1. 產業簡述 建設公司是一個高度專案導向的行業，其工程生命週期自公司的營運決策、選地、規劃、設計、發包、施工到銷售、交屋、維護管理……等，這些階段的每項工作通常隸屬於不同部門，但各部門的任務彼此之間又緊密互相扣合，這種分工相當細的管理模式，每個階段及計畫之間都必須不斷檢驗其品質及落實達成的程度。   一般建設公司並沒有PMO專案管理辦公室的架構，而是由營建工地當作專案計畫中的主軸，由營建部門來領導一切，但執行上很容易顧此失彼，造成只顧工程而容易疏忽日後維運等情況，或者所有資源都拿來達成興建的目的，而缺乏通盤性的考量……等，為避免遇到這些情形，可藉由系統管理工具來進行輔助，將工程專案管理與營運活動結合，以提高專案管理及營運管理的品質。本文藉由筆者所輔導案件為例，進行討論說明。   2.  需求與挑戰 筆者所輔導的公司，已經有完整的ISO流程，已擬定了每個部門所有的作業程序及權責。然而卻面臨到一個問題，所有擬定的作業程序，只能透過專案檢討、召集各項負責人集結簡報或自動收集相關的資料，方能進一步了解各部門或各負責人員是否有依循ISO流程標準執行，但這都是屬於事後糾正，無法做到隨時監督審查、事前預防的目的，且也容易流於形式，無法在問題的當下給予有力的幫助；此外，興建工程的進度，與行銷、業務、服務等部門的相關工作都息息相關，但卻缺乏有效的橫向溝通機制。 本案例藉由系統工具的導入來將所有擬定的程序及流程於平台上實作，一來，透過外部專業顧問進行引導，將問題檯面化讓每位員工都來正視這件事，也了解每個環節各單位所需要的支援及幫助；二來，將稽催檢核的動作交給系統較無爭議，也可避免因日常作業繁忙而疏忽專案該進行的工作。以下簡述這家建設公司所面臨的問題及挑戰：     在顧問導入過程中，最重要的是將現有流程、作業跟系統做個結合，但並不是過度強調系統上的結合，而是透過導入的過程中，考量對於現行作業的影響，進行跨部門間的溝通與整合，以求得作業流程與系統流程執行上的平衡。   3. 顧問輔導的價值策略 歸納所有部門的核心價值，將所有的需求依屬性區分再加以規劃，無論是要進行管控、記錄、回報、追蹤、分享、稽催、統計的資料，都希望透過平台有系統性的記錄，以當作日後新成案參考之依據，並提供解決管理對策，以期滿足該公司的管理期待。   3.1  專案管理對策 –     興建計畫 以興建工程計畫而言，期望將計畫的規劃、執行、監控、品質及進度，統一於系統中管理，並自動計算其SPI、CPI等指標或Dashboard分析圖等，藉以管控公司內所有計畫狀況及工程進度執行情況。 經由討論每個部門於興建計畫所分工執行的工作，將工作拆解方式標準化並詳加規範，而例行性作業及追蹤項目，如完工後的維運工作，則有配套的管理機制。由於興建工程為最主要的營運活動，於調整後將其儲存成範本，於下次的新建案啟動時，便可利用範本建立專案的方式，以快速地將計畫展開，建立時程及其他基準。 –     發包管理 透過平台管理記錄各個外包工程之發包情況，工地主任可以透過系統來確認追蹤所有工程之邀領投標之執行情形，進一步了解各分包工程之合約保固保養、合約結算狀況。 各個發包之工程廠商，則可以透過Web平台登入回報執行的工程進度以及其執行情況，訂定每日回報進度的規則，讓廠商即時回報，取代以往的人工作業。 –     交屋檢查 依不同的工程類別設定不同的檢查項目，逐一依戶別檢查，並訂定完成期限以利於進度追蹤。 –     圖說疑義 記載圖說疑義內容及改圖之歷程，並追蹤其回覆狀況。當負責人員回覆其圖說疑義時，透過系統自動發出通知給相關人員目前圖疑的處理情況，並可同時下載圖檔以對照其設計圖說是否有疏漏或疑義之處。 –     圖文管理 圖文常面臨的問題是拿錯版本、找不到最新或過往的設計圖、沒有一定的文件管理方式、版號命名各自為政、資料外洩、資源無法共享、或找不到關鍵的人員拿到對的資料……等問題，透過平台進行圖文集中控管，便利查詢，可記錄每個設計圖版本之歷程；下載圖文時，可提供最新的版本資訊，以避免重複取圖或取錯版本的問題；並且透過系統的權限限制，保障資料的安全、符合資訊保密的管理精神。 –     收發文 記錄發文及收文之公文，除了登錄收文與發文外，更重要的是記錄文和文之間的連結，以便掌握每個事件的來龍去脈與處理歷程。   –     施工日報 施工日報為工程施工期間逐日記載施工作業之記錄，通常由現場各承包商填寫，再由大包或統包進行彙整。由於其內容及格式相當複雜，其彙整也費時費力，因此將施工日報電子化，由廠商於線上填寫，資料儲存於資料庫後，再由系統自動彙整，除了免除繁雜的人工作業外，更由於資料庫化，所以提供了更便利的查詢與輸出的彈性。 –     自主檢查表 自主檢查各類型工程項目的施工品質，以進行不合格工程之管制。透過設定各種檢查表施工前、中、後的檢查項目及檢查標準，工地人員不用擔心拿到的檢查表版本是否為最新，並直接線上進行檢核回報，後續也透過自動化機制進行不合格項目的跟催。 3.2 行銷管理對策 –     來客記錄 由售屋中心的業務人員直接登打來客資料，並記錄客戶的基本資料與購屋需求、以及所有inbound、outbound的聯絡紀錄。總公司可直接將來客記錄轉換為分析資訊，可分析每週來客數或來電狀況、客人現行居住的區域別，客人的職業別或年齡層分布，藉以進行購買需求分析，以進行更有效率的行銷。 3.3 銷售管理對策 –     訂購記錄 系統化記載所有訂購情形，一方面了解、追蹤每張訂單目前進行小訂、大訂、簽約或退戶等狀況，另一方面也可避免戶別及車位重複銷售的情形。完成簽約後，則進行各期款繳交狀態的追蹤。 –     客變管理 預售客戶欲提出客變時，透過查詢營建專案進度及與營建人員的協同作業，得以在第一時間確認客變可行性，包含目前工程進度是否允許客變、客變內容是否為建築結構所允許等。 –     交驗屋 可以預排房屋初驗及複驗之日期，透過預排，由系統發出驗屋通知，讓營建負責檢核的人員去執行驗屋檢查記錄，並記錄實際驗屋狀況，把目前驗屋的最新狀況做記錄，直到完成交屋。 3.4 售後服務對策 –     叫修記錄 記錄叫修日期、預計會勘及維修時間，可以指派合作的維修廠商前去勘察維修項目，並追蹤實際修繕及處理情形。可統整所有的叫修記錄，進而分析經常叫修的項目，以便進行品質管理，並有助於未來之品質改善措施。   4. 結語 透過系統工具的輔助，除了可以控管公司的流程及將Know-How留存於公司，並且可藉由協同作業，將平日例行性的作業隨時進行記錄，管理人員可即時掌握各專案的進度，將這樣的管理方式標準化，縮短工程規劃時間，依平台所產生的統計圖表，加速決策執行，並達到全方位管理的效益。 然而一個系統或管理政策能否成功推動，還是需要仰賴公司高層的支持以及全體員工的全力配合，輔以顧問從旁指導，以第三方的角度協助釐清每個作業環節遇到的狀況及問題，才能有助於專案管理行為及概念於企業內部的成功推動。         更多精彩內容都在【享受吧！一起出走的專案管理】   電子版購買網址 → http://www.pubu.com.tw/magazine/53448 各大電子書城 → http://www.pm-mag.net/Magazine/El_bookstore.aspx