超敏捷的叡揚資訊 靠Scrum協助企業數位轉型
2024/6/1 作家:專案經理雜誌

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文/季平, PMP
胡瑞柔
現職
叡揚資訊股份有限公司 雲端及巨資事業群總經理
經歷
1981年畢業於台灣大學資訊工程學系
1981年進入臺北榮民總醫院資訊室任職,負責DBA年參與醫療資訊系統的建構
1992年任職叡揚資訊,歷經業務、行銷、專案開發服務;知識管理系統、客戶關係管理系統套裝產品開發
2009年開始帶領團隊建構雲端服務,進一步協助中小企業數位轉型
勝利心法
虛心學習、熱心付出、團隊合作無間
座右銘
自強不息、厚德載物
證照
Certified ScrumMaster(CSM)
1987年,一群在臺北榮民總醫院共事過的夥伴創辦了叡揚資訊股份有限公司(以下簡稱「叡揚資訊」),除了喜愛軟體,成立公司的初衷是希望透過軟體服務協助組織提高維運效率,節省大量時間,更希望組織內的所有員工都能因為軟體加值而減輕工作壓力,進而提升生活品質。
協助企業E化及數位轉型的好夥伴
叡揚資訊雲端及巨資事業群總經理胡瑞柔當時是臺北榮民總醫院的系統工程師,她猶然記得病歷組同仁需要爬梯子努力在如山的紙本病歷資料中,撈出特定患者的病歷資料,看見懷孕的女同事抱著厚厚的病歷資料,心裡尤其不捨。她笑說:「至今都還記得當時資訊室主任曾叮囑我們,早上9~10點不要搭電梯,好將電梯留給推病歷資料的病歷車搭乘,掛號系統資訊化後,在手寫病例的年代,我們已經看到資訊化系統可以幫上很大的忙。」
叡揚資訊以引進國外資訊系統管理工具起家,接著為協助企業E化,推出數位化企業管理和自動化辦公系統,除了協同作業與知識管控平台,還包含特定辦公或商務應用系統,如:公文電子化系統、人資管理、智能對話服務機器人、線上申請與線上審查作業等。公司也在2011年陸續推出雲端服務,協助更多的中小企業提升營運效能、開拓市場,並且持續投入大數據領域,推出醫療數據分析系統,協助醫院挖掘數據金礦。30多年的資安及智慧維運服務經驗,成功協助許多企業完成數位轉型之路。如今,叡揚資訊的企業數位化服務大致分為落地安裝與雲端服務兩種型態。
叡揚資訊早在2007年之前便已落實專案管理模式,也通過CMMI Level 3的認證,公司的PMO會視不同專案需求成立專案小組。早期,瀑布式管理符合人性管理直覺,通常會預先規劃所有的可能性,執行階段則按規劃書行事,並且按照規劃書內容來檢視與稽核專案範圍、時程、成本、品質以及風險、利害關係人等細節,以確保專案能如期、如質、如預算順利交付。
以敏捷為主旋律的專案管理模式
不過,站在軟體開發管理角度,瀑布式管理相對適用規格明確、重複性高的專案,隨著雲端與AI科技的進步,軟體需求與服務模式更趨複雜,而且迭代速度更快,若是完全採用瀑布式管理,可能稍有不足。於是,叡揚資訊在確認要進入雲業務發展之初,很快就決定要導入敏捷(Agile)管理手法。如今,公司的彈性做法是瀑布式專案管理、敏捷手法及混合式(Hybrid)管理並行不悖,但以敏捷為主。
胡瑞柔坦言,有時候必須配合甲方客戶的管理或運作模式,適度調整專案執行方式,比方敏捷專案碰到瀑布式管理型的客戶,或者既不瀑布式也不敏捷的客戶,在面對客戶那一端時可能要回到部分瀑布式專案管理,「專案團隊的PM(Project Manager)必須以客戶習慣的模式調整執行方式。」過程中需要與客戶及所有利害關係人溝通,善用專案團隊取得的人力、資源與時間,才能交付令客戶滿意的專案結果。
瀑布式與敏捷手法基本上會產生兩種不同的管理模式,前者從開始到結束生命週期,完成階段性任務後就進入維運管理階段;後者則是站在產品不斷迭代的角度,持續進步與改善,沒有所謂專案結束的明顯界線。換言之,敏捷手法在朝目標前行的路上,會透過逐步、階段性的方式達成目標,對於軟體開發業者來說,同一套軟體與服務過程可能有1.0、2.0、3.0版本的迭代改良,提供的專案與服務會在新的階段中與時俱進,沒有結束之說,因此更適合Scrum架構。
敏捷是在短期內規劃、執行、驗證、調整的循環中快速前行,避免浪費太多時間在不需要的文件撰寫上,而是專注在可執行功能的交付上,也因為週期短,如果出現任何問題,可以及早發現並矯正,透過高度溝通與協作,讓專案與產品持續進步。
敏捷的優勢:
透明度高+快速掌握+快速調整
「導入敏捷最棒的是資訊透明,快速掌握、快速調整因應。」胡瑞柔以車用螢幕來形容敏捷的Scrum團隊溝通運作,透過螢幕顯示的內容,可以即時掌握路況,還有GPS導航功能,倒車時可以透過倒車顯影、倒車雷達等科技,讓駕駛、乘客都能同步盯著螢幕看,知道車身應該往左或往右移,是否到達定點,還能防止碰撞,所以團隊成員甚至包含客戶在內的所有利害關係人都能清楚知道現在的狀況,以及安不安全,「旁邊的人就和你共享著同樣的資訊內容,一樣可以看到車子在哪裡,還可以幫忙提醒。」這樣的運作模式就和球賽一樣,團隊成員全都盯著球的移動軌跡看,不容易有漏接的問題,還能保持目標的一致性。
