專案的背景： 隨著資訊環境與相關科技的成熟，雲端應用不斷蓬勃發展，「雲端運算」幾乎成了企業人人可以琅琅上口的名詞，但實際導入雲端的中小企業卻很少。一般中小企業在談論雲端只單純從企業的資訊部門來看待，如：雲端資料儲存中心、昂貴的大型機房建置、龐大的電腦運算中心，讓多數的中小企業的經營者認為，只有大企業才需要雲端。 實際上，雲端是讓企業成長的創新策略選項，企業一旦進入雲端就可以透過網絡，以低成本使業務成長，擴展跨國企業、接觸到大量新的客戶，同時建立新的夥伴關係，提供新的服務管理及服務內容，中小企業在透過雲端服務提供者專業分工後，可專注於提升本業的競爭力。 而本專案「雲傳真（GigaFAX 1.0）」為行動辦公室之雲端整合服務，運用雲端運算技術整合開發，配合「敏捷式專案管理」方式，逐步地達成目標。而創新的雲端軟體開發，必須同時具備專業的技術能力與無限的創意，在雲端變化快速的環境中，使用敏捷原則和做法可以成功地管理變更、改善溝通、降低成本、提高效率和價值。     專案的目的： 雲傳真（GigaFAX 1.0）改善現行企業使用傳統傳真機服務，需於固定場所與場地死板，設備的建置及維護費用也需固定支出，耗材消耗更是無法避免等問題，雲傳真可大大改善傳統傳真機的限制及不便，不再受到時間及空間的限制，且無設備及建置費用，耗材也可大量降低，甚至可使用E-Mail轉發功能更為彈性的應用，使用雲傳真花費一點點預算，就能取得真正實用且收費低廉、具有價格競爭力的雲端服務，也能夠快速加值自身企業的競爭力。   專案的目標及範圍： (一)專案目標如下： （1） 落實行動辦公室之雲端服務 （2） 加強文件的管控與儲存 （3） 希望達到隨傳即收的效益 （4） 透過多元介面提高傳真的彈性 （5） 降低企業成本 （6）簡單操作，文件管理多元應用   (二)專案範圍： （1） 主機系統之規劃、安裝、建置、維運 （2） 主機系統 （3） 系統軟體（包括作業系統） （4） 工具軟體 （5） 資料庫系統 （6） 儲存設備 （7） 安全機制 （8） 雲傳真服務平台之開發 （9） 雲傳真管理服務系統 （10） 雲傳真核心模組開發（Application Programming Interface，API） （11） 單一簽入（Single Sign-On，SSO）系統整合 （12） BSS（Business Support System）／OSS（Operational Support System） 系統整合 （13） 本地備援機制之規劃、建置、維運   專案的困難與挑戰 在專案執行階段，團隊面臨最大挑戰在於資訊科技環境快速的變遷，產品的生命週期一再的縮短，不論是新的產品或新的服務，都面臨到競爭對手快速的趕上或取代；因此專案時程的管理，面對不同協力廠商的溝通，並配合本專案建置的需求進行客製化，為本專案最大的困難與挑戰。以下就此點作說明。     1、環境與需求的快速變化 雲傳真是一項新創的新產品服務，而明確定義新產品概念，是新產品開發過程中的一件極重要工作。由於各方思考角度有多個構面的概念。例如顧客、經銷商、技術、客服、業務人員之間，對於產品的認知都會有所差異。也因此在專案執行階段中，形成頻繁的變更，而多次的規格變更造成的是成本不斷追加、時間嚴重落後，產品品質難以有效掌握等狀況。   改善及解決方式： （1） 記錄所有的需求和需求變更，不論是專案本身產生的或外界的要求。 （2） 導入需求（需求變更）管理程序，維護需求變更紀錄，以及每次變更的理由，有助於追蹤需求變更的狀況。 （3） 當需求漸進發展時，專案須管理需求的變更，並界定計畫、工作產品，以及需求間可能產生的差異。 （4） 從相關關鍵人員的觀點，評估需求變更的影響。 （5） 針對此議題召開需求變更會議討論，並記錄會議決議之內容，使專案相關成員了解並討論此變更需求對專案的人力、時間、成本的衝擊，並進行分析評估。   2、系統整合困難 本專案系統整合包括：傳真伺服器建置、E1專線建置及串接、雲傳真系統開發、單一整合入口整合開發等。整合機制不一，佈署困難，而且需在一定期間內同時完工，相較於單一服務建置，需花更多的時間在整合測試的工作上，進度管控也較於困難。   改善及解決方式： （1） 定期專案會議，邀約協力廠商召開專案工作會議，並不定期追蹤專案進度。 （2） 共同資源建立，收集各方資料及業務領域知識、資訊專業知識等匯集，當系統整合有困難或緊急狀況，可藉由該資源的資訊，提供有效的解決評估資訊。   3、協同作業協力廠商人力資源不足、廠商間溝通與人力資源調配困難 本專案邀集數家合作廠商，共同協力建置的合作廠商多，由於廠商的人員流動率偏高，部分人員的離職造成人力缺口，也產生資訊斷層，一度造成開發進度落後或停擺。 