內文： 一、本案面臨的困難與挑戰 1.氣候變遷為國際化議題，必須透過國際合作交流才能妥適與世界接軌： (1)必須依循聯合國跨政府氣候變遷小組（Intergovernmental Panel on Climate Change, IPCC）公布氣候變遷科學報告（AR5）之情境。 (2)台灣缺乏全球環流模式（General Circulation Models, GCMs），必須透過國際合作引進以計算氣候變遷對台灣之衝擊。 (3)必須進行國際交流以國際化視野在地化觀點，擬定台灣之調適策略及行動計畫。 2.本案屬長期計畫，包含60餘個專案及數百個子專案，必須導入組合管理（Portfolio）、計畫管理（Program）及專案管理（Project）才可竟其功： (1)必須凝聚同仁對組織願景、使命、策略、目標的共識及支持，才能使專案組合管理及日常營運工作與目標一致推動本案。 (2)必須擬定技術發展藍圖及計畫整體推動藍圖，排定先後順序訂定里程碑投入資源。 (3)必須導入組合管理對本案60餘個專案及數百個子專案加以分類整合，有效地分配及運用組織資源，創造最大效益以達成願景和目標。 (4)必須導入計畫管理及專案管理，有效地將每個專案或計畫如期、如質、如預算、如範疇且少後遺症的完成。 3.本案必須進行跨部會及跨領域整合，利害關係人的需求與溝通管理複雜度高： (1)本案調適策略及行動計畫涉及水、能源、糧食、土地、道路、營建……等領域，必須檢討及整合各領域的技術、限制條件、需求，複雜度甚高。 (2)利害關係人包括國際相關團體及國內產官學研宅鄉婉各界，溝通管理複雜度高。 4.必須發展專案管理服務網： (1)建立本案跨領域整合溝通、督導監測機制。 (2)架構標準化流程、資料、範本、允收原則，及各專案間資源整合、資訊交換、進度管考平台，俾憑各專案依循。 (3)建立氣候變遷知識庫，辦理政府資訊公開、科普教育等推廣。 5.必須建立關鍵績效指標（Key Performance Indicators, KPI）： (1)必須建立客觀、可衡量的績效指標，接受行政院、立法院、科技部及民眾的監督。 (2)績效指標必須包括學術成就、經濟效益、技術創新和社會影響等面向。 二、導入專案管理知識開展計畫： 氣候變遷為國際化議題，因此導入專案管理的國際語言推動計畫俾與世界接軌，本案依循專案生命週期5大流程（IPECC）並應用專案管理10大知識領域逐步開展，說明如下： 1.啟動（Initiating）： (1)我國為因應氣候變遷衝擊由行政院主導「國家調適政策綱領及行動計畫」，其中「水資源」領域由本署負責推動   (2)願景、使命、策略、目標：本案為長期計畫包含60餘個專案及數百個子專案，為了取得本署同仁對本案的共識及支持，以有效地分配及運用組織資源，達成目標創造最大效益，於推動前先凝聚同仁對組織願景、使命、策略、目標的共識及支持，才能使專案組合管理及日常營運工作目標一致，以適當的優先順序，整合機關資源投入計畫推動，使效益最大化，達到願景目標。   (3)專案章程：本署自民國98年起推動本案，由本署綜合企劃組研擬專案章程，提報署長核定後正式授權本專案啟動，得以調配組織資源推動。     (4)辨識利害關係人：為了解與本案有關的利害關係人對本案的影響程度及成敗的衝擊，於啟動階段即開始依「誰有能力影響相關計畫執行」、「誰會受到影響」、「誰會因為掌握相關執行資源而被納入」、「誰會因為政府角色而相關」、「誰會因在地相關性而被納入」、「誰能影響相關利害關係人」等原則辨識利害關係人，並記載他們的需求、關切利益、參與方式、溝通方式，依重要性及影響力排列優先順序製作登錄表，俾憑溝通及管理。   (5)整合範疇規劃：為使本案能有系統地推動，於起始階段先進行整合範疇規劃，本案總期程為10年，分三階段進行，第一階段（民國98年）進行先期規畫，確定科研藍圖及熱點區域。第二階段（民國99~102年）推動洪水防護、土砂管理、水資源管理及海岸防護等4大主軸的熱點區域研究及初步規劃調適行動計畫。