作者／新加坡商鈦坦科技 VUCA時代來臨，企業擁抱變化，帶來了敏捷的興起；而科技進步，促成了線上軟體的發展。因為新型冠狀病毒(COVID-19)急速蔓延全球，改變辦公模式，不少企業開始實施WFH，也讓敏捷開發團隊成員每天早上15分鐘站立會議、在牆上貼滿便利貼的景象暫時消失了。 然而，在疫情的衝擊下，鈦坦科技和Jira有了新的交會點。我們秉持敏捷精神、擁抱變化，將辦公室牆上工作看板的便利貼與實體會議搬到了線上，讓所有開發活動都能如常進行，這都多虧了Jira這項敏捷專案管理工具。 你是否和鈦坦一樣碰到以下的困難？ 1. 軟體開發：無論是否採用敏捷軟體開發，早已習慣面對面溝通，在疫情影響下，不得不採用遠端工作，顛覆過去習慣的工作模式，團隊夥伴間確認開發任務時感覺卡卡的 ? 2. 事件管理：軟體線上運作發生事件時，需要記錄、追蹤與後續檢討。但原有的事件管理系統與其他警報系統、通知系統以及軟體開發系統的介接不易，且對於流程、欄位與服務級別協定(Service Level Agreement，簡稱SLA)的客製調整彈性不足，提高了應變的時間成本。 3. 流程管理：公司內部行政表單及文件資料，雖已數位化，但執行與簽核仍多數以紙本來管理，像是簽核時需要一關一關到處找人、需人工檢查資料完整性與基本正確性，隨著表單數量日益增多，對應的時間成本與出錯風險也跟著增加。 Jira在軟體開發上可以幫助列出Backlogs，顯示並管理Item的各種狀態；事件管理上提供API工具與其他警報系統、通知系統以及軟體開發系統的介接，方便對流程、欄位與SLA的客製；流程管理上易於管理簽核流程，自動化方便查詢。 有效運用Jira功能　專注於更有價值的任務 Jira目前有三套軟體。Jira Work Management(JWM)是基礎版，為商業、財務、行銷、HR招募及法務……等方面的專案管理與工作進度追蹤而設計；Jira Software(JSW)是專為敏捷軟體開發專案管理所推出的加強版本，加入了敏捷迭代、程式碼追蹤、軟體版本發布管理……等強化功能；Jira Service Management(JSM)為多種需營運的「服務」提供申請表單、客訴問題回報、變更與事件管理所推出的加強版本，加入了SLA(Service Level Agreement)追蹤，以及供顧客與員工線上問題回報與表單申請頁面(Self-service portal)。JSW與JSM皆包含了基礎版Jira：JWM的所有功能；三個版本的Jira皆提供客製化功能並內建無程式碼(No-code)自動化與大量第三方系統工具整合介面，能大幅提升跨平台流程的整合以省下時間，協助企業專注於更有價值的任務。 現在就來和大家分享幾個Jira重要基礎功能 : 1. 選擇專案模板 Jira提供許多種專案模板讓使用者選擇，除了針對軟體開發所需要的Scrum、看板介面之外，也能將模板設定成和企業商業活動、人力資源所結合的模板，如此一來就能讓一家公司的各部門使用，並達到資源整合的效果。

2. Scrum board與Kanban（看板） 在Scrum 團隊成員彼此互相理解工作的情況下，這是透明化的呈現。而在企業中的透明化則包含流程和制度的透明化，讓大家工作起來更順暢，透過Jira的功能可以達到這些效果： ．促進溝通與透明度：透過每個工作項目訊息的統一呈現，提供「單一事實來源(Single source of truth)」，幫助團隊更有效地溝通。 ．最佳化工作流程：直觀地呈現了各階段的所有工作項目，且可方便地進行客製化。 ．呈現WIP（當下進行中工作）的數量，凸顯團隊工作是否出現瓶頸。

3. RoadMap（路線圖）

4. 敏捷報表

5. 將你平常使用的版本控制、建置與部署工具與Jira整合，可在Jira即時呈現完整狀況 :

．將你的Jira工作項目與程式碼的Commit、分支名稱或合併請求相關聯。 ．在Jira顯示或建立程式碼分支、合併請求。 ．橫跨所有工具，從程式碼源頭到正式環境最末端流程的狀態，以視覺化呈現。 6. 便利的自動化、豐富的API及大量可整合、觸發第三方工具，例如：Gitlab、Slack、Twilio、 Jenkins ．Jira提供多個自動化規則模版，能以圖形化介面設定，當工作項目符合條件時觸發規則，自動執行預先設定的行為。例如自動為工作項目命名或設定其中欄位等。 ．Jira提供豐富的API，便於使用程式進行大量或重複性操作。