改善及解決方式： （1） 與廠商相關關鍵人員確認專案規劃及執行目標後，交由和信雲端專案負責人主導後續工作規劃及執行。 （2） 為了確保關鍵技術的保存，建置開發期間增補相關技術文件，以避免後續人員進行開發及接手上的困難，也可做為後續專案結案技術移轉的參考文件。   敏捷式專案管理運用： 本專案是典型的創新性的產品開發專案，沒有參考的案例，再加上利害關係人及協力廠商眾多等因素，所以在專案的執行，為了確保雲傳真（GigaFAX 1.0）可以如期推出，運用了敏捷式專案管理（Agile Project Management）之概念與做法達成專案需求。以本專案為例，目標與需求往往都處於一種持續變動的狀態，沒有詳細規格，而且隨著時間，利害關係人的想法還會與時俱進，為了有效地達成專案目標，降低風險，以下將從專案管理的幾個層面來說明：   1、專案起始（Initiating）： 專案開始時進行產品發想過程，我們先以中小企業必備的設備中進行延伸，也就是站在使用者經驗角度來進行發想，在針對原產品的缺點並使用雲端元素來進行改善，因而產生了「雲傳真」的服務。並且以較高頻率的腦力激盪會議進行專案團隊協同作業活動，讓客戶及工程人員早期參與創新研發及新產品開發活動，經由系統評估找出最適當的系統型態或備選方案後，由高層管理者進行系統決策當決定進入系統全形發展、系統實施及系統實現過程。 （1） 創新產品提案討論：經由公司主管及產品經理多次開會討論，探討產品對公司未來的發展及風險評估，確立此專案的可行性。 （2） 市場調查及評估：研究市場以了解客戶需求、競爭狀況及市場力量（Market Forces），其最終目標是發現創新或改進產品的潛在機會。 （3） 專案資源盤點：盤點產業環境、產業鏈、利害關係人、協力廠商，擬定產品方向主軸，以及分析架構、功能、需求、資源、環境及專案範疇。 （4） 專案團隊成立：招集相關人員與專業技術人員組成專案團隊。   2、專案規劃（Planning）流程： 在確認產品、可行性及專案團隊組織後，進行功能的討論，確認功能後即開始著手使用者介面設計的規劃，在規劃的過程中也將專案的範疇及範圍定義完成，進行專案時程階段的劃分及專案團隊的分工，進而撰寫需求的建議書，尋找適合廠商進行遴選比較，廠商確認後進行需求分析的訪談，初步產品功能的定案且擬定專案管理計畫書，開始執行專案，規劃的過程如下： （1） 產品定義及設計：確定產品外觀，包括用戶介面設計（UI）和用戶互動設計，包含所有的用戶體驗部分。 （2） 訂定需求建議書（Request For Proposal，RFP）：記載需求規格及招標的相關事項，目的用來徵求廠商的建議書以找到最佳的合作廠商。 （3） 擬定專案管理計畫書：將各管理面有效整合與資源調整規劃，並提出相關文件（初步範疇說明書、專案管理計劃等）。   3、專案執行／監控（Executive／Controlling）： 開始執行專案後，將定期與廠商招開例行會議，確認專案的進度，並隨時聯繫確認專案開發過程中的問題，將所遇到的問題及處理的方式，都進行紀錄及追蹤，做為後續產品的規格歷程，了解產品的開發過程中所遇到的問題而進行微調及修整。專案同時隨著客戶需求改變而不斷的增加原型的功能，每一次的過程都混合分析、設計、開發、測試等流程，反覆驗證。 （1）定期專案會議，邀約協力廠商召開專案工作會議，並不定期追蹤專案進度。 （2）共同資源建立，收集各方資料及業務領域知識、資訊專業知識等匯集，當系統整合有困難或緊急狀況，可藉由該資源的資訊，提供有效的解決評估資訊。 （3）建立溝通管理（Communication Management）機制：在專案執行中，人員的溝通方式、傳播與訊息管理，透過協同作業平台，以確保訊息能成功傳遞給需要的人。 （4）專案時間成本監控：每週進行專案檢討，並掌握每日既定工作項目，當專案資源不足或遭遇困難或需緊急支援時，可有效的調派資源。 （5）需求變更管理：召開需求變更會議討論，並記錄會議決議之內容，使專案相關成員了解並討論此變更需求對專案的人力、時間、成本的衝擊，並進行分析評估。   4、專案結案（Closing）流程： 專案開發完成後，進行產品的驗收及測試，廠商提供技術的諮詢及系統問題調整，在確認整體架構、系統功能都沒有異議後即作專案的驗收，並做結案的準備，過程如下： （1）製作結案報告書：專案在結案後，進行提出專案結案報告書，記載專案執行情形，如時程進度、預算使用、品質標準等數據。 （2）進行專案檢討、整理期末報告、驗收、並重新分配及進行專案技術移轉。   專案的成果與效益： 專案進度：各項專案開發計劃皆依規劃的里程碑如期完成。 專案成本：在預算之內完成。   