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運用Scrum 挑戰不可能的可能
2024/3/1 作家:專案經理雜誌
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鄧學謙 Hsueh-Chien, Teng

學歷
國立中興大學農學院水土保持研究所碩士

經歷
1. 睿峯經營管理顧問有限公司執行長
2. 農業部農村發展及水土保持署農村社區企業經營輔導計畫審查委員(第八年)
3. 政府機關大型專案計畫主持人

敏捷專案代表作名稱
政府機關的敏捷教練及農村專案管理實務

代表作簡介
政府機關人員大量異動,有經驗的人員同時離開,業務幾乎無法推動。為了讓僅存少數有經驗的人員能帶著新進人員推動專案,必須有一個極度順暢的溝通架構,在遭遇問題、執行阻礙時,由有經驗的人員即時協助處理,而能做到這一點,且能在短時間推動及運用的,就是Scrum的架構。

心得感言
社會上總認為公務機關不可能有空間以敏捷的手法辦理,這是跟公務機關溝通導入敏捷最困難的地方。但此次正好遭逢政府機關很特殊的狀況,如不使用敏捷的方法辦理,可能很難應對遭遇的困難,或是難以達到理想的辦理成果。
在教練公務機關推動Scrum的過程中,因應機關的特性,在實務操作上的調整,也累積了許多經驗:
一、操作及調整實務
1.規劃會議與Review會議結合
公務機關常有臨時任務插入,因此,調整規劃會議與Review會議一起開,先討論上一個Sprint的成果,再討論下一個Sprint預期工作,成功地將敏捷會議有節奏地執行下去。
2.一定範圍內的彈性會議辦理週期
團隊在專案初期,約定每週一個Sprint,但是有兩個彈性做法:如有狀況,最多延後一天。如果延後一天仍無法解決,則改以線上更新Sprint執行狀況,以及規劃下一個Sprint工作之方式取代。
3.變型的Daily Scrum
公務人員的臨時任務極多,每天要定時進行站立會議完全是不可能的,而且一旦中斷就很難繼續,也影響主管的領導統御。在教練的過程中,仍然基於確保Daily Scrum高頻率溝通的特點,但改採用每個人主動回報狀況,而有訊息需求的人,則在群組上提出。
4.教練機關主管改採用引導型溝通
本次的敏捷教練最重要的成功因素,就是能引導主管改採用教練式的引導手法,透過問題引導同仁自己想出解決方案,不但能更有效地找到解決方案,同仁從中也能獲得更多的經驗。

二、經驗與學習
1.有節奏地迭代,有節奏就不用急
敏捷追求最小高價值產品迭代產出的概念,如果能「找到時間就去完成一小段工作,並且保持節奏」,不急不徐地推動,過程中不斷地吸納前輩的養份,讓自己持續獲得經驗,並不斷地成長,導入敏捷不會有太大的困難。這經驗應用在對公務機關推動敏捷的教練上,也獲得相當大的成功。
2.危機也是轉機
2022年,機關當下的狀況相當危急及混亂,如果沒有適當處理,業務可能要開天窗。所幸,主辦科長願意接受導入敏捷管理的建議,在業務上開始運用敏捷的各會議進行協調及溝通,讓有超過八成新科員的機關,也能在充份的資料透明及溝通下,順遂地完善工作。
3.持續完善及成長
除了在流程、方法上協助機關導入敏捷手法,也順利地教練了主辦科長,從以前的下指示方式,到後來有商有量的讓同仁思考、發揮,讓人先改變,才有機會讓敏捷可以順利導入。敏捷可能並非萬能,或許不會在每個行業都完全適用,但如果能因應不同領域需求,基於團隊的共識,做出適當的調整,相信敏捷的基本精神,仍然可以在不同行業、領域中,為組織帶來正面的效益。

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