胡瑞柔認為,這種運作模式讓所有成員更像一家人,知道彼此現在做到哪個階段,而且經常性溝通,讓大家了解彼此的個性、行事風格,有利於Scrum Master發現問題,掌握團隊成員的狀況,帶領團隊持續改進,加上每天舉行15分鐘站立會議(Daily Stand-up Meeting),開發團隊或成員(Development Team)每天都可以面對面溝通,有問題可以很快反應、解決或調整。
剛開始導入敏捷時,為了讓專案更具象化與可視化,叡揚資訊利用可以視覺化工作流程並有助持續改善的看板(Kanban)讓團隊成員一目了然看到牆壁上的所有資訊,知道當下的狀態,進而發現瓶頸,努力改善調整。CEO或管理階層也可以隨時了解團隊的開發與執行狀況,並能隨時提供協助。所有員工都能澈底融入這些管理手法,當然,有些新人可能有些不適應敏捷管理模式,但透過實作與教育訓練,新進員工也能很快熟悉,即便在疫情期間也能快速調整專案執行方式,透過實體與虛擬串聯的方式運作,比方舉辦虛實整合的會議,如:Sprint Planning、Daily Stand-up、Review Meeting和Retrospective Meeting,同時也擴及部門會議與月會。
目前,公司的敏捷短衝(Sprint)多為期1-2個月,多數專案團隊成員為3-7人,在衝刺計畫(Sprint Planning)階段,團隊成員可能參考客戶和市場回饋的需求加上腦力激盪找出最小可行產品(Minimum Viable Product, MVP)。敏捷的重點在於快速應對市場需求變化、提早發現問題,為了讓客戶及重要利害關係人可以即時聚焦需求並掌握資訊,叡揚資訊也會邀請代表客戶或重要利害關係人的業務代表、客戶成功部門同仁和顧問一同參與衝刺審查會議(Sprint Review) ,展示完成的產品並回答問題,再重新或進一步評估產品的市場發展性;回顧會議(Sprint Retrospective)中,團隊會分享成功與失敗經驗,包含優缺點,以及下個Sprint中可以嘗試改變的觀點與建議,或提出流程改善計畫。透過彼此交流為下一個產品迭代奠下更好的成功基礎。專案執行的過程中也會善用敏捷工具提高工作效率,如:叡揚資訊的團隊成員就非常習慣透過JIRA這套系統規劃、管理及追蹤專案進度。
Pre-release會議則是比照Review Meeting,可以讓Sprint Goal的產出更明確。為了讓團隊成員更了解客戶需求,叡揚資訊也會在產品Release之前,召開Pre-release會議,「我們會邀請客戶的業務代表、成功部門、業務主管等Stakeholders與會,目的在於同步與聚焦Sprint Goal的產出成果,以及專案資訊。」胡瑞柔進一步解釋,這兩年AI方面的應用速度變快,為了因應客戶的新需求,叡揚資訊會在原來的專案或維運上不斷迭代,加入AI元素,當然也會動態調整團隊成員與資源,隨時讓團隊貼近客戶及市場需求,也會視專案特性增加或調整人力資源,甚至向客戶或公司提出增加專案預算申請。過程中,團隊成員也會隨時留意各方利害關係人的Feedback,透過檢討會議修正或改善專案計畫。
她笑說,除了透明化,敏捷的好處就是快速犯錯、快速修正,這樣也有助Scrum Master管理團隊,成員間出現問題也不會悶太久,大家都會回去冷靜想一想,明天就提出來討論,很快就能達成共識解決問題,「團隊最怕有情緒,這麼做的好處是團隊成員不會讓情緒擴散或蔓延,每天都有會議,然後今日事今日畢。」叡揚資訊導入敏捷的Scrum架構後,運作一直非常順暢,除了產業別適合這套運作模式,胡瑞柔認為很大的原因要歸功於Scrum Master,「公司挑選的SM都非常有耐心,而且善用僕人式領導(Servant Leadership)。」因為SM多能以身作則,鼓勵合作、信任、聆聽以及賦權,因此團隊氣氛融洽,工作效率也因此更好。
過來人的忠告:不要為了敏捷而敏捷
相較於叡揚資訊,也有不少導入敏捷手法的公司只是複製了Scrum框架,卻沒有真正落實管理精神,所以執行團隊無法發揮最佳戰鬥力。曾經有知名公司的員工向胡瑞柔說「感覺自己很孤單」,「因為公司雖然導入敏捷,團隊成員沒有一家人或密切的感覺,好像只有自己的敏捷,而且他感覺沒有人關心他。」她很慶幸自己的公司沒有這方面的問題,同時也建議其他正想推動敏捷的企業,不要為了敏捷而敏捷,如果產業別或公司文化不適合敏捷也不要勉強套用,應該找到合適的專案,再導入敏捷手法,然後就讓敏捷手法陪伴著大家繼續往前走,這樣才容易成功。
她也以腳踏車為例說明,買了一台功能新穎的腳踏車,很多人會想著到哪裡都騎著它,但是如果今天的行程是從台中到基隆,也適合騎腳踏車嗎?「所以要先找到公司適合敏捷管理模式的專案做為開始,不要因為現在流行敏捷就一頭栽下去。」
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