本專案的開發與建置工程，均與為協力廠商聯手共同所開發，委外合約中也規定要在短短的60個工作日完成，並且進行完成所有相關系統的整合，對於專案成員而言，是一項極大的挑戰，專案除了有完成日期及經費開支的限制，成果更是必須符合一定的要求，其中內容不得隨便刪減，資源的調配也不是隨心所欲。而專案合作團隊透過這個專案的執行過程汲取了許多寶貴的收穫與教訓經驗，不乏有成功與失敗的事例，這些都成為公司往後執行類似專案的重要的參考依據典範經驗。   「雲傳真（GigaFAX 1.0）」服務推出，開台即締造了超過110萬次瀏覽人數，廣獲媒體關注及各界好評。雲傳真（GigaFAX 1.0）服務整合傳真後台，無須設備與耗材，透過手機即收即看傳真內容，同時可管理傳真檔案與轉寄電子郵件，收發傳真，隨手搞定；更可以達成82%的成本節省，中小企業雲端化不再遙不可及。 雲端傳真使用專案管理的方式針對傳統傳真進行了分析及評估，並加以改善其缺點，透過雲端化的方式，降低企業成本，並提高了產品的價值，差異如下：   （1）不再需要點等待與傳送：傳統傳真須於定點位置進行傳真的操作，無法隨時進行傳送，使用傳真雲服務可隨時隨地進行傳送，不再受地點限制。 （2）降低硬體及耗材購買成本：使用雲傳真服務，只需網路即可隨時收發傳真，徹底省去每年數萬元的紙張、耗材費、維修費及耗費的人力資源成本。 （3）創新文檔技術：解決傳真文件難儲存整理的煩惱，無需任何費用，自動保存收發文檔，降低遺失風險，可方便的找到曾經收發的任何傳真文件。 （4）改善傳真應用方式：可以設定郵件轉發功能，把收到的傳真轉發到Email信箱中或轉發傳真，不在辦公室也能收到傳真訊息，甚至可利用手機上網功能，隨時讀取重要傳真。 （5）傳真發送結果通知：傳統傳真發送後不確定對方是否有收到資料，常常需要電話再三確認，這樣的過程又多花費了人力及資源成本，使用雲傳真服務，成功發送傳真之後，即會收到簡訊通知，通知使用者已將傳真成功送出，再也不用擔心對方是否收到，也可達到資源節省不浪費。 （6）自訂傳真頁首及頁尾：傳統傳真頁首頁尾總是只能顯示發送號碼及時間，往往讓對方不確定發送對象，需要再做確認，使用雲傳真服務，即可自行編訂傳真頁首及頁尾服務，使用者可加入公司的資訊，也讓接收方可清楚接收資料，又達到公司曝光功效。     3、協同作業協力廠商人力資源不足、廠商間溝通與人力資源調配困難 本專案邀集數家合作廠商，共同協力建置的合作廠商多，由於廠商的人員流動率偏高，部分人員的離職造成人力缺口，也產生資訊斷層，一度造成開發進度落後或停擺。 改善及解決方式： （1） 與廠商相關關鍵人員確認專案規劃及執行目標後，交由和信雲端專案負責人主導後續工作規劃及執行。 （2） 為了確保關鍵技術的保存，建置開發期間增補相關技術文件，以避免後續人員進行開發及接手上的困難，也可做為後續專案結案技術移轉的參考文件。   結論： 「雲端運算」開啟以軟體及服務為主的競爭時代，藉著雲端運算與虛擬化技術，提供快速安全的環境和部署，讓使用者可以隨時隨地於雲端平台執行應用程式的服務。近年來，企業界逐漸地重視雲端技術且深刻了解此技術未來的發展性及優點，已有非常多的企業引進使用，期望藉由雲端技術的特性與優點達到企業內部或彼此間資源整合共享、降低成本、節能減碳，同時降低管理複雜度及提高運營效率。唯有不斷深耕這些核心能力，組織才能最終跳脫限制，達到永續經營的理想。   透過專案管理實行這個新產品創新計畫，過程中發現對於人員溝通、權責分工及文件控管方面，扮演著重要的角色，從提案到執行需要多次會議與決策，從執行到完成中間經過多次的溝通協調、系統調整、需求調整、風險評估、人力調度及廠商資源等，都是無法一一列出的問題，但卻都為關鍵的經驗累積，這次的經驗，將會導入後續公司的每個創新提案中，此次透過敏捷式專案管理的運用，顛覆以往在專案執行前先做長時間的規劃，更能符合實際執行專案時，所遇到的突發狀況改變，進而彈性的調整，降低傷害的發生率且減少不必要的成本，讓專案能在緊湊的時程且變化莫測中順利完成，在專案完成後，企業需要因應多變的營運環境及爭取時間與商機，需隨時根據市場靈敏度進行調整，過程中可能也因此成立多個小專案處理不同層面的接續管理，提高專案的成功率，此次成功的模式將會納入公司的營運管理的一環，落實並不斷的學習與進修，讓公司能夠在花費最小、風險最小及品質最良好的情況中繼續循環。           更多精彩內容都在【享受吧！一起出走的專案管理】   電子版購買網址 → http://www.pubu.com.tw/magazine/53448 各大電子書城 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