩的調性令人想睡覺，但慷慨激昂又失去了穩健的感覺。 5. 情緒：適度的緊張，可以讓自己更有戰鬥力；上緊發條也是讓自己更有自信的準備。 6. 整潔、俐落、誠懇、自信⋯⋯是PM必須養成的習慣。 成功簡報的關鍵因素 1. 我們應該把時間用在準備93％的關鍵因素「聲音、態度、形象」。 2. 對聽眾要打從心裡的尊重，這點可以從你的眼神透露出一些訊息，對人不夠尊重，目光會遊移不定。 3. 上台報告，儘量提到幾位聽眾的姓名，表示你不是個人英雄式主義以個人為中心，也表示尊重，更能讓大家將精神注意到你這邊。 4. 忌諱個人的脫口秀，沒有互動的簡報，就算你辯才無礙，也是一場零分的簡報，讓聽者想要提問，表示他對你的主題產生興趣。 5. 適度的「幽默」是簡報的興奮劑，不冷場可以拉近聆聽者與你的距離，你的內容自然就容易被接受，但不要全場都在風花雪月談笑風生，會給人一種不正經的感覺。 6. 報告到辯解性的議題，請多用「YES – BUT – AND」，溝通時一定要記得「凡事先聽再說」，沒有人喜歡被批評，當你跟對方有不同的見解時，先贊同對方（YES），再委婉地提出批評性的建議（BUT），討論出共識後，再做一個綜合性的共識（AND），會好過直接批評且強迫對方接受你要來的有效喔！例如：你如果想在公眾場合提出遲到是不對的事，可以這麼說：「A君剛才一定是塞在車陣中，你們看他汗流夾背（YES）就知道了，可是會議時間寶貴，大家都在等你（BUT），如果你在交通上有困難可以提出來，我們盡量幫你想辦法（AND）。」三明治溝通法可以緩和雙方緊張的氣氛，身為專案經理人的你一定要學起來。 簡報後的檢討 1. 找出這次簡報成功的地方。 2. 反省有機會改進的地方。 3. 訂定下次簡報需要改進的行動計畫。 簡報不緊張的小撇步 簡報前，攬鏡自照，並對著自己說話，一開始那種感覺很奇怪，但過不了三分鐘，就開始有奇妙的感受，接下來五分鐘內，你會發現自己不再緊張，不再害怕，因為⋯⋯習慣了！各位可以試試看！再跟大家說個簡報技巧的天大秘密：「會害怕是因為事前沒有做好充足的準備。」 簡報者的自信 想要做一場具有說服力的簡報，除了符合上述原則之外，更要有充沛的自信心，藉由每一次的簡報，塑造出自己獨有的風格，以前有一位企管顧問公司的總裁跟約翰說過：「高階經理人有一種特有的魅力，是無法透過各種訓練得來的，它不算是一種天份，但卻是一種門檻，有人一跨就過，但有人卻怎麼努力也做不來。」而簡報者的自信與舞台魅力就有這麼一道看不見的鴻溝，如果你常跑各種演講場合，一定有過這種感覺，當那位演講者上了講台，還沒開口就已經氣勢磅礡，全場譁然！ 祝大家都能成為講台上面那位被得寵的專案經理人。