第三階段（民國103~107年） 推動跨主軸及跨領域的調適示範計畫。       (6)啟動會議（Kickoff meeting）：本案執行前由本署署長邀集內部及外部相關利害關係人佈達本案專案經理，說明本案推動願景、目標及策略架構，並讓利害關係人了解本案，以利未來溝通協調及順利推動。     2.規劃（Planning）： (1)召開專家腦力激盪會議、公民咖啡館蒐集需求及凝聚共識：為蒐集產官學研宅鄉婉各界的需求及凝聚共識，於規劃階段辦理專家腦力激盪會議及公民咖啡館，由下而上腦力激盪凝聚共識，並列入未來計畫執行方向，以促進公民參與及政策溝通，以降低專案於執行階段之阻力，會議全紀錄及回應收錄於氣候變遷水環境知識庫（http://climatechange.wra.gov.tw）。   (2)規劃成果說明： ● 本計畫各專案研究的共同「基準」：   ○ 採用情境：A1B （氣候變遷溫室氣體減量持平）。   ○ 採用資料基期：西元1980 ~ 1999年。   ○ 調適行動目標年：西元2020 ~ 2039年。 ● 技術發展藍圖： 為使本案各專案進行研究時有可採用的對策依循，於規劃階段應用魚骨圖盤點適合本案採用的對策，分為5個主要對策及18個次要對策   ● 本案科研整體推動藍圖： 因本案為中長程計畫，為了達到聰明調適氣候變遷建立智慧水台灣的願景目標，於規劃階段進行整合範疇規劃提出本案逐年推動之科研整體推動藍圖，共包括60餘個專案計畫及數百個子專案，總經費共計新台幣3.56億元，並透過專家會議及公民咖啡館凝聚共識後，作為本案執行專案範疇、時程、成本的基準。另導入專案計畫管理將跨階段、跨年度、跨領域的專案加以分類整合，有效地分配及運用組織資源，創造最大效益達成計畫目標。     ● 各專案執行時依循的SOP： 為使本案的60餘個專案計畫及數百個子專案的執行成果得以資料、成果共享、介接使用及資源整合支援，規劃階段訂定各專案執行時依循的SOP，各專案依據該SOP執行的成果才具有統一標準，俾利未來研擬整體調適行動計畫時才得以無縫接軌整合，達成國家總調適目標。   ● 定義衝擊評估，繪製風險地圖： 本案必須繪製氣候變遷衝擊下水資源、防洪、土砂、海平面上升暴潮溢淹的風險地圖，為各專案繪製之地圖在相同基準下，本案透過專家會議、德爾菲法 （Delphi Method）及層級分析法（AHP）定義本案衝擊評估。   ● 各專案執行計畫書： 為使本案的60餘個專案計畫都能如期、如質、如預算、如範疇且少後遺症的完成，本案於規劃階段即導入專案管理知識進行。各專案依據專案管理的10大知識體系訂定執行計畫書。以下以本案科研範疇中的「計畫成果發表會及組織資產規劃專案」說明如下：   ○ 各專案依IPECC流程規劃：藉由專案管理知識，各專案將其生命週期5大階段進行工作規劃，以計畫成果發表會專案為例，分為計畫篩選及審核作業（I）、活動前規劃及安排（P）、活動執行（E）、活動會議及勘查（C）、活動結束後檢討與改進（C）；另同時進行成果摘要彙編，可分為收集及選定（I）、跨單位資料校對與補正（P）、彙編校審及設計（E）、檢核與追蹤（C）、彙整出版與回饋（C）。     ○ 各專案範疇、時程、品質及成本規劃：運用專案管理技術與工具，各專案執行團隊將其專案的範疇、時程、品質及成本進行工作分解結構（WBS），將執行內容拆解為獨立的工作包，每個工作包均訂定WBS字典（WBS Dictionary） 逐項律定編碼、交付標的、工作範疇、期程、品質要求、允收原則、限制條件、里程碑、負責人等，作為範疇、時程、品質及成本的基準，使執行團隊的成員對任務了解，並防止範疇潛變。     3.執行（Executing）： (1)辦理教育訓練，提升團隊專案管理知能： 為強化本署同仁專案管理之知能，定期邀請專案管理專家學者演講運用專案管理與系統思考打造水利管理能力，並邀請其參與本案的執行、審查、指導、顧問諮詢（例如PMI-TW傅旭昇理事長、逢甲大學建設學院專案管理與系統思考研究中心楊朝仲主任、長宏公司周龍鴻總經理、巨鷗跨界公司高治中董事長等），並辦理委辦計畫管理系統教育訓練及委託服務計畫業務講習（逢甲大學GIS中心）等課程及訓練，每年約15場次，以提昇本署同仁專案管理運用技能。     (2)計畫管理： 囿於本案為長達10年的計畫包含60餘個專案及數百個子專案，組織內的資源必須靈活調度且各專案間的成果亦需相互支援及分享，因此本署導入計畫管理使計畫執行對本署組織產生的效益最大化。另外，本案為因應氣候變遷調適的計畫，屬於高風險性質，本案可能因應大環境動態而不斷的修正計畫，為避免當計畫修正後同步更動計畫下的專案，使專案之間彼此牽一髮動全身或導致某些進行中的專案被終止，因此發展「專案管理服務網」對本計畫下各專案進行計畫管理，各專案必須將其生命週期的各項資訊上載到專案管理服務網，提供本署得以最優化方式執行。     (3)專案管理： 本署為能有效及時掌握委辦計畫整體業務執行進度與成果的落實，導入資訊化作業及自動化管理機制，本署建置「委辦計畫管理系統」以推動本署委託服務計畫之預定作業、計畫申請、計畫提報、計畫核可、採購提報、契約簽訂、實際進度、訪查作業、結案驗收、成果上傳、績效分析、成果追蹤等各階段業務流程無縫式E化管理，提供全方位的進度回報機制與各式分析資訊，主辦單位可依據作業控管流程呈報計畫進度與執行內容，而各級主管與計畫控管人員亦可立即掌握計畫進度、經費、績效與成果等全貌資訊，系統歷年所累積的豐富資料與分析資訊已為本署建立其資訊資產價值。   (4)溝通管理： ● 專案工作會議滾動式檢討： 透過每月專案工作會議，滾動式檢視專案管理作業及各專案進度與成果，使專案經理掌握團隊成員進度，精準掌握整體專案時程、成本。 ● E化全面溝通管理： 在品質管理執行時，利害關係人包含跨團隊外部─本署與所屬機關計畫主辦人員等各層級同仁、委託廠商，與團隊內部─主辦單位與廠商，在溝通管理上必須仔細規劃，以便使所有利害關係人瞭解專案時程、里程碑與分工。為促進本專案利害關係人充分掌握專案時程、工作達成情形及問題，本署透過委辦計畫管理系統所開發之「自動化稽催及提醒功能」，於第一時間由系統自動警示通知與專案有關之本署及受託廠商等利害關係人，達到即時有效、無縫接軌之溝通，如此可使相關人員於問題發生（例如查核點報表未登載、進度落後等）的第一時間全盤掌握，即時有效排除。     ● 敏捷式（Agile）專案溝通： 鼓勵各專案團隊成員每日以敏捷式方法進行面對面溝通，利用工作休息Tea break的10分鐘時間，團隊成員或站或坐進行面對面溝通，由成員輪流說明自己「現在正在做什麼事」、「現在正遭遇到什麼困難」、「現在正需要誰的什麼協助」，達到最快最有效的傳遞資訊，提出需求及集思廣益排除困難。 (5)國際接軌： ● 參加國際合作交流： 廣泛與各國交流經驗，透過交流技術移轉取得GCMs模式，並參加國際會議與世界接軌，行銷台灣智慧。 ● 舉辦國際研討會及成果發表會： 已辦理2場國際研討會，參與國家包括臺、日、韓、荷、美、挪威、中國、瑞士等國，參加人數合計超過1000人，另辦理5場災害防救應用科技方案總成果發表會，使調適對策供各界應用。   (6)政策溝通、推廣科普教育： 為使本案成果及政策資訊公開透明及與社會各界溝通，於報章雜誌及電視節目由署長說明。並推動科普教育架設氣候變遷水環境知識庫，將本案計畫成果、子計畫成果以及相關活動公開       4.監控（Monitoring and Controlling）： (1)專案監控實獲值管理： 為使每個專案或計畫均能如期、如質、如預算、如範疇完成，本案以執行率及達成率的時間、成本基準比較實際工作績效，以收防微杜漸之效，若有未達目標績效的專案，務求立即執行矯正措施。   (2)委辦計畫管理系統稽催： 透過委辦計畫管理系統之稽催提醒自動化功能，自動檢核計畫期程進度屆至或落後情形，於個人專屬面版顯示提醒稽催資訊並發送信件通知相關業務承辦人員速辦，同時每年年中會召開委託服務計畫執行進度檢討會議審查落後案件辦理情形。 (3)專案稽核訪查作業： 委託服務案件於執行期間，本署依委託服務計畫執行情形訪查說明要點規定，以抽驗進行專案稽核訪查，主動發現問題或缺失，提出改正意見與注意事項，供本署各業務組及所屬機關參考或改進，最後將彙編成年度稽核訪查成果報告，以利後續執行之參考   5.結案（Closing）： (1)具體計畫成果： 本署自民國98年起推動「氣候變遷對水環境之衝擊與調適研究計畫」科技專案，迄今已完成氣候變遷衝擊下台灣未來的降雨、流量及海平面上升情境模擬、土砂產生風險、防洪設施風險、海堤風險、沿海地區暴潮溢淹風險等風險地圖，並依據該等風險地圖擬定因應氣候變遷調適策略及行動計畫，並逐步分期分年執行，以減輕對我國水環境暨水利事業之衝擊，達成建立智慧永續水台灣之目標。     (2)關鍵績效指標達成情形： 本案自民國98年推動迄今成果豐碩，在關鍵績效指標包括學術成就達成224項、經濟效益58項、技術創新124項、社會影響121項及其他規範／標準等119項，共計達成646項關鍵績效指標。   (3)知識管理及數位典藏： 本案計畫成果及專案管理推動經驗為水利知識之重要資產，必須透過知識管理及數位典藏妥善保存及便於查閱，包含成果?編、手冊、論文集、簡報、影音及發表會照片等18種典藏元素，均已收納於「水利署委辦計畫成果發表會典藏足跡系統」，透過Lessons Learned方式提供本署同仁完整查閱做經驗學習，亦提供學術單位做成果資源分享及提供民眾查閱成果，使資訊透明公開，更發揮Open data功效         三、檢討心得 1.政府機關的組織結構多屬科層式功能型（Functional）結構或僅止於弱矩陣型（Weak Matrix）結構，更難有專案管理辦公室（PMO）的設置，在政府機關的內部環境並不利推動專案管理。因此，在政府機關內推動專案管理要能成功的關鍵，首在於機關首長推動專案管理的決心、重視程度及參與程度。 2.專案經理必須做好溝通工作，尤其是對首長的溝通，專案經理必須以向上管理軟技巧使首長持續支持且減少範疇潛變的發生機會，而要使首長能肯定持續支持投入資源，在計畫推動的初期及每個階段，務必完成亮點指標，使績效呈現讓首長看見。 3.長期計畫的推動必須導入組合管理、計畫管理及專案管理才可竟其功。啟動前必須檢討計畫是否符合機關的願景及使命，依據訂定計畫的目標及策略，由首長下達動員令取得同仁的共識及支持，才能使專案組合管理及日常營運工作目標一致，以適當的優先順序，整合機關資源投入計畫推動，使效益最大化，達到願景目標。 4.在政府機關內如何突破科層式結構導入專案管理知識推動計畫，檢討心得如下： (1)機關首長展現決心，並以實際行動重視及參與。 (2)定期邀請專案管理專家學者演講及辦理專案管理知識教育訓練，培養主管成為優質的專案經理，並使同仁認識專案管理知識，並逐步習慣以專案管理執行計畫。 (3)應用資訊科技，發展專案管理服務網及管考系統，將專案管理流程及表單系統化、模組化及工具化，使同仁於日常作業（例如提供範本、採購、里程碑、控管稽催、Go/Not Go決定等作業）透過資訊系統導入專案管理知能，發揮替代PMO之功能。 (4)建置知識管理及經驗學習（Lessons Learned）資料庫。 (5)對推動專案管理具成效的同仁給予鼓勵，例如升遷、敘獎或加發個人績效獎金等。 (6)鼓勵同仁進修考取專案管理證照（如PMP、CAPM、PMA）並用於工作發揮即時戰力。 5.現在及未來政府機關推動政策，利害關係人管理及溝通管理十分重要，因此本署辦理公民咖啡館等工作坊掌握民眾需求及溝通據以研擬政策，並在執行過程中加入民眾參與機制，才能推出讓民眾有幸福感的政策。 6.全球化、跨界整合、創新思維、行銷服務、Big Data、Open data、國際合作，均為世界潮流趨勢，都有賴專案管理知能的推動，故21世紀是專案管理的時代。       更多精彩內容都在【專案管理標竿企業獎】   快速購買網址 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