上述的基礎功能介紹完之後，接下來要來示範如何以Jira Software實踐Scrum Step.1 建立一個Scurm專案

Step.2 設定Roadmap與Epic，在裡面加入User Story（使用者故事）或Task（任務），同時在Product Backlog顯示被加上的User story和Task，並依價值高低做排序

Step.3 建立第一個Sprint（衝刺），在Jira上會出現Sprint backlog（衝刺待辦清單）

Step.4 召開Sprint planning會議 a. 參與者：開發人員、Scrum Master、Product Owner（產品負責人）

b. PO為這個Sprint宣布訂定Sprint goal（衝刺目標） c. 團隊根據過去表現，預測這個Sprint可以完成的工作項目數量，並從Product backlog中放進這個Sprint的Sprint backlog

d. 一起為User story建立技術子工作項目，並依價值高低做排序

e. 一起估算各工作項目的Story points（故事點），釐清彼此的預期

f. 開發人員依價值高低為優先，認領各個初始工作項目，但工作不一口氣全部認領完，而是在開發過程中，開發人員實際做完上一個，再認領下一個

Step.5 在Jira中設定這個Sprint的持續時間以及開始和結束日期，開始這個Sprint

Step.6 舉行Daily Scrum a. 打開Jira的Scrum board，以便每位成員可以看到他們進行的項目 b. 參與者：開發人員 c. 時間：不超過15分鐘 d. 目的：檢視目前Sprint goal的進度，並根據需要調適Sprint backlog，以調整即將到來的計畫工作 e. 內容：我昨天做了什麼來達成Sprint goal？我今天要做什麼達成Sprint goal？我遇到什麼阻礙我完成Sprint goal？

Step.7 檢視Jira的Burndown chart（燃盡圖），它顯示在這個Sprint中實際與預估被逐漸完成的工作量，且即時更新

Step.8 召開Sprint review會議 a. 打開Jira的Scrum board，以便每位成員可以看到他們進行的項目 b. 參與者：開發人員、Scrum Master、Product Owner（產品負責人） c. 時間：通常在這個Sprint的最後一天 d. 目的：確認是否完成這個Sprint的目標，並調整Product backlog

Step.9 舉行Sprint retrospective（Sprint回顧會議） a. 可用Miro或Confluence軟體輔助 b. 參與者：開發人員、Scrum Master、Product Owner（選擇性參加） c. 時間：Sprint結束時 d. 目的：回顧這個Sprint的過程，以改善流程、工具和團隊互動等方面問題。得出的改進項目通常會加到下一個Sprint的Backlog

Step.10 在Jira中把這個Sprint設定為Complete sprint（完成）

Step.11 當第一個Sprint結束後，就從第二步驟開始重複往下執行，開始第二個Sprint……以此類推

看完上述介紹以及教學後，學會如何用Jira建立一個Scrum專案了嗎？為什麼推薦你用Jira來跑敏捷呢？三個原因： 1. 協助企業敏捷實踐最佳化 ‧專為敏捷實踐打造的各項功能，例如：Sprint、Backlog、Story points……等。 ‧透過代理商鈦坦科技的實務經驗，後續可協助企業快速上手軟體投入應用。 2. 規劃、追蹤各待辦事項與軟體版本發布，並與產品發展價值緊密連結 ‧建立User story及Task，規劃Sprint並跨團隊協作。 ‧多種報表全面掌握狀況，以便以整體為考量地排定與討論優先順序。 ‧確保軟體版本資訊為最新狀態，能以高度信心進行發布。 3. 自動化與第三方工具整合提高工作效率 ‧內建許多現成的自動化規則模版，並能以圖形化介面進行輕鬆編輯。 ‧可將你的第三方工具無縫連接至Jira，結合成大規模自動化，讓團隊專注於更有價值的任務。 在疫情衝擊之下，我們不得不打破舊有方式，並學習新的工作模式，遠距工作已成為生活中的新常態，但也因為疫情，企業藉由導入新的科技工具，將各地工作的夥伴們彼此重新連結，持續維持公司運轉的效能。透過這次機會將企業的管理、行銷、業務、客戶服務、人資、IT等各部門之間的流程、文件電子化，讓不同單位之間可以更有效率地相互合作，如此一來也將危機變成了轉機。